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2019/03/13

週報とは?書く目的や書き方のテンプレート・フォーマットを紹介

新入社員時代に上司から「週報をまとめて提出するように」という指示が出ていたのではないでしょうか。
当時は何も考えずに目の前の仕事をしていて、懸命に週報を書いていたものの、ふと時間がたって週報のことを思い起こしてみると「書く目的は何だったのだろう」と考えることがあるかもしれません。
この記事では週報の各目的や書き方のテンプレートを紹介していきます。

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目次

「週報」とは

一般的に「週報」と言われても「一週間の仕事の中であったことを報告する文書」だと考えている方が多くいるのではないでしょうか。
もちろん、間違いではないのですが、上司は週報の内容を見て部下の仕事の状況把握や次の業務分担を考えています。

週報は上司とのコミュニケーションツールと考えておくと良いと思います。
提出された週報は大きく分けて2種類に大別されてしまうのはご存知でしょうか。

当たり前の話かもしれませんが、それは読んで「とても面白い」ものと「読むのも苦痛」なものの2種類です。
このように良い週報と悪い週報を分けてしまっているのは一体どのような部分なのでしょうか。

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「週報」と「日報」との違い

週報を書く

さて、ビジネスの世界には週報と日報と2つ、日々の業務報告書が存在しています。
まず、「日報」はその文字通りその日に起こった出来事の報告を記載した報告書になります。

それに対し「週報」は、1週間の出来事をまとめて記載する報告書になります。
日報の場合もそうですが、基本的に物事が済んでしまった後に書く書類になりますので、事実関係に誤りがないように注意を払う必要があります。

また、特に仕事の遂行上、重要な案件については、日報の提出と同時に口頭や電話などの適切と考えられる方法で上司に直接報告すると良いでしょう。
また、上司から指示された事柄は日報に残す習慣をつけることが重要です。

週報に書く際、良いことを大げさに書いて、悪いことを小さく書きたくなってしまうのが人間の性ですが、これは絶対にしてはいけません。

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週報の目的

では、週報の目的をみていきましょう。
週報の目的には、以下のものがあります。

  1. 目標管理に必要な情報の整理のため
  2. トラブルや問題解決への対策のため
  3. 相互確認による相乗・補完効果を得るため
  4. 社員間のコミュニケーションツールにするため

続いて、週報の目的を、それぞれ詳しくみていきます。

週報の目的①:目標管理に必要な情報の整理のため

週報は上司にとって部署全体の目標を管理し、達成するために部下がどのように働いていて、また、どのようなところで困っているのかを整理して把握するために重要なツールです。
もちろん、書く側も読む上司が状況を把握しやすいように考えて書くことになるので、論理的な思考能力が身に付きます。

週報の目的②:トラブルや問題解決への対策のため

仕事をしているうちにお客様とのトラブルや業者とのトラブルに見舞われ、一日のスケジュールが大きく崩れてしまうこともあります。
そんな日でも週報に日々の出来事を記録を残しておけば、1週間を終えた後、振り返りを実施する際も、今後同じトラブルに見舞われないようにするための対策を上司と相談しながら決めることが可能となるので非常に有意義です。

そのためには前述の情報の整理が必須となりますので、週報の書き方をきちんと守る必要があるということになります。

週報の目的③:相互確認による相乗・補完効果を得るため

近年では同じ部署の新人や若手同士で互いの週報を閲覧し合うことができる制度を持った会社が増えてきています。
この制度により、お互いの週報の書き方を学ぶことができると同時に、他の社員の仕事の状況を客観的に把握する能力も鍛えられます。

また、互いの良い取り組みを真似て、自身の仕事に生かすことも可能となり、新人の早期育成にもつながります。
もちろん、互いの週報を閲覧することで、反対に他の社員の仕事の抜けに気が付くことも出てきます。

週報の目的④:社員間のコミュニケーションツールにするため

近年の週報にはWEB化の波が訪れていて、社内の様々な部署の先輩や上司陣がリアルタイムに週報を確認することができるようになってきています。
その週報のメッセージ欄などを使って、週報を書いている社員にメッセージを送信するなどしてコミュニケーションを活発に行うことができるようになっていくのです。

週報を通してその社員の性格や仕事の行い方を周囲が把握することで、週報が会社一丸となって新しい社員を育てていくコミュニケーションツールとなっていきます

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週報を書く時のポイント

では、週報を書く時のポイントをみていきましょう。
週報を書く時のポイントには、以下のものがあります。

  1. 具体的かつ簡潔に記載
  2. 成果の記載
  3. 成果を踏まえた今後の目標の記載

続いて、週報を書く時のポイントを、それぞれ詳しくみていきます。

週報を書く時のポイント①:具体的かつ簡潔に記載

まず、週報を読んでいただく上司や先輩は基本的に週報を書いている社員よりも忙しく、責任あるポジションに就いている場合がほとんどです。
そのため、読んでもらう人に自身の状況を「具体的に」伝えつつ、「簡潔な」文言でまとめるのがポイントになります。

週報は日報のように1日の業務内容を詳細に書くのではなく、1週間単位の業務内容をまとめます。
まとめた内容は具体的でかつ簡潔であることが読む人にとって状況を把握しやすくなり、効果的です。

また、記述する内容は客観的な事実に基づく内容である必要があり、「記録する価値」があると判断される内容を選別して週報に記載しましょう。

週報を書く時のポイント②:成果の記載

週報は1週間の業務内容を記述していますが、行った業務に対して得られた成果を記載することを忘れないようにしましょう。
この成果の記載によって、読み手はどの行動が記載された成果に結びついたのかを理解します。

また、自分にとって伝えたくない悪い成果についても具体的に記載をしましょう。
成果の記載で一番重要なことはこの「悪い成果」まで記載があるかということです。

失敗してしまったことを正直に記録して残すことによって、上司も安心して仕事を任すことができ、今後の改善を共に考えていくことも可能となります

週報を書く時のポイント③:成果を踏まえた今後の目標の記載

業務の遂行の結果、得られた成果を踏まえて今後の具体的な目標を記載することで、次週の改善行動が把握できるようになります。
読み手となる上司も部下の成長を感じることができ、適切にアドバイスを行うことができます。

また、翌週以降は前週の週報と内容比較をすることで業務の進捗を管理したり、上司との面談時による具体的なアドバイスがもらえたりとより成長の機会を手に入れることができるようになります。

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新人が週報を書く上での注意点

新人は目の前の業務に目を奪われて、どうしても週報が「その日にやったこと」だけを書いてしまっている事例が多く見られます。
新人期間という教育のゴールデンタイムに書いた本人が次週にどのような行動をとる予定をしているのか、読み取ることができないのは上司にとっては大きな損失です。

新人とはいえ、社会人ですので次週の行動予定をしっかりと明確に立てて週報に記載しておくことで、周囲からも必要な支援を得られやすくなります。
また、週報が先輩社員とのコミュニケーションツールになることを忘れてはいけません。

そして、提出期限を守ることを徹底してください。
提出期限を守らないと確認を行う上長の予定を圧迫することになってしまいます。

週報を片手に自分の業務へのアドバイスを求めたり、振り返りを先輩社員に一緒にしていただいたりしながら良い信頼関係を構築していきましょう

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週報の書き方【ケース別】

週報の書き方

ここまで一般的な週報の書き方や注意点を見てきましたが、働くテーマ別に週報には特有の特徴が出る場合がありますので、順にみていきたいと思います。

筋トレ

ジムなどで筋トレを行う際に大切なことは日々の管理を怠らないことです。
毎日行ったトレーニング量や取った食事を週報に記載していくことでトレーナーはその週報を見てメニューを作成していきます。

まさに週報を付けて、結果を検証するにはもってこいのテーマと言えます。
また、「筋トレ」というブログがネット上にはありますが、こちらは筋肉のトレーニングとは関係なく、星座について情報提供されています。

自身の仕事の進め方に強弱をつけたいときなどは、自身の星座の状態を参考に利用してみるのも悪くないかもしれません。

システムエンジニア

システムエンジニアの方の週報記載内容はどのようなものがよいのでしょうか。
システムエンジニアは主業務が顧客のシステムメンテナンスとなりますので、トラブルの「発生経緯」と「対処方法とその結果」まで記載するのが望ましいです。

また、これらのことを時系列にまとめることで上司や顧客の営業担当が読んでもきちんとわかる内容に仕上がります。
更に専門用語の使用をなるべく避けることによって、専門外の社員が読んだとしてもより正確に状況を伝えることができます。

仮にその専門用語を週報内でどうしても使用しなくてはいけない場合は、語注等で言葉の解釈をひと手間かけて、記載しておくことで、誤解もなくなって業務はスムーズに進みます。

アパレル

アパレル関係の会社では、個人の売上数値だけでは上司が正しく状況判断するための情報が足りていない状態と言えます。
週報の中で売上金額が上がらないことへの理由の考察を明確にして記載することが重要です。

売り上げが目標額まで到達できない理由は店側にあると考え、何を改善すればお客さんに来てもらうことができ、また、購入したお客さんは次もこの店に買いに来たいと思っていただけるのかを丁寧に考察しましょう。
自分をお客さんに見立てて、同じ商品を購入するときにどのような気持ちになるのか考えるようにクセをつけると週報でのまとめや振り返りに生かされます。

そのためには普段の業務から店内のお客さんの年齢層や購入傾向などを情報収集し、全体を把握してから分析を行っていく必要があります。
きちんと情報を分析すれば商品の配置などの改善点を発見でき、変更すれば売り上げ成績も上がるかもしれません。

教会

教会などの宗教団体は布教活動やイベントへの参加がが主な仕事内容になることが多いようです。
日々の布教活動で関わった信者の人数や布教を行った場所、参加をしてくださった方の人数などの情報を正確に記載しましょう。

また、教会から週報として信者の方への連絡の発信があり、その場合は読む相手が上司ではなく、信者の方やそのご友人の方になるので、書く内容が異なります。
この場合、礼拝時の式次第、聖書日課、礼拝奉仕者のお名前、祈祷項目、牧師などの指導者からのメッセージ、大きなイベントなどを記載するのが良いでしょう。

英語

英語で週報を記載する場合も日本語での記載時と基本的には同じです。
特に英語は「5W1H」を意識して時系列に要領よくまとまった英文の記載が求められます。

上長が外国人である場合、結論から入るように心がけ、結果の明示を忘れることのないよう、注意しましょう。

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週報でやってはいけないの悪い例

週報を書く際にやってはいけない例を見ていきたいと思います。
まず一番やってはいけないことは「嘘を書くこと」です。

当然ながら週報は大切な仕事の記録です。
日記や小説とは異なるものですので、嘘を記載することはご法度です。

嘘の記載は上司からの信頼を失いますので絶対にしないようにしてください。

次に「針小棒大」な記載です。
実際にあったことを大げさに書いたり過小に書いたりすることで、読む上司の正しい判断を妨げてしまいます。

最後に「過去の週報をリライトする」ことです。
これは週報を書く目的の中に「自身の成長」があることを忘れてしまっている時に起こります。

1週間を振り返るからこそ、自身の至らなかった点が見え、次週の自身の仕事を改善できます。
絶対にしないようにしてください。

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週報におすすめのツール

週報の便利システム

週報作成におススメのツールを3つ紹介します。

おすすめのツール①:Excelのフォーマット

週報の作成にExcelのフォーマットを利用している会社は数多くあります。
決まった書式がなく、自身で週報を作成することもあります。

もし、自身でExcelを使ってフォーマットを作成する場合は、上長のコメント欄も忘れずに作成しましょう。
関数などを用いて過去の週報に入力した数字を集計できれば、過去を振り返り、より深い考察をすることができ、自身の成績アップに使いやすいものに変わっていくことでしょう。

業務週報Excelリンク:https://www.feedsoft.net/template/tplate/excel_gyoumu2.html

おすすめのツール②:PCソフトや社内ネット

パソコン作業を中心としている場合、週報作成ソフトが社内で用意されている場合があります。
例えば、社内ネットインフラが準備されている会社の場合、その中に週報の作成画面がある場合があります。

もちろん市販やフリーソフトでも週報の作成ソフトはありますので、週報作成が目的であれば、利用することでフォーマットの作成などの無駄な時間を省くことができるでしょう。

日報週報オート

おすすめのツール③:アプリ

アプリを使用することで同じアプリを利用しテイル社員とネットワーク経由で週報を共有できます。
社外にいてもネット環境があれば閲覧できるので即時性が高く、入力も簡単なものが多いのが特徴です。

週報を読むときに社員同士が顔を合わせている必要はなく、コミュニケーションの円滑性を失うこともありません。
ただし、アプリはタブレットやスマホから入力できることが必要条件となりますので、使用前にその点の確認を忘れることのないようにお願いします。

株式会社SCCのHP

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週報におすすめテンプレートやフォーマット

続いて、テーマ別に週報を作成するのにすぐに役立つテンプレートをご紹介します。

おすすめのテンプレート・フォーマット①:基本に忠実なシンプルテンプレート

マイクロソフトが作成している業務報告書(日報・週報)です。
特に大きな特徴はないものの、基本に忠実に簡潔に報告できる書式になっています。

直接入力も可能ですし、印刷しての手書きにも対応できます

業務報告書(日報・週報)

おすすめのテンプレート・フォーマット②:営業週報(報告書)

日々、営業に回って奮闘している皆さんの強い味方です。A4用紙1枚に報告するべき要点がまとまっていて、プリントアウトも可能です。

営業週報のポイントは「目標と自責の差を明確に」していることと「次週の計画の明記」まで作成できることです。

営業週報(報告書)

おすすめのテンプレート・フォーマット③:縦書きと横書き書式を準備したテンプレート

フリーで作成されたExcel業務週報です。
Excel97-2003ブックでの作成なので、現行のExcelのどのバージョンでも開くことができます

また、ノートン・セキュリティでウイルスチェックもされているので安心です。

Excel業務週報

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週報の書き方のまとめ

週報は1週間の出来事を通じて上司とコミュニケーションをとるツールです。
良い週報を書くためには1日の出来事の中で特に問題として発生したことや気になっていることについて、ポイントをまとめて、書き留めておくことが必要となります。

紹介したテンプレートやツールを駆使して、自身を大きく成長させることのできる週報をまとめてください。

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