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マイナンバーは郵送申請が可能!カード取得までの手順を紹介

みなさんは、すでに個人番号カード(マイナンバーカード)を取得しましたか?
今回は、個人番号カードを取得する方法のうち、郵送での申請方法についてカードを取得するまでの手順をご紹介します。
カードの交付受けるためには、申請書や送付用封筒が必要になってきますので、万が一失くしたり足りないという場合の対処法もご紹介しますので、これから個人番号カードの交付を受けようと考えている人は、参考にしてください。

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目次

マイナンバーカードは郵送でも申請できる?

マイナンバーとは

そもそもこのマイナンバー制度とはどのようなものでしょうか?
マイナンバーとは、日本国内に住民票がある人を対象に割り振られた12桁の個人番号で、生きている中で生涯その個人番号は変わらないと言われています。
そしてこの共通した番号は、国や地方の各行政機関、民間機関も含めて各機関が分散して管理してる個人情報をつなぐ役目を持ちます。

情報が連携することで健康保険や年金の申請手続きが簡略化に繋がります。
そして住民票の交付、引っ越し手続きが簡単になり、税金の未払いや年金の不正需給を防止するなど、私たち国民の利便性を向上するだけでなく行政事務を効率化、公平公正な社会を実現することなどが期待されている制度です。

この社会保障・税に関わる番号制度を有効に活用するために必要なのが、個人番号カード(マイナンバーカード)です。
このカードは共通番号を証明するだけでなく、本人確認の身分証明書にも活用できます。

また今後、拡大されていくであろう各種行政手続きのオンライン申請、コンビニなどでの各種証明書の取得手続きを利用するために必要になってきます。

郵送での申請は、個人番号交付申請書が必要

カードを手に入れるには、スマートフォンや自宅のパソコン、まちなかにある証明用写真機からでも申請が可能ですが、郵送でも申請が可能です。

郵送でカードを申請するには、正式名称「個人番号カード交付申請書兼電子証明書発行申請書」が必要です。
これは、マイナンバー通知カードが自宅に郵送されてきた時に一緒になっています。

この申請用紙に必要事項を記載します。
必要事項の記入が終われば、顔写真を貼り付けて送付することで後日、カードが交付となるのです。

詳しい手順については後ほど説明します。

もし個人番号交付申請書をなくしたら?

では、もしも申請用紙を失くしてしまった場合にはどうすれば良いのでしょうか?

それは、カードの発行手続きを行っている「地方公共団体情報システム機構(通称:J-LIS)のホームページ内にあるマイナンバーカード総合サイトの中に「個人番号カード交付申請書兼電子証明書発行申請書(手書き用)」をダウンロードすることができます。

万が一、申請用紙を失くしてもこの手書き用の申請用紙を印刷して必要事項を記載すれば、カードの交付を受けることができます。
パソコンが自宅に無いという方は、自分の住んでいる市区町村の担当窓口に相談することで、手書き用の申請用紙を受け取ることができますので、安心してください。

<下に続く>

マイナンバーカード郵送での申請手順①個人番号交付申請書の記入

マイナンバーカード郵送申請の封筒

氏名・住所

申請用紙には、あらかじめ住民票に届けられている氏名と住所が印刷されて、手元に届きます。
結婚や離婚などで氏名が変更になっていたり、引越しなどで住所が変更になっている人は注意が必要です。

申請用紙にあらかじめ印刷されている氏名や住所が現在と異なっている場合には、この申請用紙は使用することが出来ません。
また人のやる仕事ですから誤字や脱字がある可能性がありますので、しっかりと確認をする必要があります。

もちろん誤字や脱字がある場合でも、その申請用紙を使用することが出来ません。
この場合には、現在住んでいる市町村窓口か同封されている宛名の台紙に記載れている連絡先電話番号に問い合わせをして、再交付を受けることになります。

電話番号

申請用紙には電話番号を記載する空欄があります。
ここに電話番号を記入します。
電話番号を記入する場合の注意点としては、日中つながり易い電話番号を記入することです。

もし、つながりにくい電話番号であったり、使われていない電話番号を記入してしまうと、個人番号カードの交付を受けることが出来なくなる可能性もあります。
必要があって問い合わせの際に電話に出ないという事態になれば、当然ですね。

外国人住民の区分

個人番号カードは、外国人つまり外国籍の方でも取得することは可能です。
共通番号(マイナンバー)は、日本国内に住民票がある人を対象として個人番号を割り振っていますので、外国籍の方も対象になるのです。
そこで申請用紙には、外国人住民の区分の欄が設けられています。
ここには外国人の方が持っている在留カードに記載されている内容が印刷されてきます。

外国人住民の方でカードの交付を受けようとしている人は、ここの記載内容が在留カードの記載内容と合っているかどうかを確認することが必要です。
もしも記載内容が異なっている場合には、この申請用紙を使うことが出来ませんので、現在住んでいる市区町村の窓口に連絡をして申請用紙の再交付を受ける必要があります。

点字表記の希望の有無

個人番号カードに、名前の点字表記をするか否かをチェックする項目です。
点字表記を希望する場合には、□を黒く塗りつぶすことで発行された個人番号カードに名前の点字表記がされています。

申請日

申請用紙の裏面には、申請日を記入する欄があります。
ここに記載する日付は、申請用紙に必要事項を記入したい日付を書くのが妥当です。

わざと過去に遡ったり未来の日付を書く必要はありませんので、正直に申請用紙を書いた日付を記載しましょう。

申請者氏名

申請日の下には、申請者氏名を記入する枠があります。
申請者の氏名の欄は、原則として自分で署名することになっています。
また自署が出来ない場合であっても「記名」つまりゴム印や印刷、代筆で名前を記入する方法も認められています。

この場合には、押印が必須となりますので注意が必要です。
しかし申請用紙には「申請者指名(自署)・印」と印刷されていますので、自分で署名して印鑑を押しておけば、指摘を受ける必要がないと言えます。

署名と記名の意味をきちんと理解している担当者であれば、記名と押印で何ら問題なく申請を受け付けてくれるでしょう。

顔写真添付欄

申請用紙には顔写真を添付する必要があります。
顔写真を添付する場合には、直近6ヶ月以内に撮影した正面、無帽、無背景のものを選択する必要があります。

大きさも縦4.5センチ横3.5センチと決まっています。
また万が一剥がれた場合の紛失を防止するために写真の裏面には、氏名と生年月日を記入します。

未成年の中で赤ちゃんのカード申請の場合には、人に抱っこした状態で正面を向いた状態の写真であればOKです。

また宗教上などの理由で、無帽が困難であるなどの場合には、お住いの市区町村の担当者に相談することで個別に対応することになります。

署名用電子証明書・利用者証明用電子証明書の発行の有無

e-TAXなどの電子申請やオンラインバンキングの登録などインターネット上で電子文書を作成や送信する際、その作成した文書が利用者本人が作成した真正なものであることを証明する署名用電子証明書。

行政や民間のホームページのマイポータルサイトにログインする際にログインをした者が利用者本人であることを証明することができる利用者証明用電子証明書。

この2つの電子証明書を機能を搭載するか否かをチェックすることになります。
基本的には搭載することになっていますが、搭載を希望しない場合には、□欄を黒く塗りつぶして申請することになります。

また15歳未満や成年被後見人には、原則として電子証明書の機能は搭載されません。

代理人記載欄

代理人記載欄は、15歳未満の子供や成年被後見人が個人番号カードの交付申請を行う場合にその法廷代理人が記入する項目です。

最も身近なのは、15歳未満の自分の子供のカードを申請を行う場合には、両親が記入します。

<下に続く>

マイナンバーカード郵送での申請手順②同封の送付用封筒で郵送

マイナンバー郵送申請

記載内容・顔写真添付を確認してポストへ

交付申請書に必要事項を記入し、顔写真を貼り付ければ、完成です。
続いてマイナンバー通知カードが郵送された際に同封されていた送付用封筒を取り出しましょう。

ここでもう一度、申請書に間違いなく必要事項が記入されているか、写真は糊付けされているかなどをチェックしましょう。
チェックする際には、送付用封筒の裏面にあるチェック項目を活用すると楽に出来ますよ。

また交付申請書は、マイナンバー通知カード、視覚障害者用の音声QRコードと一緒になっていますので、切り取ることを忘れずに行いましょう。
そして申請書を送付用封筒に入れ、ポストに投函して完了です。

送付用封筒の差出有効期間が切れている場合

送付用封筒(返信用封筒)の差出有効期間が切れている場合でも、平成31年5月31日までは切手を貼ることなく、そのまま使用することができます。

送付用封筒を追加で欲しいときは

送付用の封筒の追加が欲しい場合には、個人番号カードの発行手続きを行っている「地方公共団体情報システム機構(通称:J-LIS)のホームページ内にあるマイナンバーカード総合サイトの中に封筒材料のダウンロードページがありますので、ここで封筒材料をダウンロードして印刷、組み立てることで送付用封筒が完成しますので、追加で欲しい方はこの方法が便利です。

世の中にはインターネット環境がない場合もあります。
そんな時には、自分の住んでいる市区町村の個人番号カードの事務を担当している部署に相談してみることをお勧めします。

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マイナンバーを郵送で申請したあとはどうなる?

後日、個人番号カード交付通知書が届く

個人番号カード交付申請書を郵送して、3〜4週間が経った頃、個人番号カードの交付場所を知らせる交付通知書がハガキで自宅に郵送されてきます。

個人番号カード交付通知書を持って市町村が指定する窓口

自宅に郵送された個人番号カード交付通知書のハガキには必要事項を記載する欄があります。
必要事項とは、この個人番号カードは自分の意思で申請したものに間違いがないことを証明するために自分の住所と氏名、押印をすることになっています。
そして市役所、区役所、町役場、村役場の交付窓口がありますので、そこに行きます。

都市部の市役所や区役所では、窓口が混雑している場合があり、あらかじめ混雑が予想される市役所や区役所では予約制を採用しているところもありますので、事前に確認をしたほうが無難です。

受け取りに必要なもの

個人番号カードを受け取るためには、交付通知書の他に持っていかなければならない持ち物があります。
それは、
・通知カード
・本人確認書類
・代理権の確認書類
・住民基本台帳
です。

本人確認書類は、写真付きの住民基本台帳カード、運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、身障者手帳、在留カード、特別永住者証明書、一時庇護許可書、仮滞在許可書から1点が必要になります。
これらを持っていない場合には、名前と生年月日または名前と住所が記載されたもの(例えば健康保険証、学生証、年金手帳など)を2点が必要になります。

代理権を確認する書類は、戸籍謄本その他代理権を証明する書類が必要になります。
しかし、15歳未満の子供の個人番号カードの交付を受ける場合で、同一世帯かつ親子関係にある場合には、代理権の確認書類は不要になります。

この他に、暗証番号を事前に考えておく必要です。
暗証番号は、電子証明書や住民基本台帳事務用アプリの暗証番号になります。
電子証明書の暗所番号は、英数字6文字以上16文字以下、アプリの暗証番号は、数字4桁です。これは忘れないようにしないといけません。

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マイナンバーカードは代理人でも受け取りは可能?

マイナンバーカード郵送された男性

個人番号カードは代理人でも受け取ることは可能です。
この場合、本人が病気であったり、身体に障害があるなどやむを得ない理由で、交付場所に行くことが難しい場合に限り、代理人がカードを受け取ることが可能です。

この場合、交付通知書の他に必要な本人確認書類の数が増えるだけでなく、写真のない本人確認書類では交付を受けることはできません。
代理人としてカードを受け取り人の本人確認書類も2種類必要になってきます。

そして何より、本人が窓口にくることが困難であることを証明する書類が必要になります。
その書類は、医師の診断書や障害者手帳です。

このように本人確認が厳しくなるとはいえ、やむを得ない場合には代理人でも受け取ることは可能ということです。
しかし代理人が受け取る手間を考えたら、本人がいけるようであれば本人がいくことが無難ですね。

<下に続く>

従業員のマイナンバーを郵送で収集してもいい?

マイナンバーを郵送で収集する男

企業側が必要に応じて従業員からマイナンバーの提供を受けなければならない場面があります。
そんな時、会社としては従業員のマイナンバーを提供してもらう時に郵送での手続きは可能なのかこれから説明をしていきます。

条件を満たせば郵送での収集可能

個人番号(マイナンバー)は、年金などの社会保障や税金、保険などの災害対策にのみに使用することができます。
企業側としても従業員の年末調整後の税務申告するまでの間、従業員からマイナンバーの提供を受けて保管しなければなりません。

本来であれば、直接受け取ることが望ましいのでしょうが、それが不可能であった場合に郵送でも収集が可能です。
その条件としては、個人情報保護委員会で取りまとめた特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインで「容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる」とされています。

簡単にいうと外側から見えないようにして、追跡可能な方法で郵送すればいいよということです。

会社側が用意するもの

では、企業側では何を準備する必要があるでしょうか?
企業では従業員に郵送をしてもらうわけですから、追跡可能な方法でマイナンバーの郵送には郵送料がかかります。

そこで、簡易書留や特定記録郵便で返送が可能な封筒や追跡機能付きのレターパックなどを準備する必要があります。
また中身が透けないような対策を講ずる必要もありますので、レターパックはすけませんが普通の封筒だと透けてしまう可能性がありますので、紙で挟むとか色付きのクリアファイルを活用すると言った対策が有効です。

そこにマイナンバーを収集するための提出書や委任状の様式なども準備しておく必要があります。

マイナンバー郵送での収集の注意点

マイナンバーを郵送で収集する場合には、追跡可能な返信用封筒や中身が透けないための対策を講ずる必要がありますので、郵送で対応する従業員が多ければ多いほどコストがかかります。
郵送が便利だからと言って郵送だけに頼ってしまうと費用対効果を得ることができない可能性があることは注意が必要です。

また従業員それぞれが役所に赴いて取得してこなければならない住民票などの書類もあります。
それが従業員全員に指示が伝わっていないと二度手間になる可能性もあるので、従業員にきちんと意図と必要書類を伝えることも必要です。

従業員に用意してもらうもの

郵送でマイナンバーを収集する際に、従業員に用意してもらう必要があるものは、
個人番号カード(マイナンバーカード)またはマイナンバー通知カード
運転免許証、運転経歴証明書、パスポート、身障者手帳
マイナンバーが記載された住民票の写し
になります。

これらは、個人番号と従業員が一致する必要がありますので、マイナンバーだけでなく、身分を確認する書類を用意してもらうことが必要です。

<下に続く>

マイナンバーは郵送で申請が可能!のまとめ

マイナンバー制度が開始されて2年以上が経ち、今後もマイナンバーが活用される場面は増えていくようです。
それと同時にマイナンバー制度の恩恵を受けるためには、個人番号カードが必要になってきます。

個人番号カードは郵送でも申請が可能ですので、積極的に取得することがオススメです。
またマイナンバー制度の活用範囲が広がっていけば、企業側も従業員からマイナンバーの提供を受け管理する機会も増えていきます。

マイナンバーの提供を受ける場合には直接、提供を受けることが望ましいですが、郵送でも可能ですので場面にあった提供方法を正しく選択することが大切と言えます。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。 投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。
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