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マイナンバー通知カードはコピー禁止?会社に提出する理由を解説

マイナンバー通知カードって知っていますか?
マイナンバーカード(個人番号カード)とは違い、生まれたばかりの赤ちゃんであっても市町村から届く、マイナンバーが記載された通知カードのことです。
今回は、そんなマイナンバー通知カードについて、コピーをすることは禁止なのか?
また、なぜマイナンバー通知カードのコピーを会社に提出する必要があるのかその理由を解説していきます。

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目次

会社からマイナンバー通知カードのコピーを求められたら?

マイナンバー通知カードとは

マイナンバー通知カードは、国民の方々にマイナンバー(個人番号)を通知するもので、平成27年10月中旬以降に住民票を持っている全ての国民に対して、簡易書留で郵送されたものです。

そして平成28年1月からはじまった、社会保障・税・災害対策での各種手続には、本人確認とマイナンバーの記載や確認を求めらることになりました。
ちなみにマイナンバー通知カードは本人確認の身分証明書として利用することはできません。

そのほかに本人確認の身分証明書としても使用可能な個人番号カード(マイナンバーカード)の交付を受ける際には返却が必要となります。

この通知カードは紙で出来ていて、マイナンバーのほか、住所、名前、生年月日、性別などが記載されているだけでなく、透かしなどの偽造防止技術も施されているのです。

マイナンバー通知カードをコピーすると違法?

マイナンバー通知カードの裏面には「法律で認められた者以外の者が個人番号をコピーすることは、法律で禁止されています。」と書かれています。

ここの書かれている通り法律で認められる人以外がコピーをすると違法ということになりますね。では、法律で認められた人とは、マイナンンバーの提供を求めることができる者(国の行政機関や地方公共団体、勤務先)のことです。

もちろん本人もコピーはできますが、コピーをする場合とは、マイナンバーの提供を求めることができる者から提供を求められた時ということになります。

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会社がマイナンバー通知カードのコピーを求める理由

マイナンバー通知カードコピー

マイナンバーは「社会保障・税・災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関の持つ情報が同一のものであることを確認するため」のものです。
では、会社がマイナンバー通知カードの提出を求める理由をみていきましょう。
会社がマイナンバー通知カードのコピーの提出を求めるのは、以下の理由があります。

  1. 税金の計算
  2. 社会保障(雇用保険・社会保険・厚生年金)
  3. 災害保険

続いて、マイナンバー通知カードのコピー提出の理由を、それぞれ詳しくみていきます。

理由1:税金の計算

会社がマイナンバー通知カードのコピー提出求めるのは、源泉徴収票にマイナンバーを記載する必要があるからです。
源泉徴収票にマイナンンバーを記載するメリットは、納税者の利便を向上させるためです。

マイナンバー制度がはじまる前までは、住宅ローン控除等の手続きでは住民票の添付が必要であったのが不要となったり、国と地方にそれぞれ提出する義務のある給与や公的年金等の源泉徴収票や支払調書などが電子化されるなど、納税者の手続きを簡略する目的があるからです。

ですので直接、税金の計算に必要なのではなく、税金の計算に関わる手続きを簡略化することになるのです。

理由2:社会保障(雇用保険・社会保険・厚生年金)

事業主が行う社会保障分野には、雇用保険、労災保険、労働保険、健康保険、厚生年金など幅広い手続きを行う必要があります。

この手続きに関して、マイナンバーを活用することで、事業主だけでなく従業員がこれまで各種手続きに必要であった証明書などを省略することができるのです。

また従業員、事業主、健康保険組合、市町村といった社会保障に関わる関係機関が持っている情報をマイナンバーを活用して連携させることによって、社会保障に関わる全ての人の負担を軽減することができます。

このような社会保障分野での軽減負担を実現するために従業員からのマイナンバーの提供を受けることが必要であり、そのために会社に対してマイナンバー通知カードのコピーを提出するのです。

理由3:災害保険

生命保険会社では、保険金など一定額支払う場合に支払調書を税務署に提出する必要があります。
生命保険会社から支払調書の提出を受けた税務署では、保険金受取人から適切な税務申告がされているかを確認する必要があるのです。

この時にマイナンバーを使用すれば、保険受取人の税金や年金などの関連情報が簡単に調べることができるのです。
そのために保険金の受取人は、自分のマイナンバーを保険会社に提供する義務があり、その際にマイナンバー通知カードのコピーを提出することになります。

保険受取人は、マイナンバーの提供を拒んでも保険金を受け取ることは可能ですが、保険金を支払う保険会社や税務署から要注意人物リストに名を連ねる結果になってしまいます。

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マイナンバー通知カードをコピーする際の注意点

マイナンバー通知カード提出する男

では、マイナンバー通知カードのコピーの注意点をみていきましょう。
マイナンバー通知カードのコピーの注意点には、以下のものがあります。

  1. 無くさない
  2. 捨てない
  3. 利用するコピー機に注意する
  4. 提出先を確認する

続いて、マイナンバー通知カードのコピーの注意点を、それぞれ詳しくみていきましょう。

注意点1:無くさない

マイナンバー通知カードをコピーする際に、コピー機を使用しますね。
自宅にマルチプリンターがある人は自宅でコピーをとることが可能ですが、持ってない人は、コンビニなどでコピーを取る必要が出てきます。

そんな時、マイナンバー通知カードの現物を外に持ち出すわけですから、現物そのものを無くさないように注意しましょう。
またコピーをとった後に写しだけを持って現物をコピー機に置き忘れてしまうケースも考えられますので、ここも要注意です。

無くしてしまえば再交付をすることは可能ですが、手続きが面倒なだけでなく、悪用されるかもと心配になってしまうので、決して無くさないようにすることが大切です。

注意点2:捨てない

マイナンバー 通知カードの現物は、カードサイズの薄い紙で出来ています。
誤って現物を捨てないようにしましょう。
またコピーを失敗した紙もむやみやたらに捨てないほうが良いです。

マイナンバーの他、名前や住所、生年月日などの個人情報が書かれていますので、失敗したコピーであってもシュレッダーなどで裁断をして捨てることをお勧めします。

現物を捨てる人は、そういないかもしれませんが、失敗したコピーなどは安易に捨てがちになりますので、注意することが必要です。

注意点3:利用するコピー機に注意する

最近のコピー機は技術が発達しています。
技術が発達しているからこそ、気をつけなければいけない機能が、コピー機内部もメモリ機能です。

コピー機の機種によっては読み込んだデータを保存しておく機能が備わっている機種もあります。
コピー機内部に万が一、マイナンバー通知カードを読み込んだデータが記録されていた場合、偶然でも第三者が、メモリのデータから印刷をした場合、悪用しないとは限りません。

稀なケースではありますが、頭の片隅に注意すべき点として残しておけば、コピー機にメモリ機能が搭載されていても、対処することができます。

注意点4:提出先を確認する。

最後は、コピーを提出する先は、マイナンバーの提供を求めることができるところで、マイナンバーを活用する用途は、法律に定められた通りになっているのかを確認する必要があります。

事業主を疑うわけではありませんが、万が一、担当者が独断で従業員のマイナンバー情報を集めていたとしたら、怖いですね。
そうならないためにも一応の確認をしたおいた方がいいということです。

マイナンバー通知カードのコピーであっても提出する際には、提出先と提出する目的を確認することが大切です。

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会社が従業員のマイナンバー通知カードをコピーするのは違法?

マイナンバー通知カードを企業側の人間が、コピーすると違法になることもあります。
個人番号(マイナンバー)は、社会保障(年金など)や税金、災害対策(保険)のためのみ使用することができます。

所謂、運転免許証とは異なり、本人確認の証明書として使うことはできないため、本人確認をするためだけの目的で従業員のマイナンバー通知カードをコピーすることは違法と言えます。

その一方、企業側が従業員の年末調整を実施、税務署に申告(納税)するまでの一定期間、従業員のマイナンバーを保管する必要が出てきます。
この場合には、コピーを作成する行為は違法にはなりません。

従業員が会社側にマイナンバー通知カードの原本を渡してコピーをしてもらうことは、カードの紛失などのリスクを考えた場合に、やめたほうがいいでしょう。
自分が会社にマイナンバーを提供するために自分でコピーをとるのが基本です。

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会社でマイナンバー通知カードのコピーが悪用・漏洩される可能性は?

自分が年末調整のために勤務先に提供をしたマイナンバー 通知カードのコピーや、マイナンバー (個人番号)が悪用・漏洩する危険性は無きにしも非ずです。
法律では一応の罰則規定があります。
しかし会社側で経理を担当する人の性善説に任せているところがあります。
つまり、経理担当者が漏洩しようとすれば、漏洩や悪用することは「可能」となります。

マイナンバー通知カードのコピーが悪用される危険性は、限りなくゼロに近いです。
マイナンバーと名前、住所、生年月日が書かれたマイナンバー通知カードでは、本人確認の身分証明書に使用することはできません。

またマイナンバー通知カードのコピーでは、個人番号カードの交付を受けることができません。
そのため万が一、漏洩されていたとしても悪用される危険性が低いと言えるのです。

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会社へのマイナンバー通知カードのコピー提出を拒むことはできる?

企業側としては、そこで働く従業員の年末調整を行って税務署に申告(納税)をします。
その場合、従業員は、マイナンバー(個人番号)を会社に提供しなければなりません。

しかし中には会社にマイナンバーを提供することが嫌だと考える従業員もいるでしょう。
またマイナンバー自体を提供してもマイナンバー通知カードのコピーの提出に難色を示す従業員もいることでしょう。

実際のところ、マイナンバーがなくとも年末調整は可能ですし、従業員がマイナンバーの提供を拒んでも法的な罰則はありません。

その場合、税務署のチェックが厳しくなることが予想されますので、会社側としても会社の規定としてマイナンバーの提供受ける際には、マイナンバー通知カードのコピーを提出するように義務付けているところもあります。

会社でマイナンバー通知カードのコピーの提出を義務付けている場合には、会社の規則違反で処分を受ける可能性が出てきます。

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マイナンバー通知カードのコピーの取り扱い方法

コピーでも持ち歩かない

マイナンバー通知カードは、本人確認の際の身分証明書として使用することはできません。
ですが、マイナンバーをはじめとした名前や住所、生年月日などの個人情報が書かれているマイナンバー通知カードです。

むやみやたらに現物はもちろんのこと、そのコピーであっても持ち歩かない方が無難です。

しかしマイナンバーを国の行政機関や地方公共団体、事業者などに提供する必要がある場合には、コピーを持ちある必要が出てきます。
コピーを持ち歩くときであっても、無造作に持ち歩くのではなくきちんとカバンに入れて持ち歩き、置き忘れなどに十分注意する必要があります。

自宅での保管もしないほうが良い

マイナンバー通知カードは、無くさないように大切に保管しなければなりません。
コピーであっても現物と同じように大切に保管する必要があります。
銀行などの金融機関の貸金庫を借りてまで保管する必要があるのかといえば、マイナンバーの重要性を考えれば、アリなのかもしれません。

しかし、マイナンバー通知カードは、個人番号カードの交付を受けた場合には返還するする必要があるだけでなく、健康保険や税金、年金の手続きに必要になる機会が多いです。

コピーをする機会も多くなることが想定されるので、自宅などで、身近な場所に大切に保管するべきです。

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マイナンバー通知カードが届いたらコピー以外にやっておくこと

マイナンバー通知カードの手続き

個人番号カードの申請

個人番号カードとは、マイナンバーを証明する書類、本人確認の身分証明書として利用できるICチプが搭載されたカードのことです。
現在では、コンビニで住民票の写し、印鑑登録証明書、戸籍証明書などの交付サービスを受けることが出来ます。

今後は金融機関とマイナンバーを連結させ、オンラインバンキングをはじめとした民間企業のオンライン取引などに利用できる範囲が拡大される予定です。
現在では、運転免許証が本人確認の身分証明書の代表格ですが、今後は個人番号カードに変わるかもしれません。

個人番号カードの申請手続きは、郵便申請だけでなくスマートフォンやパソコン、さらにはまちなかにある証明用写真機からも申請することが可能で、交付手続きは無料で行えます。

控除対象配偶者・控除対象扶養家族のマイナンバー入手

マイナンバー制度は、社会保障や税金の課税に役立てるための制度で、国民一人一人に個人番号が付与されます。
ですから配偶者や生まれたばかりの赤ちゃんにもマイナンバー通知カードは届きます。

そして配偶者控除や扶養親族として登録することにより税金の一部が減額される制度があり、その手続きには、配偶者や扶養になる親族のマイナンバーが必要になるのです。

マイナンバー制度が開始されて以降は、マイナンバーが手続きには必要不可欠なのです。
自分で手続きを行う必要のある自営業者の方、会社の経理担当が行うサラリーマンの方に限らず、控除の対象となる家族のマイナンバーは把握しておく必要があります。

引越しをする人は役所へ提出

引越しをする人が役所への提出をする必要があるのは、個人番号カードの交付を受けた人です。
役所で個人番号カードに書かれている住所の変更が必要になります。
身分確認証明書として利用することが可能という趣旨からいえば、住所変更しなければならないのは当然です。

免許証の住所変更と同じと捉えることが出来ます。
マイナンバー通知カードしか持っていない人は、通常の転出届と転入届の提出をする手続きに変わりありません。

証券会社への提出

平成28年1月1日から、証券会社と取引をする場合に所得税法の定めによってマイナンバーを提出する必要があるからです。
それまで証券会社と取引のある人もこれから証券会社と取引を始めようと考えている人も、証券会社と取引をする場合には、マイナンバーを提供する必要があります。

所得税法で決められているのは、株式や投資信託などの売却代金や配当金の支払いを受ける場合や特定口座やNISA口座を開設する場合、そして使命や住所変更にはマイナンバーが必要になります。
証券会社によってはマイナンバーの提供を受ける際に、マイナンバー通知カードの写しの提出が必要を決めれている会社もあり、その場合にはマイナンバー通知カードの提出をしなければないのです。

保険会社への提出

保険会社の場合もマイナンバー制度が平成28年1月導入されてから、保険加入者はマイナンバーを保険会社に申告する必要が出てきました。
その理由は、保険加入者に一定額以上の保険金や年金などを支払う際に税務署への支払調書を提出す際に保険加入者のマイナンバーを記載する必要あるためです。

一定額以上の保険金や年金とは、受け取った保険金や解約返戻金等の一時金が100万円を超える場合や年金の年間支払額が20万円を超える場合などです。
この場合もマイナンバーを申告する際に、申告されたマイナンバーの根拠資料として、マイナンバー通知カードのコピーを提出するように求めているところが多いです。

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自分のマイナンバーは簡単に教えないようにしよう

マイナンバーはむやみやたらに人に教えるものではない、とはよく言われます。
ではマイナンバーだけを知られた場合、どれだけ悪用されるリスクがあるのでしょう?
実際のところマイナンバーを知っているというだけでは、マイナンバーを必要とする手続きを行うことが出来ませんので、マイナンバーだけ知られたとしても悪用されることはありません。

ただし、マイナンバーを知られるということは社会保障や税制度の手続きに必要な「マイナンバー」と「顔写真付きの身分確認証明書」のうちの一つを知られたということになります。
そいのため全くリスクが無いわけではなく、悪用されるリスクが増大したと言えますね。

もし仮に自分のマイナンバーが漏洩してしまい、悪用されるリスクがある場合には本人の申請又は市区町村長の権限によって、番号そのものを変更することは可能です。
いずれにしても教えないことに越したことはないですね。

<下に続く>

マイナンバー通知カードのコピーは禁止?のまとめ

マイナンバー制度は、これから色々な場面で活用することが想定されている制度です。
私たちがマイナンバー制度を正しく便利に使うためには、マイナンバーの管理、マイナンバーが記載されている通知カードの管理をきちんとしていく必要があります。
そのためには、マイナンバー制度を正しく理解をいていくことが大切で、社会保障や税、災害保険を手続きをスムーズに行うために会社にマイナンバーを提供するわけです。
これからも正しい手続きの仕方でマイナンバーを提供すべきところに提供していきましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。 投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。
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