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2018/07/27

会社説明会のメールの書き方と例文【予約・申し込み|返信|お礼】

近年、会社説明の参加へはメールでの連絡が一般的になってきています。

企業からの説明会の案内には返信やお礼の連絡はするべきでしょうか。
キャンセルなどする時には、どのように書けば失礼がないでしょうか。

この記事では会社説明会のメールの書き方や例文についてまとめています。

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会社説明会の参加申し込み・予約メールの書き方と例文

会社説明会に参加したい時、メールにはどのような内容を書けばよいでしょうか。
以下を参考にしてみてください。

書き方

メールの構成は、宛名・所属や氏名・要件・署名が基本です。
これはビジネスメールと同じ構成なので覚えておくと入社してからも役立ちます。

メールを書く際、企業の社名や自分の大学名などは略称を使わず、正式名称で書くようにしましょう。
(株)などはビジネスメールには使いません。

また、宛名が個人の場合には「様」を使い、人事部などの部署単位の場合には「御中」を使いましょう。

例文

件名:【〇月×日(△曜日)会社説明会参加申し込み】○○大学○○○○(氏名)

○○株式会社 人事部ご担当者様

突然のご連絡で失礼いたします。
私は〇〇大学〇〇学部○○学科の○○○○(氏名)と申します。

現在就職活動を行っており、
御社の会社説明会に参加させて頂きたく、ご連絡させていただきました。

希望参加日時:〇月×日(△曜日) ○○時~

お忙しいところ恐れ入りますが
何卒よろしくお願い申し上げます。

**************
〇〇大学〇〇学部○○学科
○○○○(氏名)

電話番号:123-4567-8910
e‐mail:abc@xuniv.com
**************

<下に続く>

会社説明会参加申し込み・予約メールを送る時の注意点

会社説明会のメールは企業の採用担当者などが見るメールです。
ビジネスマナーに沿った構成や内容で送るようにしましょう。
あまりにビジネスルールから離れていると、マナーを知らない大学生だと思われてしまいます。

使用するメールは自分の大学のメールアドレスか、ない場合はフリーアドレスから就活用のアドレスを取得しましょう。
アドレスについては、意味不明であったり趣味などがわかるものではなく、自分の名前や誕生日を組み合わせた物などシンプルなものにしましょう。

大学や氏名が一目でわかるアドレスだと、就活関連のメールとして採用担当者もしっかりと目を通してくれるはずです。

メールの内容についてはシンプルに要点だけを伝えましょう。
何百人もの学生の相手をする採用担当者はとても忙しいため、難しい挨拶や自己アピールなどは一切不要です。
アピールは説明会や面接でするようにしましょう。

<下に続く>

会社説明会をキャンセルするメールの書き方と例文

参加を予定していた会社説明会をキャンセルする時にはどのようなメールが良いでしょうか。

企業の採用担当者は、あなたが参加する前提で準備をしてくれていました。
決して失礼のない様に辞退の旨を伝えましょう。

書き方

まずは内容がわかるような件名にすることが大切です。

本文では名乗った後に、急用で会社説明会に参加できなくかったことを伝えましょう。
どんな理由があるにしても、キャンセルの理由は急用で問題ありません。

その後、会社説明会の日程変更を希望するようであればその旨を、完全に不参加の場合であればお詫びの一文を添えましょう。

例文

件名: 【〇月×日(△曜日)会社説明会欠席のご連絡】○○大学○○○○(氏名)

○○株式会社
人事部 採用ご担当者様

大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部○○学科の○○○○(氏名)と申します。

〇月×日(△曜日)○○時からの会社説明会に参加予約させていただいておりましたが、
急用が入ってしまい、参加することが難しくなってしまいました。
大変申し訳ございません。

もし別の日程で開催されることがございましたら
その際はぜひ参加させていただきたく存じます。

ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが
何卒よろしくお願い致します。

**************
〇〇大学〇〇学部○○学科
○○○○(氏名)

電話番号:123-4567-8910
e‐mail:abc@xuniv.com
**************

<下に続く>

会社説明会をキャンセルするメールを送る時の注意点

会社説明会をキャンセルすることになった時点で担当者には連絡を入れるようにしましょう。
最低でも前日までには連絡をするようにしてください。

多数の学生が参加する会社説明会は、何日もかけて準備が行われていたり参加者の人数調整がされていることがあります。
自分一人がドタキャンしても大丈夫だろうという考えはせず、なるべく早く連絡をするようにしましょう。

キャンセルの理由よりもタイミングが大切です。

また、前述の通り企業は会社説明会への参加を調整・準備してくれているので、それに対するお礼も述べるようにしましょう。
お詫び感謝の一言を忘れないようにしてください。

<下に続く>

会社説明会案内メールへ返信する必要はある?

会社説明会案内のメールは、複数の学生に対して一斉送信で送られていることがあります。
何百人という学生に対して送られていることもあるため、会社説明会案内への返信は必ずしも必要ではありません

ただし、返信不要との記載がない場合には、参加不参加に関わらず速やかに返信するようにしましょう。
返信をすることによって、企業側は学生がちゃんとメールを受信していると確認することができます。
また、返信で出欠確認をしている場合もあります。

24時間以内の返信が理想ですが、深夜や早朝に返信するのはあまりマナーが良くないため、企業の勤務時間中に送るよう心がけましょう。

<下に続く>

会社説明会案内メールへの返信の書き方と例文

案内 返信

企業から会社説明会の案内メールが届いた場合、どのように返信すれば良いでしょうか。
以下に書き方と例をまとめています。

書き方

企業から会社説明会の案内が届いた場合には、それに対するお礼の一言と参加不参加の連絡をするようにしましょう。
また、案内の中に持ち物や服装の規定などの記載がある場合には、それについても理解している旨を伝えると企業側も安心です。

件名についてはそのままでも問題はありませんが、内容がわかるようにすると企業の担当者もしっかりと確認してくれます。

例文

件名:【会社説明会ご連絡のお礼】○○大学○○○○(氏名)

○○○○株式会社
人事部 採用担当○○様

○○大学○○学部○○学科の○○○○(氏名)と申します。
この度は御社の会社説明会のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

〇月×日(△曜日)○○時からの会社説明会に是非参加させていただきたくお願い申し上げます。
筆記用具及び必要書類を持参し、御社へお伺い致します。

お忙しいところ恐れ入りますが
当日は何卒よろしくお願い致します。

**************
〇〇大学〇〇学部○○学科
○○○○(氏名)

電話番号:123-4567-8910
e‐mail:abc@xuniv.com
**************

<下に続く>

会社説明会案内メールへ返信する時の注意点

説明会 メール

では、会社説明会案内メールへ返信する時の注意点をみていきましょう。
会社説明会案内メールへ返信する時の注意点には、以下のものがあります。

  1. 返信は早めに
  2. 件名はわかりやすく
  3. 返信不要でないか確認

続いて、会社説明会案内メールへ返信する時の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

会社説明会案内メールへ返信する時の注意点①: 返信は早めに

企業へのメールの返信は24時間以内が基本です。
志望度が高い企業から案内が来た場合にはすぐ返信するようにしましょう。

ただし、21時~7時頃は通常の企業の勤務時間ではないため避けるのが一般的です。
当日に返信できない場合には翌日の日中に連絡するようにしましょう。

会社説明会への参加を希望する場合でも、案内をもらった1週間後であったり応募締切ギリギリの返信であると企業への志望度が低いのではと思われてしまいます。
メールの返信が遅いと不信感を持たれかねませんので注意しましょう。

会社説明会案内メールへ返信する時の注意点②: 件名はわかりやすく

人気のある企業であれば、会社説明会の参加者は多数に上ります。
担当者へのメールは1日に100通を超えることも珍しくはないため、その他のメールに埋もれて見逃されることのない様に内容がわかりやすい件名にすることを心がけましょう。

説明会に参加したい場合に最低限記載すべきことは、説明会の日程・参加希望であること・大学名・氏名です。
不参加の場合には説明会案内のお礼・大学名・氏名が良いでしょう。

会社説明会案内メールへ返信する時の注意点③: 返信不要でないか確認

会社説明会への案内メールは、複数の学生に送るため一斉送信されている場合があります。
その場合、メール本文に「返信不要」の記載がないかよく確認するようにしましょう。

会社説明会に参加するのであればもちろん返信しますが、不参加の場合はお礼のメールなどは必要ありません。
礼儀としてお礼メールをすることは、必ずしも企業側にとって嬉しいことではないので注意が必要です。

<下に続く>

会社説明会のお礼メールは必要?

企業側からすると、会社説明会へのお礼メールは不要です。

会社説明会には多数の学生が参加しており、その全員からお礼メールが来たとすると読むだけでも一苦労です。
更に会社説明会の段階では、お礼メールをしたところで顔と名前が一致する可能性はあまり高くありません。

お礼メール1本で採用に影響することはないので、送らなくても失礼にはあたらないでしょう。
しかし、その企業の志望度が高く、また会社説明会でも十分自分をアピールできたと思う場合にはお礼メールをしても良いでしょう。

お礼メールで採用になることはありませんが、会社への熱意が伝われば印象は良くなります。

<下に続く>

会社説明会のお礼メールの書き方と例文

会社説明会に参加した後のお礼メールはどのように書けば良いでしょうか。
以下を参考にしてみてください。

書き方

会社説明会のお礼メールを送ろうとする学生はたくさんいます。
その中で説明会の担当者の印象に残るメールをするためには、会社説明会で印象に残ったことや感銘を受けたことなど自分の意見を書くようにしましょう。

例文

件名:【〇月×日会社説明会参加のお礼】○○大学○○○○(氏名)

○○株式会社
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部○○学科の○○○○(氏名)と申します。
本日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。

貴社の業務内容や将来ビジョン、社会での役割について詳しくお話を聞くことができ、非常に勉強になりました。
特に○○についてのお話はとても印象に残っており、貴重なお話を聞くことができて大変ありがたく思っております。

本日説明会へ参加させていただき、貴社へ入社したいという思いが更に高まりました。
説明会にていただきました資料を熟読し、貴社への理解をさらに深めて参りたいと思います。

この度は貴重なお時間をいただき、本当にありがとうございました。

**************
〇〇大学〇〇学部○○学科
○○○○(氏名)

電話番号:123-4567-8910
e‐mail:abc@xuniv.com
**************

<下に続く>

会社説明会のお礼メールを送る時の注意点

企業の採用担当者は、会社説明会のお礼メールをたくさん受け取ります。
他の就活生と差別化するためには、定型文を使わないことがポイントです。

志望度が高ければ高い程、会社説明会でどう思ったか、何が良いと思ったかなどを丁寧に書いて伝えるようにしましょう。
志望度が高いことや企業への熱意が伝わると好印象で、その後の選考にもプラスになるかもしれません。

また、メールを送るタイミングは当日中が理想です。
当日が難しい場合には、翌日の企業の勤務時間中に送るようにしてください。

勤務時間内の連絡は社会人の基本ルールです。
当日中というのを意識しすぎて深夜にメールを送ったりするのはあまり印象が良くないので要注意です。

<下に続く>

会社説明会メールまとめ

会社説明会のメールについておわかりいただけましたでしょうか。
会社説明会のメールは、社会人としてのビジネスマナーを学ぶ第一歩とも言えます。

初めての企業の採用担当とのやり取りになりますが、緊張することなくメール連絡をしてみてください。
相手に失礼のないように、また好印象を与えるメールで就活を有利に進めましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
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