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2018/08/03

訃報に対する返信メールの書き方!場面別の例文・マナーも解説

ご自分の友人・知人が亡くなった報告を、遺族からのハガキやメールあるいは第三者から人づてに聞いて知ることがあります。すぐに手紙等でお悔やみを返信するべきか悩むところでしょう。
メールでご自分に訃報が伝えられた場合、お悔やみメールを返信することについて失礼ではありません。ただし、遺族等に配慮した内容となっていることが必要です。
そこで今回はお悔やみメールの文例を紹介します。友人や会社の同僚の訃報に礼節ある対応を示すことで、遺族から「ありがとう。」と、感謝されるようなお悔やみを返信しましょう。

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訃報に対して返信する際のマナー

遺族からご自分へ葬儀・告別式を案内するハガキまたは人づてに聞いた場合は、お悔やみをメールで行う対応は失礼にあたります。遺族側からのメールで訃報を知った場合に行うことが適切です。
また、パソコンや携帯のメールは気軽で早く対応できますが、どんな内容の返信を行っても良いわけではありません。

以下のマナーがあります。

  1. 遺族へ故人の死亡原因を聞くことは失礼にあたる
  2. 不幸を連想させる言葉は使わない
  3. 繰り返しの言葉は避ける
  4. ウィルスのリスクを考慮する
  5. メールの送信トラブルを考える

それぞれの「マナー」について詳しくみていきましょう。

訃報に対して返信する際のマナー①:遺族へ故人の死亡原因を聞くことは失礼にあたる

供花、紫、訃報

例えば交通事故等の場合なら、新聞やニュースで報道されることがあり周知は可能です。
しかし、遺族側としては軽々しく話すことが憚られる死因であった場合もあります。

確かにご自分にとって親しい友人ならば何故亡くなったのか気になるところです。
ただし、遺族の気持ちを汲むのであれば、遺族側が積極的に話さない以上、こちら側からは質問しないようにしましょう。

訃報に対して返信する際のマナー②:不幸を連想させる言葉は使わない

メールでの文面のみならずお手紙の場合でもいえることですが、直接的に「死亡した」、「死んだ」という記載は故人の死を悲しんでいる遺族に対して無神経な表現と言えます。

この場合には「ご逝去された」、「お亡くなり」等が無難です。
また、不吉な表現である「消」や「苦」もできるだけ記載しないことがマナーです。

訃報に対して返信する際のマナー③:繰り返しの言葉は避ける

遺族は悲しみの只中にいるわけですから、その悲しみが繰り返されたり、不幸が重なったりすると捉えられる表現も避けましょう。
例えば、「ますます」、「どんどん」、「継続」等の言葉は控えるべきです。

訃報に対して返信する際のマナー④:ウィルスのリスクを考慮する

返信する際のマナーとして忘れてはいけない点に、言葉に気をつけることの他、ご自分のインターネット環境・セキュリティの状況も考慮に入れることが挙げられます。

安全にメールを送信できることが確認できないと、遺族を困らせるつもりはなくてもコンピューター・ウィルスへ感染していたことが原因で、遺族側のパソコンに被害を及ぼす恐れは十分想定されます。

まさかの事態にならないためにも、ご自分のパソコンの管理はしっかりと行い、コンピューター・ウィルスに感染しないような対策を講じておきましょう。

訃報に対して返信する際のマナー⑤:メールの送信トラブルを考える

返信メールを遺族側へ送る場合ですが、コンピューター・ウィルスのようなトラブルの他に、メールそのものが返信されなかったというトラブルも想定されます。
例えば、運悪くご自分の地域で停電が発生したり、通信回線が何らかの理由でダウンしたりすることもあります。

送信済みになっているかを確認することは大切ですが、遺族側が相手方のメールを確認する余裕をなくなっている場合も考えて、後日、お悔やみの手紙を送付し、訃報を知った旨を記載しておきましょう。

<下に続く>

訃報への基本的な返信例文

訃報と棺桶

前述した返信する際のマナーを踏まえて、遺族側に失礼のない悔やみのメールを送信しましょう。
また、件名にお悔やみを申し上げる旨を記載し、必ず氏名を記載しましょう。

丁寧な言葉遣いを気を付けることはもとより、長文にならないよう簡潔にご自分の思いが伝わるように作成しましょう。
文字化けのリスクを考えて、記号や英数字・ローマ数字、省略文字は避けてください。
当然のことながら絵文字等は厳禁です。

例文は以下の通りです。

  1. メールの件名
  2. 葬儀の日程を知りたい場合
  3. 葬儀に参列を希望する場合
  4. 葬儀の参列を断る場合
  5. 労いの言葉も必要

続いて、それぞれ詳しくご紹介します。

訃報への基本的な返信例文①:メールの件名

お悔やみのを記入します。例えば「お悔やみを申しげます(〇〇〇〇)」または「〇〇〇〇でございます、お悔やみを申しげます」が妥当です。〇〇〇〇にはご自分(送信者)の氏名を記入します。

訃報への基本的な返信例文②:葬儀の日程を知りたい場合

(例文)

件名:〇〇〇〇より お悔やみ申し上げます 

本文:私の大切な友人である〇〇様の訃報を知り、たいへん驚いています。
〇〇様のもとへ駆け付けたいところではありますが、なにぶん遠方のため、申し訳ございません。

是非〇〇〇〇様の葬儀に参列させていただきたいです。
日程が決まったら何卒お教え願いませんでしょうか。

ご遺族様にとってお辛い中ではありますが、一日でも早くお心が安静になりますようお祈りいたしております。
何かありましたらいつでも連絡くださいませ。

訃報への基本的な返信例文③:葬儀に参列を希望する場合

前述した返信例文②とほとんど同じですが、参列したい旨を明示する場合は、「是非〇〇〇〇様の葬儀でお焼香させて頂ければと思っております。」と、記載します。

訃報への基本的な返信例文④:葬儀の参列を断る場合

丁寧に参列を断ることが大切です。それに加え、改めてお手紙や香典等を郵送して哀悼の意を示しましょう。
例文では、「遠方のためお悔やみにお伺できず、誠に申し訳ございません。」とメールに付け加えておきましょう。

訃報への基本的な返信例文⑤:労いの言葉も必要

メールでは遺族等に故人の死を悼む一文のみならず、労いの一文も付け加えておきましょう。
例えば「あなた様のお身体が心配です。何卒ご無理をなさらぬよう。」または「お忙しい中、ご連絡を下さりありがとうございます。」が妥当です。

<下に続く>

訃報への返信例文【ビジネス関連】

訃報と墓地

ビジネスに関しても、安易なメールでの返信は失礼といえます。
しかし、メールで訃報受けた場合はできるだけ早く返信しましょう。

以下を例文を取り上げます。

  1. 会社の同僚が亡くなった場合
  2. 会社の上司が亡くなった場合
  3. 会社の部下が亡くなった場合
  4. 取引先の人が亡くなった場合
  5. ご自分が退職していた場合

以上の例文をそれぞれ詳しくご紹介します。

訃報への返信例文①:会社の同僚が亡くなった場合

件名には部署を明記します。本文は基本的に通常のお悔やみメールと変わりません。

(例文)

件名:知的財産部〇〇〇〇より お悔やみ申し上げます 

本文:〇〇〇〇様のご逝去を知り、ご冥福をお祈りいたします。
ご遺族の皆様、どうかくれぐれもご無理をなさいませんように。
メールでのお悔やみとなりましたこと誠に申し訳ございません。
何かお手伝いできることがありましたらいつでも連絡くださいませ。

訃報への返信例文②:会社の上司が亡くなった場合

前述した返信例文①の件名と本文は変わりませんが、お世話になった上司が亡くなった場合は、例えば「〇〇〇〇様には仕事のノウハウを教えていただき感謝しております。」という、一文を付け加えておきましょう。

訃報への返信例文③:会社の部下が亡くなった場合

こちらも前述した返信例文①の件名と本文は変わりませんが、部下という表現を直接使わず、「〇〇〇〇様は非常に優秀で優しい人物でした。とても残念です。」という一文を付け加え、生前の部下の活躍を労いましょう。

訃報への返信例文④:取引先の人が亡くなった場合

取引先の方々に対しては、取引先へメールを送信したご自分というよりは、ご自分の所属する会社をまず明記しましょう。

(例文)

件名:お悔やみ申し上げます。株式会社〇〇〇〇 

本文:株式会社 〇〇〇〇
〇〇〇〇事業部 〇〇〇〇様

〇〇様の訃報を知り、たいへん驚いています。
略儀ではございますがお悔やみを申し上げます。
心よりご冥福をお祈り申し上げます。

訃報への返信例文⑤:ご自分が退職していた場合

件名にはご自分の氏名を記入しましょう。
それ以外は訃報への返信例文①と本文は同様で構いません。
ただし、「ともに勤務していたころは大変お世話になりました。」という旨の一文を加えても構いません。

<下に続く>

訃報への返信例文【友人】

親しい友人・知人の関係者の場合でも、くだけた表現でメールを送信するのは失礼に当たります。
こちらの場合でも、返信マナーは守られるべきです。

例文は次の通りです。

  1. ご自分の友人が亡くなった場合
  2. 友人の配偶者が亡くなった場合
  3. 友人の子が亡くなった場合
  4. 友人の親族が亡くなった場合
  5. 友人の恋人が亡くなった場合

以上の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

訃報への返信例文①:ご自分の友人が亡くなった場合

こちらは友人本人が亡くなったケースを想定しています。
遺族は葬儀・告別式の準備がこれから待っていますので、簡潔にお悔やみをいうことが配慮といえます。

(例文)

件名:〇〇〇〇より お悔やみ申し上げます 

本文:私の大切な友人である〇〇様の突然の訃報に、たいへん驚いています。
すぐにでも駆け付けたいところではありますが、なにぶん遠方のため、申し訳ございません。 

ご遺族様にとってお辛い中ではありますが、一日でも早くお心が安静になりますようお祈りいたしております。
何かありましたらいつでも連絡くださいませ。

訃報への返信例文②:友人の配偶者が亡くなった場合

件名は返信例文①と変わりません。また、本文の内容もほとんど同じで構いません。
ただし、亡くなったのが友人の奥様なら、例えば「最愛の奥様を亡くされ、慰めの言葉も見つかりません。」と、友人と共に死を悼む表現を付け加えることも大切です。

訃報への返信例文③:友人の子が亡くなった場合

件名は返信例文①と変わりません。本文の内容もほとんど同じで構いません。
ただし、亡くなったのがお子さんならば、ご遺族も、子を持つ親であるご自分も精神的なダメージは計り知れません。
お悔やみのメールには、例えば「ご子息を亡くされ、慰めの言葉も見つかりません。」という表現が無難です。

こちらの場合は、メールを作成する自分も感傷的になり、思い出話のような一文を載せてしまうことがあります。
そうすると、遺族の悲しみをかえって助長する傾向がありますので、なるべく簡明にお悔やみを述べましょう。

訃報への返信例文④:友人の親族が亡くなった場合

件名および本文の内容は、返信例文①と変わりません。
故人の父母・祖父母・ご兄弟とご自分が親しくしていたとしても、なるべく簡明にお悔やみの一文をまとめて送信しましょう。

訃報への返信例文⑤:友人の恋人が亡くなった場合

友人の親戚や友人の配偶者でなかったとしても、件名および本文の内容は、返信例文①と変わりません。
肉親同様にパートナーを失ったご友人へ配慮した文章が求められます。

<下に続く>

訃報への返信例文【親戚】

親戚の場合にも、その死を悼む表現に気を付けて返信メールをします。
例文は次の通りです。

  1. 年上の親戚が亡くなった場合
  2. 年下の親戚が亡くなった場合
  3. 親戚の配偶者が亡くなった場合
  4. 親戚の子が亡くなった場合
  5. 親戚の恋人が亡くなった場合

以上の例文をそれぞれ詳しくご紹介します。

訃報への返信例文①:年上の親戚

親戚であってもくだけた言い回しは禁物です。死を悼む気持ちを簡明に伝えましょう。

(例文)

件名:〇〇〇〇より お悔やみ申し上げます 

本文:〇〇〇〇さんの訃報を知り、たいへん驚いています。
〇〇さんには私が子供の頃から大変お世話になりました。

すぐにでも駆け付けたいところではありますが、なにぶん遠方のため、申し訳ございません。 
ご遺族様にとってお辛い中ではありますが、一日でも早くお心が安静になりますようお祈りいたしております。
何かありましたらいつでも連絡くださいませ。

訃報への返信例文②:年下の親戚が亡くなった場合

件名・本文とも返信例文①と同様で構いません。
ただし、子供の時にともに遊んだ記憶があるなら、例えば「〇〇さんと幼少の頃、野山を駆け回った楽しい思い出が今でもよみがえります。」と一文を付け加えても構いません。

訃報への返信例文③:親戚の配偶者が亡くなった場合

件名は返信例文①と変わりません。また、本文の内容もほとんど同じで構いません。
ただし、亡くなったのが親戚の奥様なら、例えば「最愛の奥様を亡くされ、慰めの言葉も見つかりません。」と、親戚と共に死を悼む表現を付け加えてることも大切です。

訃報への返信例文④:親戚の子が亡くなった場合

件名・本文とも返信例文①と同様で構いません。
亡くなったのがお子さんならば、ご遺族も、子を持つ親であるご自分も精神的なダメージは計り知れません。

お悔やみのメールには、例えば「ご子息を亡くされ、慰めの言葉も見つかりません。」という表現が無難です。
こちらの場合は、思い出話のような一文を載せてしまうと、遺族の悲しみをかえって助長することもありますので、なるべく簡明にお悔やみを述べましょう。

訃報への返信例文⑤:親戚の恋人が亡くなった場合

ご自分にとって親戚や親戚の配偶者でなかったとしても、件名および本文の内容は、返信例文①と変わりません。
肉親同様にパートナーを失ったご友人へ配慮した文章が求められます。

<下に続く>

訃報に対する返信メールの書き方!場面別の例文・マナーも解説のまとめ

会社関係者や友人、親戚にかかわらず、人の『死』である以上、どんな場合であっても遺族に配慮する姿勢は必要です。
訃報を知らせるメールが届いた際は、マナーを守り遺族に不快な思いをさせない心配りを大切にしましょう。

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