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2019/01/04

降格願いの書き方と例文、提出時の注意点をご紹介!

辞表などに比べて知名度の低い「降格願い」は、提出する状況が特殊なため、社会人でも馴染みがない方も多いでしょう。
しかし、病気や家庭の事情など、さまざまな背景から役職を降りる選択肢を選ぶ人は、珍しくありません。

今回は、降格願いの書き方や例文、降格願いに関する注意点などを紹介していきます。

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降格願いとは?

降格願いは、自分の役職を下げてほしい旨を会社に伝える書面です。
一般的には、さまざまな事情・背景から「本来の業務がこなせなくなった」シチュエーションで提出されるケースが多く見受けられます。

また、企業や業種によって降格願いの制度を設けていない、明文化していないところもあるため、提出したからといって必ずしも降格できるものではありません。
降格したい理由や場の状況によっては、転職や辞職の選択肢を選ぶのもおすすめです。

降格願いと混同されやすいものとしては、「進退伺」などがあります。
自分の不手際で会社に不利益を与えてしまったことが理由であれば「進退伺」を優先するケースもあるため、降格願いを出す前に違いを確認しておきましょう。

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なぜ降格願いを出すの?降格願いを出す理由

では、降格願いを出す理由をみていきましょう。
降格願いを出す人には、以下の理由があります。

  1. うつ病など病気にまつわる事情
  2. 役職に対して能力不充分だと感じている
  3. 家族の看護や介護などによる家庭事情
  4. プレッシャーなどのメンタル面による問題

続いて、降格願いを出す理由を、それぞれ詳しくみていきます。

降格願いの理由①:うつ病など病気にまつわる事情

持病が悪化し降格願いを出さなければいけない人

降格願いを思考する理由の中で最もポピュラーなのが、持病の悪化などによる身体的な問題でしょう。
仕事や作業への意欲はあるものの、身体的な問題から役職のランクダウンを求める人は、少なくありません。

また、メンタル面の問題だとされやすい「うつ病」ですが、うつ病が発症するメカニズムは人によって変わります。
メンタルが強いとされている人でも、身体を酷使しすぎて疲労がたまり、そこからうつ病を発症するパターンもあるようです。

どの理由にせよ、病気を理由に降格を願う人は珍しくありません。

降格願いの理由②:役職に対して能力不充分だと感じている

地位の高い役職に就いた人であれば、持っている肩書や仕事量に対して自分の能力が見合っていない、と感じる人も少なくありません
責任感が強い人や真面目な人ほどこういった思考に陥ることが多く、能力不充分を理由に降格を願うパターンも見受けられます。

このケースの問題は、仕事量を調整したり、部下の管理体制を一新することで、問題を解決できることもあるようです。
また、降格したい理由の中でも、「考え直した方がいい」と引き留められやすいと言われています。

降格願いの理由③:家族の看護や介護などによる家庭事情

同居している家族、または遠方に住む家族の看護・介護のために、降格を願う人もいます。
家庭事情は降格願いだけでなく、辞職や転職などの理由としても珍しくなく、自身の病気や身体的事情と並ぶポピュラーな理由です。

家庭事情が絡むケースでは、企業によって「役職をダウンさせずに仕事の体制を調整する」ことで問題を解決できることがあります。
職場環境などにもよるので、信頼できる上司がいる場合は個人的な相談を持ち掛けてみるのもおすすめです。

降格願いの理由④:プレッシャーなどのメンタル面による問題

精力的に仕事に取り組んでいた人でも、役職に対するプレッシャーを感じた場合、降格願いを考えるケースが見受けられます
また、職場の環境が悪く、人間関係などの問題で降格を願う人も珍しくありません。

こういった事情では降格願いを受け入れてもらえないパターンもあり、ストレスがかかるだけで終わってしまうこともあるでしょう。
精神的ストレスから病気を発症することもあるので、環境を変えたいのであれば転職なども視野に入れておくと、心情的に楽になることもあります。

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降格願いを書く上でのマナー

降格願いをマナーに基づいて書いている様子

では、降格願いを書く上でのマナーをみていきましょう。
降格願いを書く際には、以下のマナーがあります。

  1. フォーマルな文体を心がける
  2. 降格したい理由を分かりやすく説明する
  3. 手書き文字は読みやすい字を書く
  4. 慎ましく丁重な文章を心がける

続いて、降格願いを書く上でのマナーを、それぞれ詳しくみていきます。

マナー①:フォーマルな文体を心がける

基本的に降格願いは、形式的・テンプレート的な書面でつづるものだとされています。
降格したい理由などを説明する時はフォーマルな文体を心がけ、なるべく文語体で記すのがマナーです。

文語体は、古い文体をベースにした様式だとされています。
現代は読みやすい口語体が主流のため、意図が伝わりにくいと感じるかもしれませんが、フォーマルな文体を目指すのであれば文語体を用いてテキストを作成するのがおすすめです。

また、降格したい背景事情によっては、「降格願」の部分を「降格伺」と記すこともあります。

マナー②:降格したい理由を分かりやすく説明する

この願いを出す経緯や理由について、書面の中で分かりやすく説明する必要があります。
家庭の事情であれば、その事情が読み手にきちんと伝わるように説明することを心がけましょう。

かと言って、長々と詳細を記文るのがいいというわけでもありません。
フォーマルな文体を意識しながら、書面のバランスを考え、なるべく簡潔にまとめるのがマナーです。

マナー③:手書き文字は読みやすい字を書く

手書きで作成する場合、読みやすくて分かりやすい字を書きましょう。
字を書くことに自信がない場合でも、誰が見てもわかるように丁寧に書いたり、字の大きさを統一するだけでも印象が変わります

また、デジタルツールで書面を作成する場合は、フォントの形式やサイズの違いに気を付けておきましょう。
手書き、デジタルともに、バランスのいい書面を心がけておくのがポイントです。

マナー④:慎ましく丁重な文章を心がける

普通の一般社員は基本的に、役職・立場に関する願いを出せる立場ではありません。
しかし、さまざまな観点から見ると、一般社員が「人事願い」を出してはいけないとも言い切れない風潮があります。

そういった背景の中で「願い入れる」ものとして考えると、謙虚で慎ましい記文はマナーの一つだと見ることができます。
フォーマルな文体と併せて、丁寧な文章を作成することを心がけておきましょう。

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降格願いの例文

一般的な降格願いをつづる際の例文として、以下を紹介します。

  1. 降格したい旨を伝える
  2. 降格したあとも仕事に励むことを説明する
  3. 不服申し立てをしないことを宣言する
  4. 最後に日付や名前などを記入する

続いて、降格願いの例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

降格願いの例文①:降格したい旨を伝える

定められたテキスト書式がないのであれば、まずは降格したい旨をつづるところから始めましょう。
冒頭に「降格願」と記し、名前、降格にまつわる事情を続けていきます。

この部分の例文として、「私、○○○○(名前)は、○○○○を理由に降格を希望致したく、ご承認賜るようお願い申し上げます。」をベースにしていきましょう。
もしも、降格を願う理由が持病にまつわるものの場合は、「私、△△△△は、持病の悪化を理由に降格を希望致したく、ご承認を頂きたく、お願い申し上げます。 」となります。

また、家族にまつわる事情で降格を願う時は、「私、□□□□は、家庭の事情を理由に降格を希望致し、ご承認賜りたくお願い申し上げます。」といった言い回しが可能です。
基本的に、降格に関する情報は分かりやすく、簡潔に記すのがベストとされています。

降格願いの例文②:降格したあとも仕事に励むことを説明する

降格したい旨を記したら、次は、降格したあとも業務を頑張ることを伝えます。
例文としては、「降格されました後も、お与えいただいた仕事には従前以上に一生懸命、取り組む覚悟である事をお誓い申し上げます。」のような言い回しが可能です。

また、仕事に励むことを説明する一文については、省略するケースも少なくありません。
降格願いをきっかけに、退職なども考慮しているのであれば、この一文を省略し、シンプルな書面を作成することも可能です。

しかし、転職などを考えておらず、降格したあとも同じ職場で働きたいのであれば、今後も業務を頑張る旨は記載しておきましょう。
いずれにせよこの部分は、願い入れる側の背景事情によって左右される文言です。

降格願いの例文③:不服申し立てをしないことを宣言する

書面で重要になるのが、降格を理由に「不服の申し立てをしない」という一文を添えることです。
この一文は、さまざまなルールがある書面の中でも大切な文言なので、入れ忘れないようにしましょう。

具体的なテキスト例は、「尚、この願いによる降格に関しての一切の不服申立てを致しませんこと、ここに申し添えます。」といったものが挙げられます。
基本的に「不服の申し立て」にまつわる記載は、書面の締めに入れることを頭に入れておきましょう。

降格願いの例文④:最後に日付や名前などを記入する

降格にまつわる全てのテキストをつづったら、最後に日付などを記しておきます。
日付などは「元号(例:平成) 年 月 日 社員名: 印」のように記載するのがベストです。

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降格願いを書くときの注意点!

さまざまなルールがある降格願いですが、作成する際の注意点をみていきましょう。
降格願いを書く際の注意点には、以下のものがあります。

  1. 定められた書式や用紙があるか確認する
  2. 降格したい理由を明確に記す
  3. 病気を理由にする場合は診断書を備える
  4. 「不服申立てはしない」旨を添える
  5. テキスト形式や見た目に注意を払う
  6. 降格してほしい意志が伝わるように記す

続いて、降格願いを書く際の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

注意点①:定められた書式や用紙があるか確認する

企業や職種によって、降格願い専用の記入用紙やテンプレートが用意されていることがあります。
書式によって書かなければいけない情報・省略する情報が変わるため、記文する内容を考える前に、定められている書式などがあるか否かを調べておきましょう。

定められているものがあれば、それを元に書面を作成していきます。
特に決まったものがない場合は、テキストの決まりごとやマナーを参照しながら、書面の内容を考えていきましょう。

注意点②:降格したい理由を明確に記す

願い入れをする事情や背景などは、分かりやすい内容で記すように心がけます。
定められている書式がない場合、長文で事情を説明する必要はありませんが、短いテキストでもポイントを押さえ、要点をわかりやすくするのがベストだと言えるでしょう。

注意点③:病気を理由にする場合は診断書を備える

病気などの身体的な問題を理由にしているのであれば、事前に病院で診断書をもらっておくのがおすすめです。
基本的に病気を理由にしているケースは、診断書の提出を求められる事例が多く、事前に備えておくことで、会社とのやり取りの手間を減らせます。

また、業務に携わる中で病気になってしまった場合、労災認定を受けられるケースもあります。
診断書は、退職を視野に入れている時にも必要になるので、なるべく備えておきましょう。

注意点④:「不服申立てはしない」旨を添える

書面には、必ず「不服の申し立てはしない」という記文を添えなければなりません
これは、降格となった社員が「納得できないまま降格された」と会社を訴えるケースがあるため、会社を守るための一文と言えます。

「自身の都合で降格の願いを出す」ケースであれば、注意点は「降格後の待遇を事前に話し合う」ことでしょう。
特に給与面などは、働くうえで大切な条件の一つなので、しっかり相談しておくのがおすすめです。

注意点⑤:テキスト形式や見た目に注意を払う

フォーマルな文体を心がけていても、テキストの形式や書面の見栄えが悪いと、印象が悪くなってしまいます。
また、読みにくい字をつづるのも失礼にあたるので、書面の体裁を整えるように気をつけましょう

注意点⑥:降格してほしい意志が伝わるように記す

これは対処が難しいところですが、テキストを作成する際、「自分が降格に対して本気である」と伝わるような書面を心がける必要があります。
まれに「降格を願い入れられたが、情状酌量を期待しているように見える」とされるケースがあり、こういった判断をされてしまうと、ほとんど降格願いを受け入れてもらえません。

このような決めつけをされないためにも、書面を作成する際にはテキスト形式を確認し、決まりごとのポイントを押さえて作成するのがおすすめです。
また、謙虚で慎ましい記文が望ましいですが、情状酌量を期待していると思われないように、へりくだりすぎないことにも気を付けておきましょう。

<下に続く>

降格願いの書き方は、企業や事情によって異なるので注意!

降格願いを出すか悩んでいる人

基本的に降格願いは、ある程度テキスト形式が定められています。
しかし、願い入れる側の事情や企業の決まりによって「記さなければならないこと」が違うため、信頼できる上司がいるようであれば、まずプライベートな相談から進めていくのも一つの手段です。

降格には多種多様な事情があるかと思いますが、まずは自分と家族を大事にして、納得のいく結論を出せるようにしていきましょう

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