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2019/01/06

遅延理由書の必要事項と例文!書き方まで詳しく解説

社会生活を営んでいく上において、「遅延理由書」を書かなくてはならない事態というのは多かれ少なかれ訪れるでしょう。
ここでは以下に、遅延理由書は何か?という説明に始まり、遅延理由書はどんな時に提出するのかを考えていきます。

その上で、例文を交えて遅延理由書の書き方も掘り下げて考察していきましょう。

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遅延理由書って何?

遅延理由書とはそもそも何なのでしょうか?
遅延理由書というのは、手続きが必要だったり、提出しなくてはならない書類がある場合にも関わらず、その手続きや提出が期日までに間に合わず遅れてしまった場合に提出を求められることのある文書のことです。

一般的に、始末書の類ではあるものの、謝罪と反省に終始することを主眼に置いた始末書よりも、謝罪は交えながらもあくまでもやむを得ない事情で遅れてしまった理由を、具体的に説明し、了承をもらうことを旨とした文書が、遅延理由書になります。
完全にその書式や様式は決まっているものではありませんが、ケースごとにテンプレートの決まっているものもあるので、その場合には、そのひな形をそのまま使用するのが通例です。

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遅延理由書はどんなときに提出する書類?

遅延理由書の作成

公的機関への書類の提出の遅延

遅延理由書を提出する先として最も多いのは公的機関でしょう。
市区町村の役所関係から、警察署や税務署、公証役場など基本的に公的機関はすべての手続きに決まりきった手順の文書の作成と提出が求められます。

各届け出書類や、認可の書類、社会保険の資格の取得などに関して、その都度公的機関の窓口宛に必要な書類を作成し、決められた期限日時にその書類を提出しなくてはなりません。
これを遅延してしまった場合には、公的機関から遅延理由書の提出を求められることになります。

取引先への納期の遅延

公的機関への提出文書の遅延より遥かにシビアなものが、取引先への納期の遅延です。
取引先との関係の濃さにも依りますが、ざっくり「このくらいまでに納めてくれたらいい」という納期ではなく、「この日までに納めてもらわないと絶対に困る」という切迫した案件の納期なら、理由の如何を問わず、遅延した時点でアウトでしょう。

そのため、この場合は、納期に間に合わなくて取引先に迷惑をかえてしまったことは重々お詫びしつつ、まだ修復可能な案件においてのみとなります。
どんな理由で遅延してしまったかを、簡潔にかつ分かりやすく誠実に説明する遅延理由書を作成し、取引先に理解を求めることが肝要です。

工事等の作業の遅延

建築や土木関係の仕事をはじめ現場系の作業を伴う工事日程は、様々なコンディション要因が加わりますので、往々にして予定よりも工事開始日などが遅延してしまうことがあります。
このような場合には、クライアントはじめ迷惑のかかる関係者一堂に、ビジネスメールなどで、なぜ工事が遅れたのか?という明確な理由を説明する遅延理由書を送らなくてはなりません。

天候や、国際情勢その他の事情による材料物資の搬入の遅れなど、工事関係の遅延はよく起こりがちで、さらに理由も不可抗力的なものが大半であるため、理由を説明すれば、大抵の場合は理解は得られます。

社内での遅延

社内で遅延理由書を作成する場合には、主に直属の上司に宛てて作成する始末書にニュアンスが近くなります。
社内の場合には、書式などは比較的省略したフォーマットを取ることが多いですが、言い訳を書き連ねるのは得策ではありません。

社内の遅延理由書は、遅延した理由と「なぜそうなってしまったか?」をしっかりと分析して、今後の建設的な提案を添えて作成するのがベストでしょう。

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遅延理由書の必要事項

遅延理由書は、そのような案件に関するものか?どこに対して提出するものか?によってもだいぶ変わってきます。
多くの場合には、その案件に関する遅延理由書のテンプレートのようなものが用意されているケースです。

それらの遅延理由書を、ざっくりとまとめて俯瞰し、共通する必要事項を挙げていきます。
まずは、「日付」、「誰宛かの明記」、「住所(社名・所属部署)と氏名」をまずしっかりと記入すべきです。

その上で、遅延が生じてしまった理由を、書ける限り箇条書きで簡潔にわかりやすく説明した文を作成し記入します。
最後に、謝罪と今後の具体的な方策もしっかりと明記するのが遅延理由書における必要事項となります。

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遅延理由書の『理由』の例文

では、遅延理由書の例文として以下の5つを紹介します。

  1. 取引先への納期の遅延理由書
  2. 社会保険事務所への遅延理由書
  3. 工事の遅延理由書
  4. 自社の上司への遅延理由書
  5. 社内のイベント等が遅れた場合の遅延理由書

続いて、遅延理由書の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

遅延理由書の例文①:取引先への納期の遅延理由書

取引先やクライアントとの取引における納期の遅延はかなりの迷惑を多方面にかけることになります。
この場合のポイントとしては、本来の納品日と、遅延が発生したことによって実際に納品する納品日を併せて明記し、なぜ納期が遅延してしまったのかを箇条書きで簡潔に書くことが挙げられます。


・納期遅延理由書

平成30年10月1日

××社御中◯◯課長殿

株式会社△システムズ 遅井納太郎

平成30年8月31日に××社様に納品予定であった◆◆が、納期が遅延してしまい、平成30年10月20日の納品日になりました。
その理由について下記にご説明致します。

  1. ◆◆の開発段階で、想定外の不具合が発生しその修復に膨大な時間を費やしてしまいました。

  2. 不具合とともに細部のクオリティ修正を余儀なくされ、その部分を手を抜くわけにはいかないので、検査を含め当初の見積もりの1.5倍の絶対所要時間を要してしまいました。


遅延理由書の例文②:社会保険事務所への遅延理由書

社会保険資格取得の手続きを不注意などから放置してしまい、提出期限が過ぎた場合の社会保険事務所へ提出する遅延理由書の例です。


・遅延理由書

弊社の従業員田中一郎は、平成29年10月1日に正社員として入社していたにも関わらず、弊社事務担当者のミスにより田中の社会保険取得に関しての書類の提出が遅れてしまいました。

今後におきましては、このような失態のないように十分に注意していく所存です。
ですので、今回に限り何卒、社会保険取得届を受理していただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

平成30年10月1日

社会保険事務所長殿

東京都渋谷区渋谷◯-◯-〇

株式会社×△〇

代表取締役 抜田抜作 印


遅延理由書の例文③:工事の遅延理由書

工事が遅れた理由を明記して説明する文書です。
工事における遅延理由書でポイントとなるのは、今後の対策を明示することです。


・工事遅延理由書

平成30年10月1日

株式会社〇〇宛て

所在:東京都杉並区阿佐ヶ谷南●-●-●

商号:×××××××××

代表者:☆☆建設 家尾建 印

平成30年8月31日付で請負契約を結んだ以下の工事につきまして、次に申し述べる理由によって、やむなく工事が遅延しております。

工事件名:阿佐ヶ谷コミュニティモール(仮名)現場

工事場所:杉並区阿佐谷南

遅延理由:想定外の台風による2度にわたる工事の数日の中断を余儀なくされたことと、その被害により足場等も破壊されてしまい、初期の工程からのやり直しをしなくてはならなかったことが主因です。

今後の対策:工事の遅れを取り戻すべく、関連子会社や取引会社数社にも協力を仰ぎ、連携して急ピッチで10月20日までには工事の完了を目指すものとします。


遅延理由書の例文④:自社の上司への遅延理由書

社内の同じ部署の直属の上司に対して、命じられた案件、仕事が指示された期日に間に合わなかった場合の例文です。


平成30年11月1日

山田課長殿

遅延理由書

1の遅延した用件につき、下記2において説明します。

1.<遅延内容>-A社売掛金の回収

2.<遅延理由>-契約時に初回は現金での決済を問題なくクリアした、A社であったので、当社規定に基づき継続契約後は、手形での決済に切り替えました。
その手形の締め日と支払い日が、こちらの確認不足で先月から変わっており、売掛金の回収は来月末まで繰り越しになりました。


遅延理由書の例文⑤:社内のイベント等が遅れた場合の遅延理由書

社内における好例や定例の催しものやイベント関連を諸事象によって、遅延してしまった場合の例文です。


・遅延理由書

平成30年11月1日

総務部長殿

企画室 鈴木太郎

この度、秋恒例の社内芋煮会を、本来であれば10月末日までに開催すべきところを、業務多忙につきつい失念しておりました。

これにつきましては他意はございませんので、以上の事情をご理解いただき、できれば11月30日までに何らかの代替イベントを開催を考えております。


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遅延理由書の書き方(文例)

遅延理由書の書き方の流儀

では、遅延理由書の書き方の文例として以下の8つを紹介します。

  1. 社会保険に提出する場合
  2. ハローワークに提出する場合
  3. 納期が遅れた場合(社外)
  4. 社内向けの遅延理由書の場合
  5. 建築物の届け出が遅れた場合
  6. 屋外広告業登録の変更届が遅れた場合
  7. 獣医師が業務届け出を遅延した場合
  8. ミツバチの飼育の廃止申請が遅延した場合

続いて、遅延理由書の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

遅延理由書の文例①:社会保険に提出する場合

(文例)


社会保険事務所長殿

遅延理由書

被保険者番号◯◯◯の健康保険被保険者資格喪失届の提出が期日より遅れてしまったことについてご説明いたします。
提出が遅れてしまった理由として、被保険者本人から保険証の返却が無く、再三にわたる返却の催促も一切の回答が無いため回収不能届を提出する事態に至りました。

何卒、今回は事情をご理解いただき、御取り計らい頂きますようよろしくお願い申し上げます。

今後は、このようなことが無いように注意していきたい所存であります。

平成30年10月1日

東京都新宿区落合◯-◯-◯

株式会社 ××××

新宿支社長 東京江戸男


 

遅延理由書の文例②:ハローワークに提出する場合

(文例)


公共職業安定所長殿

今回、下記1の雇用保険被保険者資格取得届に関しまして、提出が遅れた理由は、下記2のとおりです。
今後は、届出期限までに提出するように注意を心掛けます。

1. 雇用保険被保険者資格取得届の内容

氏名、生年月日、雇入年月日、資格取得年月日、被保険者番号を列記

2. 遅延理由

該当する理由を簡潔に明記

事業所(所在地、名称、代表者氏名、電話番号、印鑑)を署名


遅延理由書の文例③:納期が遅れた場合(社外)

(文例)


株式会社△□ ◯◯殿

平成30年11月1日

株式会社×☆ ※※(自分の氏名)

今回、平成30年10月22日に弊社工場で起こりました生産設備の障害により、弊社工場の一部ラインの停止を余儀なくされました。
この不測の事態の影響として、貴社への商品XYZの納入が4日納期遅れとなりました件の詳細を、ここにご報告申し上げます。

障害発生日時・場所→事故の起こった日時を明記

事故状況→状況を簡潔に明記

事故対応→具体的な対応の仕方を明記

今後の対応→明確な方針を明記

不測の事故とはいえ、多大なご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございませんでした。
今後は、お客様にご迷惑をおかけしない、障害に強い体制を構築しますので、今後ともご愛顧賜りますよう、伏してお願い申し上げます。


遅延理由書の文例④:社内向けの遅延理由書の場合

(文例)


平成30年9月25日

業務管理部長殿

工事資材部 ××(自分の氏名)

遅延理由書

現場報告書の提出が遅延した理由につきまして、以下の通りご報告を致します。

1.遅延理由→然るべき理由を簡潔に明記

2.対策→具合的な対策を明記


遅延理由書の文例⑤:建築物の届け出が遅れた場合

(文例)


府中市保健所長様

府中市分倍河原◯-◯-◯
株式会社 ZZZZ
代表取締役 府中太郎 印

このたび特定建築物☆☆☆を使用し、一箇月以内に変更届を届出すべきところを、業務多忙のため遅延してしまいました。

今後は、このような不手際の無きよう十分注意いたしますので、今回の届出の受理について何卒よろしくお願いいたします。


遅延理由書の文例⑥:屋外広告業登録の変更届が遅れた場合

(文例)


平成30年9月10日

神奈川県知事様

横浜市青葉区美しが丘◯-◯-◯
株式会社 LLLLL
代表取締役 多摩プラ男 印

遅延理由書

このたび、屋外広告業登録の更新に関しまして、本来ならば定められた期限内に申請をすべきところを、業務多忙により申請が遅れてしまいました。

以後、このようなことが無きよう注意いたしますので、申請書類を受理してください。

以上


遅延理由書の文例⑦:獣医師が業務届け出を遅延した場合

(文例)


遅延理由書

平成30年11月1日

埼玉県知事殿

埼玉県所沢市××××
犬猫医師太郎(代表者の氏名) 印

このたび、獣医療法第3条による届出を10日以内に提出しなければならないところを、業務多忙のため失念してしまい遅くなりました。

以後は、このようなことのないよう十分に注意をし、獣医師法ならびに獣医療法を厳守しますので、何卒よろしくお取り計らい下さいますようお願い致します。


遅延理由書の文例⑧:ミツバチの飼育の廃止申請が遅延した場合

(文例)


平成30年10月15日

鹿児島県知事様

鹿児島県鹿屋市×××
蜂蜜舐太郎 印

このたび、蜜蜂の飼育を廃止して、1箇月以内に届出しなければならないところを、本業多忙のため、本日まで遅延してしまいましたことは、本当に申し訳ありませんでした。

今後は養蜂振興法及び鹿児島県蜜蜂の飼育に関する条例を遵守して、二度とこのようなことがないよう十分に注意いたしますので、何卒よろしくお取り計らい願います。


<下に続く>

遅延理由書はひな形が用意されていることも

遅延理由書は前述のように、ビジネスの場のみならず、私たちが日常生活していくシーンの様々な局面において必要となってくるものです。
公的機関をはじめ、多くの場合には、このような事態になってしまったケースに対応するためのひな型であるテンプレートがあらかじめ用意されていることが多いです。

こういったひな形があれば、その書式、形式に沿って遅延理由書を作成していけば良いので、大いに助かります。

<下に続く>

遅延理由書に関するまとめ

遅延理由書を作成する人

公的機関や仕事の場である社内・社外に対して提出する遅延理由書について、実際の文例なども交えて掘り下げて考察してきました。
多くの場合には、既にそのケースバイケースで、テンプレートが用意されていることが多いので、そのひな形に沿って作成していけば良いようです。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
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