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2018/09/11

欠席メールの例文!大学の授業や会社の会議、飲み会等シーン別の書き方

社会人なら会議や飲み会、研修や懇親会、学生なら大学のゼミや授業など、参加する必要のあるものが色々と有ることが多いですが、体調不良等でやむを得ず休まざるを得ない場合も考えられます。
そんな時には欠席のメールを送らねばなりませんが、気まずかったり言いにくかったりして、どうすべきなのか迷うものです。

特にメールでの報告となると、相手の反応をダイレクトに受け取ることが不可能で、返信が来るまで反応がわかりかねるため、不安になりますよね。
そこで今回は、どうすればよりよい欠席のメールを作成することが出来るのか、ご紹介していきます。

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目次

欠席をメールで連絡する際の注意点

欠席の連絡の手段としてメールを選択する際、その事情の説明や謝罪の気持ちなど、盛り込まなくてはならない内容は色々有ります。
また、このとき伝え方も非常に重要で、少しのニュアンスの違いで相手に対して違った印象を与える結果に繋がります。

では、まずは欠席をメールで伝える際の注意点をみていきましょう。
欠席をメールで申し伝える際の注意点には、以下5点が挙げられます。

  1. 欠席連絡とわかるタイトルにし、冒頭に結論を置く
  2. 理由を書く際は言い訳がましくならないようにする
  3. 欠席することによる影響を思い計る
  4. 欠席の埋め合わせに関して言及する
  5. メールでの連絡となったことを詫びる

メールで欠席を伝えるに当たって、上記の注意点はどれも大切な事項です。
続いて、欠席をメールで申し出る際の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

1. 欠席連絡とわかるタイトルにし、冒頭に結論を置く

欠席メールのポイント

まず留意すべきなのが、タイトルのつけ方です。
欠席のメールは、様々な連絡の中でも重要度の高い事項です。

メールを入れていても相手が気づいていなければ、連絡が完了したとは言えませんし、来るものとして準備などを進められてしまうと、欠席による影響が大きくなります。
そのため、必ず早めに目を通してもらう工夫をする必要が考えられます。

そこでポイントとなるのが、タイトルで欠席連絡のメールと判断出来るようにするという工夫です。
タイトルで欠席のメールなんだとわかれば、相手も早めに目を通してくれます。

そして本文に入ったら、改めて欠席の旨を、最初に申し伝えるようにしましょう。
もちろん結成の理由を説明することも必要です。

しかし、結論を差し置いて理由を述べても、相手は話の容量を掴みきれないまま読み進めることになるため、わかりにくいメールと判断されます。
欠席連絡だけに限定する事項ではありませんが、メールの際には必ず欠席の旨から入るよう心がけましょう。

2. 理由を書く際は言い訳がましくならないようにする

欠席とは一般的に、少なからずどこか後ろめたさを感じさせるものです。
どうしてそんな理由で欠席するんだとか、仕方がないとはいえ結成なんて印象が悪いなどと思われるんじゃないかと考えると、なおさら後ろめたく感じます。

そんな感情から、無意識にも欠席の理由を伝える際に、メールの内容が言い訳がましくなりがちです。
シンプルにこんな理由で欠席しますとだけ伝えればいいところを、いかにやむを得ない理由なのか、いかに自分の意に沿わないことであるかを長々と述べてしまうのです。

しかし、本当にどうしてもやむを得ない事情と認められるなら、簡潔にその事情を伝えるだけで相手も理解してくれます。
逆に、休む側に落ち度の認められる事情と思われたら、言い訳がましく理由を述べれば述べるほど、印象は悪くなります。

欠席の理由を伝える際にはつい言い訳がましくなることも有りますが、そこは自制し、シンプルにありのままの理由を伝えることが大切です。

3. 欠席することによる影響を思い計る

欠席することによって、少なからず何かしらの影響が出るものです。
誰かが代わりの役割を担わなければならなくなったり、来るものと思ってその人の分の資料まで用意してもらっていたのにそれが無駄になったりと、その影響は様々です。

自分の欠席を理由に、どのような影響が生じるのかを、事前に一度想像してみましょう。
そして、それに関して自ら言及する姿勢が必要です。

欠席の連絡を受けて迷惑を被っても、その相手がそれについて気遣い言及してくれるかどうかで、相手の気持ちも随分変わってきます。
休むから自分には関係ないと捉えるのではなくて、休むことによってどうなるかというところまで、想像を及ばせてからメールを書いてみてください。

4. 欠席の埋め合わせについて言及する

欠席をすることによって生じる影響には様々考えられるという話題は、先に説明した通りです。
その影響の中には、後日カバーできるもの、カバーが望まれるものもあります。

例えば授業を休むケースでは、その授業で学ぶはずだったことは、どこかで学ばなくてはなりません。
友人との遊びの予定をキャンセルしたケースであれば、別日を設定する姿勢を見せる方がベターです。

そのような、欠席の埋め合わせをどのようにするのか、それもメールの中で述べておく必要があります。
欠席するからには、その穴をどう埋めるか、自分自身の責任で考えなくてはいけません。

5. メールでの連絡となったことを詫びる

本来、欠席を申し伝える際には、本来メールは選択肢として望ましく有りません。
メールは手軽な連絡ツールであり、相手の声や表情に直接触れずに何かを伝えられるものです。

だからこそ、言いにくいことも簡単にいえてしまうため、欠席連絡をメールで行うと、軽い気持ちで欠席していると捉えられかねません。
とはいえ、やむを得ずメールにて連絡しなければならない場合も存在します。

そうした場合には、メールでの連絡となったことを詫びましょう。
詫びることによって、本来は直接もしくは電話で伝えるべきだとわかっているという点を伝えられ、メールだからといって軽い気持ちで欠席しているとの誤解を防げます。

<下に続く>

大学の授業やゼミでの欠席メールの例文

では、大学の授業やゼミでの欠席メールの例文として以下を紹介します。

  1. 体調不良の場合
  2. 家庭の事情の場合
  3. 天候や交通機関の都合の場合
  4. 就職活動の場合
  5. 課外活動の場合
  6. 直前の連絡の場合

続いて、大学の授業やゼミでの欠席メールの例文を、それぞれ詳しく解説します。

欠席メールのタイミング

1. 体調不良の場合

お世話になっております。
〇〇の授業を受講しております、△△です。

本日の授業の欠席について、ご連絡致しました。
昨日から熱が出ており、薬を飲んで療養しておりましたが、まだ下がりません。

そのため、本日の授業をお休みさせていただきたいと思っております。
体調管理の甘さによりこのような事態を招き、申し訳ございません。

以後、体調管理には一層注意してまいります。
また、本日の授業内容につきましては、次の授業までに他の受講生より教えてもらっておきます。

よろしくお願いいたします。

先に述べた注意点以外のこのメールのポイントは、体調不良という自己管理の甘さについて素直に認めること、今後欠席しないように努めると宣言しておくことです。

2. 家庭の事情の場合

お世話になっております。
〇〇の授業を受講しております、△△です。

本日の授業の欠席についてお伝えいたします。
家庭の事情により、急遽実家に帰る必要があるためです。

急な事情での欠席連絡となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
次回の授業には参加できる予定です。

今回の授業につきましては、他の受講生から内容を聞いておきます。
よろしくお願いいたします。

このメールのポイントとしては、詳細に述べにくい事情であればこのようにサラッと触れるに止めること、次回の授業へは参加できるかに触れて置くことです。

家庭の事情というと、どれほどの期間そちらに対応しなければならないのか、他者にはわかりません。
そこについて言及しておくことが大切です。

3. 天候や交通機関の都合の場合

こんにちは。
ゼミ生の〇〇です。

大変申し訳ございませんが、本日のゼミの欠席に関してご連絡致しました。
天候の影響により、電車が運休しているため、大学へ行くことができないためです。

本日提出予定だった資料につきましては、このメールにて添付させていただきます。
よろしくお願いいたします。

このメールのポイントは、まず、天候や交通機関による欠席は、誰の責任でもないため、謝罪はあっさりでも大丈夫という点です。
また、欠席することによりできなくなったことについてどうカバーするのか述べることも、ポイントです。

4. 就職活動の場合

おはようございます。
ゼミ生の〇〇です。

本日のゼミですが、就職活動のため欠席いたします。
1次面接がゼミの時間帯と同じになったためです。

申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

就職活動も、体調不良などよりはあっさりとしたメールの文章でも大丈夫です。
次回授業に出た際には、就職活動の進捗具合について一言でも伝えるようにしましょう。

5. 課外活動の場合

こんにちは、ゼミ生の〇〇です。
次回のゼミですが、欠席させていただくことはできますでしょうか。

所属している部活動の試合が、ゼミの時間と重なってしまいました。
授業を優先するべきところでこのようなお願いを致しまして、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

こうしたメールの場合には、欠席させていただくことはできますでしょうか、という形で伝えることがベストです。
本来学業を優先させるべきところで、授業を休むということなので、こうした聞き方の方がベターなのです。

6. 直前の連絡の場合

お世話になっております。
〇〇の授業を受講しております、△△です。

本日の授業ですが、欠席させていただくことはできますでしょうか。
急な事情で大変恐縮でございますが、急遽実家へ向かうことになったためです。

直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

直前のメールとなった場合にも、欠席しますというのではなく、欠席させていただくことはできますか、というスタンスの方がベターです。

<下に続く>

会社での会議などの欠席メールの例文

では、会社での会議などの欠席メールの例文として以下を紹介します。

  1. 体調不良の場合
  2. 家庭の事情の場合
  3. 有給休暇の場合
  4. 取引先に連絡する場合
  5. 部下に連絡する場合
  6. 上司に連絡する場合

続いて、会社での会議などの欠席メールの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

1. 体調不良の場合

お世話になっております。
〇〇課△△でございます。

本日なのですが、直前のご連絡となり大変恐縮ですが、欠席させていただけますでしょうか。
昨夜より熱があり、本日も38度の熱が出ておるためです。

自己管理が不十分な結果であり、大変申し訳なく思っております。
代理対応については、□□に任せておりますが、何かありましたらご連絡ください。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

仕事を休むとなると、誰かに代理対応してもらわなくてはなりません。
それについてメール内で言及しておくとよいでしょう。

2. 家庭の事情の場合

お世話になっております。
〇〇課△△でございます。

本日、大変急であり申し訳ございませんが、欠席させていただきたくご連絡申し上げました。
子供が熱を出し、看病が必要になったためです。

急な欠席となり、大変申し訳ございません。
私自身は体調の問題もありませんので、何かございましたら、いつでもご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

会社の場合は、家庭の事情もある程度は詳細に述べる方がベターです。

3. 有給休暇の場合

お世話になっております。
〇〇課△△でごあいます。

本日は、有給休暇を取得したくご連絡申し上げました。
×月×日(×)、終日有給休暇を取得することは可能でしょうか。

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

有給休暇の取得方法については、会社によって様々ですが、メールで伝える際にはこのような文章になります。

4. 取引先に連絡する場合

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 △△部××でございます。

本日は、明日のお約束についての再調整をお願いしたくご連絡致しました。
緊急対応の事案が発生したため、明日明日の訪問の日程を変更していただくことはできますでしょうか。

直近ですと、○日、○日であれば終日お伺いすることができます。
弊社都合によりこのようなお願いを致しまして、大変申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

仕事で取引先に欠席連絡をする際には、そのメール内で必ず別日の提案を盛り込むようにしましょう。

5. 部下に連絡する場合

お疲れ様です。
〇〇です。

今日、体調不良で会社を欠席します。
△△様からご連絡があった場合には、代理対応をお願いできますか?

上司の□□さんにはすでに連絡しています。
わからないことがあれば、私か□□さんに聞いてください。

忙しいのにすいません。
今度ランチでも行きましょう。

部下にメールする際には少しフランクでもいいでしょう。
何かをお願いするのであれば、そのお礼についてもメールの中で言及しておけるといいですね。

6. 上司に連絡する場合

お世話になっております。
〇〇です。

急なご連絡となり申し訳ございませんが、次回のミーティングを欠席させていただきたく思います。
△△様へのアポイントが取れたためです。

必要資料につきましては、事前に提出いたします。
よろしくお願いいたします。

上司に連絡する場合にも、注意点をおさえ、欠席することによる穴をどう埋めるかについて言及しましょう。

<下に続く>

飲み会の欠席メールの例文

欠席メールの例

では、飲み会の欠席メールの例文として以下を紹介します。

  1. 体調不良
  2. 先約がある
  3. 次の日が早い
  4. 行きたくない
  5. 急用が入った
  6. 先輩との飲み会を欠席する

続いて、飲み会の欠席メールの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

1. 体調不良

こんにちは。
○年△△です。

本日の飲み会ですが、体調が優れず、欠席します。
人数に含めて予約していただいていたにも関わらず、申し訳ございません。

キャンセル料などありましたら、お伝えください。
よろしくお願いします。

サークルなどの飲み会を欠席する場合には、こうした例文になります。
お店によっては、キャンセル料が発生することもあるので、そこにも言及しておきましょう。

2. 先約がある

誘ってくれてありがとう!
すごく行きたいけど、その日は先約があって欠席でもいいかな…。

またの機会に誘ってもらえると嬉しい!
私も、飲み会するときには誘うね!

友人に飲み会に誘われたけれど先約があるというときには、またの機会に行きたいということを伝えましょう。
行きたい意思はあるけれど、ということを伝えることが大切です。

3. 次の日が早い

御誘い有難うございます。
色々とお話を聞けるいい機会ですし、行きたい気持ちは山々なのですが、実は次の日、朝が非常に早い予定です。

遅刻できない用事のため、大事をとって今回は欠席させていただきます。
また次の機会に、よろしくお願いします。

次の日が早いというのは仕方がない理由なのでそのまま伝えれば大丈夫です。
ただ、メールで行きたい気持ちは大いにあるということを伝えておくと、また次誘ってもらいやすくなります。

4. 行きたくない

お声がけ有難うございます。
ただ、非常に残何なのですが、最近体調を崩しやすいため、しばらくの間外食は控え、早めに休むようしています。

まだ体調を崩しがちなので、今回は念のため欠席させていただきます。
御誘いいただいたのに、すいません。

行きたくないということももちろんあるでしょう。
用事があるなどと言って断ることもできますが、それでは日程を変えてまた誘われる可能性があります。

このような理由をメールで伝えておけば、しばらくの間は誘われないでしょう。

5. 急用が入った

ごめん!
今日の飲み会行けなくなってしまった…。

急にバイトのヘルプを頼まれて。
本当にごめんね。

来週ならいけるけど、どうかな?

急な欠席になる場合には、メールにて別日程を提案することが大切です。
直前での結成になる場合にはなおさら、別の機会を提案するようにしましょう。

6. 先輩との飲み会を欠席する

こんにちは。
〇〇です。

今日の飲み会、すごく楽しみにしていたのですが、急用が入って行けなくなりました。
申し訳ありません。

今週末であれば飲み会に出ることはできるのですが、いかがでしょうか。
いけるようであればお店を予約しますので、ご連絡ください。

先輩がメールの相手の場合には、別日程を提案するだけでなく、次は自分がセッティングするという姿勢を示すようにしましょう。

<下に続く>

欠席のメールは、姿勢が大事!

欠席のメールは、どのように伝えるかも大切ですが、どのような姿勢を示すかも大切です。
仕事の場合には、相手が自分の会社の外の人なのか社内の人なのかによっても言葉遣いが変わってきます。

体調不良や急な予定など、その理由は様々ですが、大切なのは、申し訳ないという気持ちを示すことです。
相手の返信を見ないと相手の反応がわからない分、慎重に丁寧に、メールを書くことを意識しましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。 投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。
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