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2018/07/27

初めましての人へのメール例文!ビジネスシーン、英語の例文も紹介

会ったことのない相手にメールを送る場合は、失礼のないように注意しなければなりません。
特にビジネスシーンでは、初めてのメールは件名次第では読んでもらえないこともあります。

ビジネスメールの書き方を理解することで、相手とも良い関係を築くことができます。
今回は、初めての人にメールを送るときに注意したいポイントや例文をご紹介します。

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初めましての人にメールを送る時の注意点

では、初めましての人にメールを送る時の注意点をみていきましょう。
初めましての人にメールを送る時の注意点には、以下のものがあります。

  1. メールの件名に注意する
  2. 本文は簡潔に書く
  3. 自己紹介を入れる
  4. 締めの文章

続いて、初めましての人にメールを送る時の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

初めましてのメールを送る時の注意点①:メールの件名に注意する

ビジネスにおいてメールは常識となりましたが、人によっては1日で沢山のメールを受け取る人もいます。
このような人たちは、件名で重要かどうか振り分けることがあり、内容によってはそのままゴミ箱行きになってしまう可能性があります。

件名を分かりやすくまとめ、迷惑メールなどと間違われないように気をつけましょう。
きちんと読んでもらうために、件名にはどのような用件なのか、会社名やフルネームを書くようにします。

初めましてのメールを送る時の注意点②:本文は簡潔に書く

忙しい勤務の合間にメールをチェックする人もいるでしょう。
長い文章では読むのに時間がかかり、本文にたどりつくまでに、途中で読むのをやめてしまう人もいるはずです。

新規の取引なのか、いつもお世話になっているのかなど簡潔に分かりやすく本文をまとめると最後まで読んでもらえます。

初めましてのメールを送る時の注意点③:自己紹介を入れる

自分や会社のことを知ってもらうためにも、簡単な自己紹介文を加えるようにします。
会社の名前・担当している部門など加えると、安心感を与え取引がスムーズに進みます。

初めましてのメールを送る時の注意点④:締めの文章

相手に好印象を与えるためには、締めの文章も大切です。
返信や依頼を急がしたりするのは、マナー違反となるので注意しましょう。

メールを読んでくれたことに対してのお礼や感謝の気持ちなど、相手を気遣う文章でまとめることが重要です。

<下に続く>

初めましてのメールの件名の例文

初めましてメールをお送る女性

では、初めましてのメールの件名の例文として以下を紹介します。

  1. 新規で取引したい時
  2. アポイントメント
  3. 前任者からの引継ぎ
  4. カタログや商品を依頼する場合
  5. 営業で使う時
  6. イベントなど参加の有無

続いて、初めましてのメールの件名の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

初めましてのメールの件名の例文①:新規で取引したい時

件名「○○製品のご提案 株式会社○○ ○○部 ○田○子」

件名には、紹介したい製品などを入れます。
その後で、会社名や部署、名前をフルネームで書くようにします。

他の人からの紹介であれば、紹介した人の名前を件名に入れたり、本文に付け足すことで相手に信頼してもらえます。

初めましてのメールの件名の例文②:アポイントメント

件名「○○の件についてのお打ち合わせのお願い ○○会社 ○○部 〇川○夫」

アポイントメントを取る時は、どのような用件なのか、簡単に書き会社名と所属部署、フルネームで名前を記入します。
初めてのアポイントメントの場合は、自分の都合を指定するのではなく、相手の都合に合わせるようにするとスムーズです。

初めましてのメールの件名の例文③:前任者からの引継ぎ

件名「新任のご挨拶 ○○会社 ○○部 〇野○郎」

担当者などが変わった場合は、件名に新任のご挨拶と書くようにしましょう。
また本文にも会社名と所属部署、フルネーム、誰が前任者だったのか書くと相手にも分かりやすいですね。

初めましてのメールの件名の例文④:カタログや商品を依頼する場合

件名「カタログの依頼 株式会社○○ ○○部 ○谷○美」

依頼する項目を件名に書き、続いて会社名と名前を書くようにします。
カタログや製品などを依頼する時は、送り先の住所なども忘れずに入れましょう。

初めましてのメールの件名の例文⑤:営業で使う時

件名「○○会社 営業部 ○〇○○ 【○○のご提案】」
件名「○○株式会社 営業部 ○〇○○ 【○○商品のご紹介】」

営業では、会社名や部署、名前を記入した後で営業の目的を書くようにします。
目的を件名に書くことで、相手が興味を持ち取引に繋がる可能性が高くなります。

用件を記入せず送ってしまうと、迷惑メールと間違われてしまうことがあるので、件名は忘れずに入れるようにします。
また、他人からの紹介の時は、紹介してもらった相手の会社名と名前を記入します。

初めましてのメールの件名の例文⑥:イベントなど参加の有無

「件名: ○○イベントのご案内 期日○月〇日〇時 ○○株式会社 ○木○子」

イベント事などは日にちが決まっていますが、期日までに返信を依頼するのは、マナー違反となってしまいます。
相手に負担のかかるような書き方はせず、締めの文章で「検討して頂けると幸いです。」のように丁重に書くようにします。

またイベントに参加してもらいたい場合は、検討をしてもらう方向の内容にすると良いでしょう。

<下に続く>

初めましての人に送るメールの例文【ビジネス】

初めましてメールのキーボード

では、初めましての人に送るメールの文として以下を紹介します。

  1. 新規取引の場面
  2. 担当者が変わった時
  3. 新規でアポイントメントを取りたい場合
  4. 紹介先の相手に初めて送る場合
  5. 商品に関して質問がある場合
  6. 製品などのサンプルをお願いしたい時
  7. 見積もりを依頼したい時
  8. 営業での場面

続いて、初めましての人に送るメールの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

初めましてのメールの例文①:新規取引の場面

「私、○○株式会社の○○部で〇〇を担当しております○山○子と申します。
貴社ホームページを拝見しご連絡させていただきました。(または、○○様からのご紹介で連絡させて頂きました。)

よろしければ○○について提案させて頂ける機会を持てると幸いです。」

初めましてのメールの例文②:担当者が変わった時

「○○株式会社○○部の○〇と申します。
人事異動のため、今後は私○○が貴社の担当をすることになりました。

不慣れなためご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、1日でも早く役に立てるように努力致しますので、宜しくお願いします。

取り急ぎメールにてご連絡致します。」

初めましてのメールの例文③:新規でアポイントメントを取りたい場合

「私、○○株式会社で○○に所属しています○野○郎と申します。
この度は、○○について興味をお持ち誠に頂きありがとうございます。

お差支えなければ、挨拶かたがたお話を聞きにお伺いしたいと存じております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど宜しく致します。」

初めましてのメールの例文④: 紹介先の相手に初めて送る場合

「わたくし、○○会社○○部の○○〇〇と申します。
この度、○○株式会社の○○様よりご紹介を頂き、メールを差し上げました。

弊社は○○に関する〇〇を開発、販売している企業です。
興味をお持ちいただけるようでしたら、ご説明のお時間を頂けますと幸いです。

ご多用のところ恐縮ですが、ご検討のほど宜しくお願い申しあげます。」

初めましてのメールの例文⑤:商品に関して質問がある場合

「私、○○株式会社で○○部を担当しております○○○○と申します。
○○について質問がありましたので連絡させて頂きました。
 
つきましては、下記項目について回答を頂けると幸いです。
1.×××
2.×××

お忙しいなか恐縮ですが、ご回答のほど宜しくお願い致します。」

初めましてのメールの例文⑥:製品などのサンプルをお願いしたい時

「わたくし、○○株式会社○○部で○○を取り扱っています○○○○と申します。

貴社の資料を拝見し、○○製品について興味を持ちましたので、連絡させて頂きました。
多忙とは存じますが、サンプルを〇個送付して頂けると幸いです。

ご検討のほど宜しくお願い致します。」

初めましてのメールの例文⑦:見積もりを依頼したい時

「初めてご連絡を差し上げます。
私、○○株式会社、○○部の○○○○と申します。

貴社のサンプルを拝見し、弊社では○○の購入を検討している次第でございます。
お忙しいところ恐縮ですが、お見積もりを送って頂けると幸いです。

お手数をおかけしますが、宜しくお願い申し上げます。」

初めましてのメールの例文⑧: 営業での場面

「○○株式会社で営業部門を担当しております○○と申します。
弊社では○○という製品を開発・販売している会社でございます。

ご興味をお持ち頂けるようであれば、詳しい詳細などご説明に伺わせて頂きます。

ご多忙とは存じますが、ご検討のほど宜しくお願い申し上げます。」

<下に続く>

初めましての人に送るメールの例文【英語】 

では、初めましての人に送るメールの例文として以下を紹介します。

  1. カタログの送付を依頼する時
  2. 新規にアポイントメントを取りたい場合
  3. 担当者が変更になった場合
  4. 新しい製品の紹介

続いて、初めましての人に送るメールの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

初めましてのメールの例文①:カタログの送付を依頼する時

Yours sincerely

My name is 〇〇(名前)and I am in charge of marketing at ○○(会社名).
I am interested in 〇〇(製品名) as advertised on your website.

I would be grateful if you could send us your brochures.

Kind regards ○○(名前)

「○○〇〇と申します。
○○会社でマーケティング部に所属しています。

貴社のウェブサイトを拝見し、製品に興味があります。
つきましたは、カタログをお送り頂けると幸いです。」

初めましてのメールの例文②:新規にアポイントメントを取りたい場合

Yours sincerely

I am ○○(名前), working as a Marketing Manager at ○○ (会社名)
I would like to introduce our company and products.

I would appreciate it if you could give me an opportunity to present our company and products to you.

Please let me know when would be best to schedule an appointment.
I appreciate your time is limited, so I would like to thank you in advance for your consideration.

Kind regards ○○(名前)

「○○株式会社でマーケティングマネージャーをしております○○○○と申します。
この度は、弊社の製品について紹介したく連絡させて頂きました。

お差支えなければ、挨拶を兼ねながらお話を聞きにお伺いしたいと存じております。
ご検討のほど宜しく致します。」

初めましてのメールの例文③:担当者が変更になった場合

Yours sincerely

My name is 〇〇(名前) and I am in charge of marketing at ○○(会社名).
I have been assigned to look after your company since your usual agent xxx is no longer available.

I apologise for the inconvenience, but I assure you that I am well-versed in our products and will ensure a smooth transition during this time.

Please feel free to contact me at any time should you have any questions.

Kind regards ○○(名前)

「私は、○○株式会社マーケティング部門の○○です。
この度、私○○が貴社の担当をすることになりましたので、ご連絡を差し上げました。

私は、製品に関して精通しておりますので、ご不明な点がございましたら、いつでも連絡して頂ければと思います。」

初めましてのメールの例文④:新しい製品の紹介

Yours sincerely

My name is 〇〇(名前)and I am in charge of marketing at ○○(会社名).
I would like to introduce our new products.

I have included our company’s brochures.
I would like to contact you to discuss how our products can assist your company.

Please let me know when would be most convenient. In the meantime, I have included our brochures.

Please feel free to contact me at any time if you would like to discuss anything.

Kind regards ○○(名前)

「○○株式会社で営業部に所属しています○○と申します。
私たちの会社の新しい製品を紹介したくメールを致しました。

ご希望の日にちがございましたらお申し付けください。
またご質問がございましたら、お気軽に当社までご連絡ください。」

<下に続く>

初めましての人に送るメール例文【締めの挨拶】

初めましてメール会社に送る

では、初めましての人に送るメール例文として以下を紹介します。

  1. 初めて取引が成功した会社に送る場合
  2. 新規の取引先に使う場面
  3. 返事を待つ時に使う締めの挨拶
  4. 製品や提案に対して使う場合
  5. 返信が必要ない時

続いて、初めましての人に送るメールの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

初めましてのメールの例文①:初めて取引が成功した会社に送る場合

初めて送ったメールで、相手が興味を持ってくれた場合や取引が始まった場合、今後の付き合いなどを考慮しながら締めの挨拶を書くようにします。

「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」
「今後ともご指導のほど、宜しくお願い申し上げます。」

初めましてのメールの例文②: 新規の取引先に使う場面

新しい取引先では、提案の内容や質問、または気になる点があれば気軽に連絡をしてもらうような表現をすると親しみが湧いてきます。

「詳しい資料もございますので、興味を持って頂ければこちらからお伺い致します。」
「不明な点がございましたら、気軽にご連絡頂ければ幸いです。」

「貴社の予算に合わせてプランやお見積もりを作成致します。」

初めましてのメールの例文③:返事を待つ時に使う締めの挨拶

プランなどを提案した時は、早めに返事が聞きたくなるものですが、焦ったり相手を急がせるような表現ではマイナスになってしまいます。

相手から返信がなかなか来ない場合は、相手の気持ちも考え、時間をかけて考えてもらうような表現にすると良いでしょう。

「お忙しいところ、大変恐縮ですが、ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。」
「ご多用のところ大変恐れ入りますが、お返事を頂ければ幸いです。」

「お忙しいとは存じますが、ご連絡のほど宜しくお願い申しあげます。」

初めましてのメールの例文④:製品や提案に対して使う場合

新しい製品などを紹介したり、プランを提案した時は、相手も考える時間が必要です。
相手に不快な思いを与えないように、丁寧な言葉で締めながらも返信を待っている気持ちを伝えるようにしましょう。

「お忙しい所大変恐縮ですが、ご検討頂けると幸いです。」
「ご質問、ご不明な点がございましたらお問い合わせください。」

「ご検討のうえ、返信頂けると幸いです。」

初めましてのメールの例文⑤:返信が必要ない時

相手に余計な負担をかけないためにも返信が必要でない旨を伝えることも大切です。

「不都合な点がございましたら、ご連絡ください。」
「また、こちらからご連絡させて頂きます。」

「返信はご不要です。」

<下に続く>

初めましての人に対するメールの返事の例文

では、初めましての人に対するメールの返事の例文として以下を紹介します。

  1. 相手の会社に興味を持った場合
  2. 新しい取引先の場合
  3. 断りたい時
  4. 催促された時
  5. 商品やサンプルに対する返信
  6. 依頼メールへの返信

続いて、初めましての人に対するメールの返事の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

初めましてのメールの返事の例文①:相手の会社に興味を持った場合

「平素よりお世話になっております。
先日は、○○製品の説明会に参加させて頂き誠にありがとうございました。

貴社○○製品に興味を持ち連絡させて頂きました。
今後とも末永いお付き合いのほど、宜しくお願い申し上げます。」

今後ともお付き合いをお願いしますという気持ちを込めた文章を返信するようにしましょう。

初めましてのメールの返事の例文②:新しい取引先の場合

「ご連絡ありがとうございます。
○○会社で○○の担当をしております○○○○と申します。

貴社の製品に興味がありますので、詳しい資料を送付して頂けると幸いです。」

また、資料を請求する以外にも、打ち合わせの日程などを提案することもできます。

初めましてのメールの返事の例文③:断りたい時

ビジネスの場面では提案や契約など、断らざるを得ない時もあります。
その様な時は、柔らかな言い回しで、相手を思いやりながらトラブルなく断るようにします。

例えば、「お気持ちだけ頂戴いたします」など遠回しで断る方法や「私のような者が出る幕ではございません」など言い方も便利です。

初めましてのメールの返事の例文④:催促された時

商品などの資料を受け取った時は、その後の状況としてメールが届く場合があります。

「ご連絡ありがとうございます。また返信が遅くなり申し訳ありません。弊社で検討した結果、今回は見送りさせて頂きます。」

このようにはっきり言ってしまっても良いでしょう。
返事を曖昧にしてしまうと、相手にも迷惑がかかってしまいます。

初めましてのメールの返事の例文⑤:商品やサンプルに対する返信

「○○株式会社の営業部門に所属しています○○です。
先日は○○商品のサンプルについて説明頂きありがとうございました。

社内で検討した結果、以下の〇点を提案することに致しました。
つきましては、以下のサンプルをお送り頂きお願い申しあげます。」

気に入った商品であれば、お礼を述べてから、提案などを伝えるようにします。

初めましてのメールの返事の例文⑥:依頼メールへの返信

「○○株式会社○○部の○○○○でございます。
この度は、○○製品に関しての情報を頂きありがとうございます。

詳しい資料やサンプルがあれば、一度弊社に説明に来て頂きくことは可能でしょうか?
また、料金プランなどとも合わせてご説明いただけると幸いです。」

新しい商品など情報を受け取り、興味がある時はこのように返信するようにしましょう。

<下に続く>

ビジネスの場面で初めましての人に送るメールの例文のまとめ

初めての人にメールを送る場合は、自分のことを知ってもらうことが重要です。
相手にきちんと読んでもらうためには、要点をまとめた件名を書くようにします。

または失礼に当たらないように、気持ちを込めた文章を作成するようにしましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
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