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2019/04/04

返信不要の本当の意味と心理!ビジネスシーンでの例文を紹介

ビジネスシーンにおいては様々な仕事相手や得意先、社内であっても他部署など、メールのやり取りで連絡を取り合うことは普通です。
そんなメールの中でも、「返信不要」と書かれたメールもよく見かけますよね。

ここでは以下に、「返信不要」の意味や使う場面などを、例文を交えて考察していきましょう。

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返信不要の意味・類語

意味

メールなどに「返信不要」と書き添える意味は、大雑把に分けて3つほどあります。
1つ目は、必要事項を一方的に伝達するだけが目的の場合。

2つ目は、相手に気を遣い「お忙しいのでわざわざ返信する手間はかけなくて結構ですよ」という配慮の意味。
3つ目は、「返信をもらっても煩わしいし面倒臭いので、返信はいりません」という遠回しの返信拒絶の意味です。

ビジネスメールで、「返信不要」という語句を書き添える場合には、大抵の場合は、1つ目の意味になるでしょう。

類語

「返信不要」とは、レスポンスは要らないという意味ですが、こういったニュアンスの言葉は、作り変えれば無数にあるでしょう。
一般的に使う類語としては、「ご返事は結構です」が最もポピュラーな言い回しになります。

また「ご返信には及びません」や「返信無用」などでも、同じような意味として相手には伝わるでしょう。
要するに、中身の意味は同じであっても、その相手などによって、言い回しに多様性が生まれるといった類語が多くなるわけです。

敬語表現

ビジネスメールなどで、文末に「返信不要」とだけ記す場合、自分と同等や目下にあたる相手なら特に問題はありません。
言いたいことは十分これだけ伝わりますからね。
しかし、相手が目上の人や顧客など、こちらが一歩下に下がる必要のある相手には、「返信不要」だけではぶっきらぼうで、失礼にあたることも多いです。

目上の人や上司などにメールする場合には、もう少し丁寧な言い回しにするように心がけましょう。
具体的には「尚、ご返信を頂くには及びません」とか「ご返信はお気遣いなく」などに言い換えると、目上の人相手でも特に失礼には当たらないでしょう。

単に、「返信は不要でございます」と文章にするだけでも、「返信不要」と要件だけ縮めて記すよりは、丁寧です。

英語表現

ビジネスシーンでは、得意先や顧客によっては、英文でメールのやり取りをする業種や部署も多いでしょう。
英語で、「返信不要」という旨を伝えたい場合には、どう書けば良いのでしょうか?

「返信不要」は英語では、"no reply needed"や"no response necessary"と訳します。
そして、実際の英文メールのやり取りでは、これらのイディオムの頭文字を取って"NRN"と略して使うことがほとんどです。

これ以外にも、"No Need To Reply"(返事は要らない)から頭文字だけを略して"NN2R"と略す英語圏の人々も多いです。
2=Toで、日常よく使われる表現です。

<下に続く>

「返信不要」を使う場面って?

返信不要を使うシーン

では、返信不要を用いる場面をみていきましょう。
返信不要を用いるには、以下の5つの場面があります。

  1. 社内回覧メールなど伝達事項を周知する場合
  2. 相手が多忙な場合
  3. クレーム対応が完了した場合
  4. 上司などに業務報告を行う場合
  5. 部下などに命令をする場合

それぞれの「場面」について詳しくみていきましょう。

返信不要を用いる場面①:社内回覧メールなど伝達事項を周知する場合

「返信不要」を使う場面として、最も代表的なものに、社内などで全社員に一斉送信するような、一方的な伝達事項のメールが挙げられます。
この類のメールは、要件を知らせることだけが目的で、しかも不特定多数に宛てたものです。

こういったケースでは、いちいち全員の「了解しました」といった返信は要らないわけです。
沈黙をもって了解の意とするといったことが普通であり、本当に返信をしても、差出先に迷惑になるだけの種類のものです。

このような種類のメールの場合には、伝達が必要な要件文だけを簡潔に書き、その文末に、「返信不要」と書き添えるのが定型となっています。

返信不要を用いる場面②:相手が多忙な場合

特に急ぎの要件のないビジネスメールや、得意先へご機嫌伺いのメールなどにおいては、相手が特に忙しい立場の人の場合には、そのことへの配慮が大事になります。
こちらが伝えたいことや、あいさつ文などを述べた後で、「返信不要」の旨を書き添える使い方があります。

この場合には、業務的に「返信不要」ではなく、文末に、「お忙しいことと存じますので、ご返信はどうかお気遣いなく」といった敬語での言い回しに変換するのが通例です。

返信不要を用いる場面③:クレーム対応が完了した場合

顧客を相手にするビジネスでは、契約などに関するクレームはつきものです。
この場合、クレームに関するフォローや対応が完了するまでは、何度でも礼を尽くして、顧客や取引先に謝罪をしつつ応対をしなくてはなりません。

しかし、その段階が終わり、クレームもひと段落して解決した場合には、最後に謝罪と反省の文句の後に、「では、これにて特に問題がおありで無ければ、ご返信は不要です」などと書き添えて終わります。

返信不要を用いる場面④:上司などに業務報告を行う場合

特に問題もない日常の業務報告を直属の上司などにメールで行う場合にも、「返信不要」をよく使います。
上司の方でも、何か変わったことでもない限りは、わざわざ返信を打つことは面倒なわけです。

この場合には、ひととおりの報告を記したあとで最後に、「報告内容を御了解いただけましたら、ご返信には及びません」などと書き添えるのが普通です。

返信不要を用いる場面⑤:部下などに命令をする場合

上司が部下が担当する仕事の案件の内容に対して、直接メールで指示や命令を出す場合にも、「返信不要」を使う場合は多いです。
こういった場合のメールは、特に必要に迫られている具体的な命令の必要なものであり、そのため、直ちに実行せよ、というニュアンスが多分に含まれます。

命令や指示を手短に書いた文末に「返信不要」と書き添えるのが普通です。

<下に続く>

「返信不要」は上司に使っても良い?

ちらっと前述したように、「返信不要」という言葉は、要件を伝えるには必要十分ではあるものの、あくまでも自分と同等か目下の相手に使う言い回しになります。
目上の人やお客様、上司など、自分より格上の相手に使う場合には、「返信不要」ではなく言い回しを敬語に変える必要があります。

ただ、お客様や外部の目上の人相手のように、恭しく丁寧になり過ぎる必要は上司相手には不要です。
あくまでも、失礼にならない程度の敬語表現が丁度良い言い回しです。

具体的には、「返信は不要です」程度で十分です。

<下に続く>

ビジネスシーンで「返信不要」を使うときの例文!

返信不要を使う場所

では、ビジネスシーンで「返信不要」を使うときの例文として以下の6つを紹介します。

  1. 同じプロジェクトの日常の打ち合わせの例文
  2. 顧客やクライアントに対する確認事項の省略の例文
  3. 何らかの事務処理を自分が代行してあげた際の例文
  4. 現場が無事に終了した際の報告の例文
  5. 社内の部下への帰社が遅れる報告のメールの例文
  6. 何らかのサービスを追加で行った際のお礼の返信不要を宣言する例文

続いて、返信不要の例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

返信不要の例文①:同じプロジェクトの日常の打ち合わせの例文

(例文)


Aの現場の見積もりに関しては、屋上施工の際に、防水シートを施す必要があることを確認しました。
その上で、ホールインアンカーの施工を慎重に進めていくのがベストであろうと思われます。

その旨、先方の施設管理会社の担当者にも私の方から既に伝えておきましたので、ご了承ください。
とりあえず、ご報告まで。

尚、この内容を了解されたなら返信は不要です。


返信不要の例文②:顧客やクライアントに対する確認事項の省略の例文

(例文)


当社のシステムサーバーは、定期メンテナンスのため、来週16日の11:00-18:00の間は使用不可になります。
この間に御用のある方は、電話で直接対応いたしますので、その旨どうかご了承いただきたく存じます。

この件につきまして、御了解されましたら、ご返信には及びません。


返信不要の例文③:何らかの事務処理を自分が代行してあげた際の例文

(例文)


昨日は、××社との合同プロジェクトの新案件で、深夜まで残って残務を行っていました。
その際に、ついででしたので、あなたの残務分の処理と収益日計表の計上も済ませておきました。

特に問題なければ、ご了承いただいたということで、返信は不要です。


返信不要の例文④:現場が無事に終了した際の報告の例文

(例文)


◯◯建設のショッピングモール建設の現場、当社の持ち場である駐輪場の基礎施行は、本日で完了しました。
一通り、現場の写真を添付しますので、お目とおしを願います。

チェックしていただいた上で、ご指摘の点などございませんでしたら、ご返信には及びません。
問題なしで承諾済ということで、明日からは予定通り、上物の建設工程に取り掛からせていただきたいと思います。


返信不要の例文⑤:社内の部下への帰社が遅れる報告のメールの例文

(例文)


名古屋支社での打ち合わせ、当初よりも3時間も長引きました。
帰りは、新幹線を1本送らせてそちらに戻りますので、帰社は19:00を過ぎてしまうと思われます。

待っていてもらうには及びませんので、どうか皆さんは先にめいめい定時でお帰りください。
この内容をご了承されたなら、返信は不要です。

本日もお疲れさまでした。


返信不要の例文⑥:何らかのサービスを追加で行った際のお礼の返信不要を宣言する例文

(例文)


毎度のご愛顧、まことにありがとうございます。
本日も、オードブルセットのご注文を頂きまして大変感謝いたします。

本日は、日頃御贔屓にしていただいているささやかな感謝のしるしとしまして、チリ産の赤ワインと白ワインのボトル2本をサービスさせていただきました。
あくまでもサービスですので、この分のお代はいただきません。

尚、この旨ご了解いただけましたら、ご返信には及びません。


<下に続く>

「返信不要」と記されたメールには返信すべき?

上司からのメール

職場の上司からの「返信不要」のメールの扱いはけっこう厄介です。
その文字通りに真に受けて、スルーして一切返信しなければ、後になって「あいつは返信もよこさない」とチクリとやられたりすることはよく起こるものです。

これを防ぐには、「返信不要」と文末に書き添えてあっても、簡単に「了解しました」とか、「そのようにしたいと思います」とか、簡単な一文のメールを返信しておくことが無難でしょう。

同僚からのメール

同僚からのメールに「返信不要」が書き添えてあった場合には、返信すべきでしょうか?
同僚との関係は並列でフラットなので、わざわざ返信が要らないと断ってあるメールに対して返信する必要はありません。

その意図に従って、返信しなくても構いませんし、同僚に返信不要と告げる場合には、「忙しいからわざわざ返信してくるなよ」というニュアンスも多分に含まれている場合も多いので、返信する必要はありません。

友人からのメール

友人からのメールに返信不要とある場合には、ケースバイケースで対応を変えるべきでしょう。
その友達がどんな関係性か?にもよりますし、その要件にもよります。

親友であっても、友達思いの人などは、相手の忙しさを配慮して、本当は返信が欲しい場合であっても、「忙しいのにわざわざ時間を割いて返信してもらうのは申し訳ないからいいよ」というニュアンスで「返信不要」を書き添えるケースも多いのです。
このようなケースでは、こちらも気を利かせて、キチンと返信してあげた方が友人も嬉しいでしょう。

また、本当に返信は要らない用件、例えば、この後実際にすぐに会う予定になっているとか、の場合には言葉通り返信はしなくて構いません。
あくまでも、ケースバイケースで判断すべきでしょう。

好きな人からのメール

好きな人、特に好きな異性などからメールをもらった場合には、いくら文末に「返信不要」と書き添えてあっても、返信せずにはいられない心情になるでしょう。
実際に、この場合にもこちらの手間や忙しさを気遣って「返信はいらない」と書き添えている場合も多いと考えられます。

このようなケースでは、返信しても相手も迷惑にはならないでしょう。
ただし、相手が本当に面倒臭かったり、返信されると迷惑なので、返信不要と書き添えているケースもあります。

このあたりは、自分と好きな人との関係性を客観的に考慮して判断することが必要になってきますね。
好きな人が今、忙しいような状態であれば、素直に返信不要の指示に従うべきでしょう。

<下に続く>

返信不要に関するまとめ

返信不要の文言

「返信不要」と断るメールについて、ビジネスやその他の様々なシチュエーションでの使い方を掘り下げて考えてきました。
特にビジネスシーンの忙しい最中の業務連絡などでは、「返信不要」という文言は頻繁に使われます。

相手やその要件によって、本当に返信しなくて良いのか?返信した方が良いのかを常に考える癖をつけていきたいものです。

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