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マイナンバーは会社に提出すべき?提出方法と拒否の可否を解説

日本に居住して生活をしている人に対して発行されるマイナンバーですが、税や社会保障などの管理をするために必要とされます。
番号で管理されることに抵抗を感じる方もいますし、情報漏れのリスクを考えて利用して欲しくないと考える方もいるでしょう。

提出に関することや拒否ができるか、詳しく説明します。

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マイナンバーを会社に提出するのは義務?

従業員のマイナンバーを収集するのは勤務先の会社の義務だと言われていて、役所への届出にマイナンバーを入れることが決められています。
世帯内に配偶者や子供、親などの扶養をするのであれば、その家族の分の記載も必要です。

会社では、従業員に対して届出にマイナンバーの記入が決められていて、提出するのが国民の義務だということを徹底させるようにと通達されています。

会社にマイナンバーを提出する必要がある

それぞれの人の所得税や住民税の額の把握の目的と、社会保険などの保障や福祉面で公平性を保つため、正確に管理しやすいよう、税務署や地方自治体から提出を要請されています。
大規模な自然災害があった時には、従業員の状態を掌握するためにも使うこともあります。

国民それぞれの管理するため固有の番号を付けて、すぐに調べられるようにしています。
会社で必要となるのは、本当であれば国や地方自治体が行うべきである税金と社会保険料などの徴収と納付などの管理業務の一部を、会社に委託しているからです。

税や社会保険に関する書類を役所に提出する時に、従業員や扶養家族のマイナンバーを所定の欄に入れます。

提出の際には利用目的を確認しておく

どのような使い方なのか、どうしてマイナンバーの収集を行うのかを尋ねて、納得した上で、会社に通知する必要があるでしょう。
会社では、税金や社会保険、福祉や災害関連の手続きを役所で行う用途のみ利用可能と決められています。

法律や通達、条例などで正式に決定されていて、他の理由で使うのであれば、違法になります。

マイナンバー提出はコピーでも良い?

マイナンバーの確認に運転免許証が必要なこともある

必ずしも原本を持ち込みを求められることはありません。
会社や委託業者のほとんどが、コピーで良いとしています。

マイナンバーカードを取得して利用する場合は、他の確認の書類は必要ありません。
自治体から郵送されたマイナンバーの通知カードを会社に提出するのなら、番号が確実に本人の物か確認するために身分証明書の添付が必須です。

運転免許証やパスポートなどの顔写真が付けられた証明書を確認書類に使用するなら、写真から本人の照合ができるためそれだけで構いません
しかし、写真が付いていない場合は確実性を増すために2種類の証明書が必要です。

健康保険証と年金手帳、住民票などの公的な書類の中から選択してください。
扶養が必要な家族のマイナンバーは、正式な書類を提出することはない場合がほとんどです。

年末調整で使う「扶養控除異動申告書」に家族の番号を記載するのみにとどめる企業が多いでしょう。

一般的な企業や事業所

マイナンバーが書かれた物や身分証明書などの必要な書類のコピーを持ち込んで、会社の担当部署や係の人に渡します。

会社の委託先に送付する

外部のマイナンバーの収集や管理を代行する会社から、利用目的などが記載された書類と返送用封筒が届きます。
目的を確認し、封筒の中に必要な書類のコピーを入れて、委託先の会社に送ります。

インターネットを使う場合

規模の大きい企業や代行会社によっては、従業員にインターネットを利用したマイナンバーの送信を依頼することもあるでしょう。
提出すべき書類をスマートフォンなどで写真に撮り、画像ファイルに保存します。

メールや書面で所定のサイトアドレスが通知されますので、接続をしてファイルをアップロードするように指示されることがあります。

もし拒否したら罰則はある?

マイナンバーを会社に提出するようにと指示されても、嫌だと意思表示をすることも可能です。
拒否をして法律上の罰則が与えられる決まりはありません。

マイナンバーを会社に教えることは、従業員の義務だと通知して理解を求めるようにすべきとなっています。
しかし、従わないからと言って、ペナルティを課すことはありません。

どうしても拒否したいときは…?

セキュリティ上の不安がある場合や、会社の運用の仕方に疑問があるなどの理由で提出しないというのであれば、文書に記して手続きをする必要があります。
企業側では、「義務なので提出をするように求めたが、断られた」という確証が欲しいので、所定の様式を用意している場合があります。

一筆入れるように指示されたらその通りにしましょう。
ただし、マイナンバーを伝えないことで、税金や保険関連で遅れが生じる恐れもあることに留意してください。

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会社で個人のマイナンバーを何に使うの?

マイナンバーは役所の届出に必要

使用例を具体的に挙げます。
これらの手続きは、生活をしていく上で重要な物です。

税金や社会保険、年金については、会社で行う毎月の給与の支給時や年末調整の事務に関連していきます。
会社では役所に変わって月々の徴収を行い、正確な金額を算定し手続きをする際に、名前や住所とマイナンバーを記載して提出する必要があります。

税金関係

会社はどのくらいの所得税を1月~12月の1年間に支払うか概算で算定した金額から、毎月の給与のうち源泉所得税として徴収します。
年末の12月の給与の支給で正しい税額を決定するのに年末調整をし、正しい税額を決定して過不足を調整して正しい金額を納めます。

住民税は、所得税関連の提出を行った後に市町村の役所や役場で金額を決定します。
会社が集めたマイナンバーと従業員の個人情報を紐付けして一緒に登録することで、正確な収入や所得及び所得税と住民税の金額の把握が行えるでしょう。

雇用保険

加入できるのは、雇用保険が適用される会社に勤務していることが条件です。
管轄地域のハローワークで従業員が入った時に加入手続きをします。

保険者手帳が発行され、会社から離職した場合に渡されるため、ハローワークに出向いて雇用保険の手続きをすることで、失業保険を受け取れ、休職中でも落ち着いて仕事を探すことが可能です。

行政側ではマイナンバーを入力して情報を確認してみれば、必要な期間正しく給付金を受けることもできます。
ハローワークで仕事の紹介や斡旋をしてもらえたり、職業訓練などの仕事に就くための技術や技能を得たりすることも可能です。

社会保険

会社側の負担と給与の支給があった時に従業員側が所定の割合で負担することで、病気や怪我をした時に自己負担分の金額を2~3分の負担の金額で、病院などで治療を受けることができます。
また、仕事上で怪我を負った際に、見舞金などが給付されることもあります。

マイナンバーを申告することで、どのくらいの治療費がかかったか公的機関で把握することができるので、高額医療費がかかった場合の還付や収入が基準に満たない場合に、自己負担額を少なくするなどの対処が可能です。

厚生年金

国民年金に上乗せして支給される年金のことです。対象となるのは、主に会社員で、従業員が5人以上働いている個人事業主も加入義務が生じることがあります。
厚生年金の場合は、半分ずつを加入者である会社側と従業員が負担して支払います。

加入期間の長さやそれまで納めてきた保険料の額によって支給額が決まります。
マイナンバーで国側が管理することで支給漏れが防げますし、正しい給付額を確定させることが可能です。

災害対策

一見、企業には関係しないように考えられますが、災害で社員のマイナンバーが必要となるのは、大規模な天災が生じた場合、被災者の生活を補助するための支援金が給付されるからです。
従業員が個々に申請をするのが難しい場合に、会社側が情報を保持しておけば代わりに手続きができる可能性があります。

ただ、近年台風や地震で被害があった地域で、申請に活用される機会は少なかったと見られています。
従業員が被害を受けたことで、会社の事務手続きも回っていかなかった可能性があり、今後の課題を残すことになりました。

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会社が不正なマイナンバーの利用・紛失・漏洩をしたら?

従業員から通知があった個人番号で、管理者による不正な利用等の悪質な事件が引き起こされた場合は、マイナンバー法によって処罰されます。
番号をまとめたデータの情報を第三者に提供した場合には、4年以下の懲役刑や200万円以下の罰金となることがありますし、個々のマイナンバーを盗んでなりすましで利用した場合には、同様にそれぞれ3年以下や150万円以下が処されることもあります。

場合によっては、懲役と罰金の両方が課されることも想定されるでしょう。
担当者が、故意でなく紛失や漏洩をしてしまった場合は、大きな被害を受けた場合については、刑事罰や損害賠償の請求をされることもあります。

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会社が従業員のマイナンバー取得の際に抑えておきたいポイント

マイナンバーはソフトで電子データとして管理できる

コピーなどの紙の書類でマイナンバーを提出させる場合は、金庫などの鍵のかかる安全な場所に保管をして、担当者や担当部署以外のみの限定された人のみに知らせて、暗証番号が漏れないようにするといいでしょう。
人目につく場所へ出しておくのは避けるようにしてください。

パソコンのソフトに入力をして管理している場合は、パスワードを厳重に管理して、担当者以外の目に触れないようにし、定期的に変更するなどの対処が必要です。
間違えても、パソコンのモニター付近にふせんやメモを貼り付けるなどの行為はしないようにしてください。

自社での管理が難しいのであれば、外部の委託会社に依頼してマイナンバーの管理を代行してもらう方法もあります。
収集をする際には、具体的に以下のような点に注意してください。

従業員に利用目的を明示する

税金や社会保障の目的、災害時の給付金申し込みなどの手続きで必要なこと、迅速に対処するために国などから義務づけられていることを、マイナンバーを会社で収集する際に、はっきりと述べる必要があります。
提供をする従業員も、何故個人的な情報が必要であるのか、不安に感じることもあるでしょう。

安心して届出をしてもらうために、明白に理由を述べる必要があります。

しっかりと本人確認を行う

必要な場で迅速にマイナンバーを使えるよう、会社に提出する時に本人確認の書類を添付して出してもらうように依頼しましょう。
本人確認ができれば、間違いのない正しい番号を記入できるため、滞りない手続きが行えます。

従業員のマイナンバーをコピーすると違法になることも

あくまでも行政上の手続きで使うことが、会社が番号を提出してもらう目的です。
なくしたら円滑に事務処理ができないので困ると考えて、担当者がコピーを取ることは目的外の利用と捉えられることがあります。

マイナンバー法に違反することになりかねず、罰則の対象になる可能性が高いので、控えを取らない方法でしっかりと管理しましょう。

従業員の家族のマイナンバー取得の責任はケースバイケース

従業員のマイナンバーを収集する目的は、税金や社会保険などの保障面の手続きに必要ということになります。
扶養家族がいる場合、控除額が税金の算定に関わるので、合わせて家族の番号の申請を要します。

ただし、家族本人の番号かどうか確認するには社員の責任で行うという決まりがあるため、企業側で責任を負うことはありません
しかし、社員の配偶者を社会保険の被扶養者として届出をした場合には責任を負うことになるでしょう。配偶者自身が第3号保険者として直接会社側に国民年金の申請をしたことになるからです。

社員と同様に番号と本人の確認をして収集を行うことになり責任があると判断されます。

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会社のマイナンバー(法人番号)と個人番号の違い

個人のみに番号が付加されるだけではなく、法的に人格を認められている法人にも固有の番号が付けられています。
個人と法人の違いについて説明します。

法人番号とは

日本国内にある一定の法人に付けられた数字です。
所得税を従業員から徴収する義務がない組合等の団体や、法人税や消費税を支払う必要がない法人には番号が付けられません。

法人にかかる国税や地方税を納付に関連する手続きの際や、従業員の社会保険などの手続きにおいて、書類に法人番号を記入が必要です。
記載が必要な主な書類としては、国税や地方税に関係した税務申告の書類、社員に発行する源泉徴収票、支払いの相手先を届出する支払調書などです。

脱税などの不正を防ぐため、国内の銀行で開設された法人用口座と法人番号の紐付けも必要になりました。

法人番号の特徴

それぞれの企業の固有の番号で、13桁の数列からできています。
12桁は商業登記簿などで使われる番号で、日本で登記された会社であれば、登記簿の法人用の数字と同じになります。

左端に位置する1桁の数字は、チェックディジットと呼ばれる特殊な方法で導き出された検査用の数字です。

法人番号と個人番号の違い

個人番号は、税や社会保障などの個人情報が漏れて特定されるとまずいので、慎重に取り扱うこととなり法律の決まりで非公開となっています。
該当する個人が通知しなければ、他人に分かることはありません。

一方で法人番号の場合は、利用目的が制限されることがなく、公開されています。
支払調書などで外注費の相手先を記載する場合、個人事業主のマイナンバーや法人番号が必要になります。

個人の場合は、相手に利用目的を開示して知らせてもらいますが、法人の場合は、国税局のサイトで公開されています。法人番号を公表しているページから、検索ボックスに社名や屋号、住所などの項目を入力することで、番号が調べられるため、法人からの収集は必要ありません。

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短期アルバイトでも会社にマイナンバーは提出するべき?

社会保険などは、収入や労働時間により加入要件を満たさないことがあるので、マイナンバーは企業に連絡する必要がないのではと考える方もいるでしょう。
社会保障などの面では適用されにくいと思われますが、税金の算定には関わる可能性があります。

数ヶ月以内の労働期間でも、1ヶ月以内におよそ8万円以上の収入があった場合は、源泉所得税が発生し会社で天引きしています。
税務署に支払った場合は、マイナンバーを届け出て所定の手続きをする必要があるので、注意してください。

まれな例ではありますが、仕事中に怪我をした場合、労災保険が適用され治療費が給付されることもあります。
労災の手続きにもマイナンバーが必須です。

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会社にマイナンバーを提出すると副業がばれる?

会社で得た以外に収入を得ていた場合、マイナンバーが原因で会社の人に副業していることが分かるわけではありません
原因は、住民税の税額です。

従業員が個々に住民税を支払う普通徴収の制度を採用していれば、把握される心配はほぼないでしょう。
しかし、多くの企業では、月々の給与から会社が住民税の徴収を代行する特別徴収の制度を取っています。

前年の1月~12月の年間の収入を元に、5月~6月頃に住民税の金額が判明します。
特別徴収の場合は、自治体から会社に従業員の月々の徴収額の情報が通知されるため、同程度の収入を得ている人を比較して、明らかに税額が大きい場合に、副業収入があることが分かってしまうのです。

必ずしもマイナンバーが原因ではないので、確定申告をしても問題ありません。
その代わり、正業以外の収入の住民税は普通徴収で支払うように申告書にチェック欄に印をしておきましょう。

<下に続く>

マイナンバーは会社に提出する方がいい

義務であると何とか理解はしていても、従業員の中には会社が適切な方法で、しっかりとマイナンバーを管理できるのか不安に感じる場合があると思われます。
会社では税や社会保障の手続きなどで必要とするため、正しく適切な方法でマイナンバーを管理することや、提出をしないとスムーズに届出が行われないので、生活に支障が出る場合があると言うことも合わせて説明をし、理解を得ることが大切になるでしょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
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