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2019/04/26

引用返信とは?引用返信のやり方やケース・ツール別の設定方法!

ビジネスシーンをはじめ、人生の中でメールを送信する機会はたくさんあります。
そんなメールの機能についている「引用返信」とは一体何なのでしょうか。
また、それは何の目的のためにあるのでしょうか。
この記事では引用返信の使い方だけではなく、必要な場面などの紹介をしていきます。

Large business communication computer 261706

引用返信とは?

まず、引用とは他人の文章や言葉を自らの文章の中に取り入れて、使用する行為のことを指します。
そして、引用返信とは自分宛てに送信されてきた相手からの言葉や文章を原文のままで残し、それに対して返信を書き込んで返信する手法のことです。

メールソフトで引用を行う場合は、行頭に半角で「>」という引用符が自動的につきますので、見分けやすいと思います。
差出人の文章を残しながらメールを作成する方が内容の取り間違いも少なくなることから、好んで利用するビジネスマンが多い機能です。

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引用を使って返信する方が伝わりやすくなる?

引用返信とは何か

一番大きなメリットは「内容の勘違いや取り違え」が極端に減ることと言えます。
引用返信を使用しているメールの場合、1通のメールの中に、相手の差し出した内容と、その下に挿入した自身の書いた返信が交互に登場するような形になります。

これによって、受け取った相手が内容を読み違えることなく、話を進めることが出来ます。
仮に引用をせずに返信をする場合、相手から質問された内容についても触れておかないと相手に伝わりにくくなってしまい、新たに書き直すことによるミスも誘発してしまうでしょう。

また、引用することで「あれ、なんて書いてあったかな」と内容を忘れてしまったり、その確認に時間を使ってしまったりすることも無く、メールの作成スピードが格段に向上します。

パソコンで引用返信

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メール返信における引用の種類

メール返信における引用方法には2種類あることに気が付くのではないでしょうか。

全文引用

全文引用は文字通り、受信したメールの宛先、ヘッダー、署名のフッターに至るまでのすべての文言を付けたまま返信する方法です。
この方法のメリットは、今までのメールのやり取りの履歴を全て一つのメールで確認することが出来ることです。

毎回のメールにこれまでのやり取りが記録されて送信されてきますので、メールボックス内で対象のメールを検索したり、過去のメールに戻って読み直したりする必要がありません。
様々な方からたくさんのメールが送信されてくる忙しい方にとってはとてもありがたい機能となっています。

一方でこの方法は、やり取りを繰り返していくうちにメール自体が長くなってしまい、非常に読みづらいものとなってしまいます。

部分引用

部分引用は返信するべき必要な部分だけ引用で抜き出して返信する方法となります。
質問されている個所だけを返信メール内に記載し、その下に回答を記載して送信するという方法です。

この方法のメリットは、全文引用する場合に比べて、文面の長さも全体的な見た目も整然とまとめることが出来ることです。
読みやすい長さにまとめることが可能なので、読む人からすると話の内容をつかみやすく、次の返信がしやすいメール形式と言えます。

しかし、デメリットとして、受信側(返信をする側)の理解力と判断力が必要となります。
なぜなら、引用すべき部分と削除するべき部分の判断を返信者がする必要があり、相手の考えて欲しいと望んでいる内容とは違う返信になってしまう可能性があるからです。

最悪の場合、誤って重要な質問事項を削除してしまい、返信を記載せずに送信して誤解を招き、相手との信頼関係にひびが入ってしまうこともあり得ます。
部分引用を利用する際は、前後の文脈におかしなところが無いかを確認し、返信が漏れていないかの確認を必ず行うことが必要ですので注意しましょう。

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メールの返信に全文引用はNG?

特にビジネスシーンではメールの返信マナーは非常に重要です。
受け取る相手に手間をかけさせない返信を心掛けすることが基本のマナーになります。

結論を言いますと、返信時に元メールを全文引用するのは避けることが望ましいです。
不要な部分まで引用されたメールは相手にとって読みづらい(=手間を取らせてしまう)ものとなってしまうからです。

送信相手の大切な時間を必要以上に使わせるようなメールは当然ビジネスシーンの中でNGとなっています。
つまり引用返信をする中で重要なことは必要な部分だけ引用する「引用返信」の技術となります。

そして引用返信をする際もメールの返信は基本的に即レスを心掛け、忙しいときでも丁寧な言葉遣いで引用返信メールを即時に送ると「仕事が早い人」という印象と「相手の立場に立って考えてくる人」という好印象を持ってもらうことが出来ます。

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引用を使ったメールの返信方法【キャリア別】

ここでは携帯キャリア別のメールの返信方法を見ていきましょう。

au

auのキャリアメールには「@ezweb.ne.jp」のメールドメインが適用されています。
auの引用メールの主な返信方法としては以下の方法があります。

  1. Eメールを起動する
  2. 「メニュー」を開く
  3. Eメール設定
  4. 「送信作成設定」を表示し、「返信メール引用」の箇所にチェックを入れる

上記の手順をとることで引用返信をする設定が完了になります。

docomo

docomoの場合は以下のような方法を取ります。
まずはドコモメールを利用している場合です。
ドコモメールは「@docomo.ne.jp」のメールドメインが適用されています。

  1. ドコモメールを起動します
  2. 右下にある「その他」より「メール設定」を開きます 3.「署名・定型文・引用」を選択します。
  3. 「引用」の中に「引用有無設定」がありますので選択します
  4. 「引用する」を選択する

上記の流れで引用返信を行う設定が完成し、受信メールから引用返信が出来るようになります。
続いて、spモードメールです。

  1. spモードメールを起動します。
  2. 「メール設定」を選択します
  3. 「その他」の中の引用有無設定を選択します
  4. 「常に引用あり」または「毎回確認」を選択する

上記の設定で引用返信が可能となります。
実際の使用はドコモメールと同じ方法となります。

softbank

最後にsoftbankです。
ソフトバンクモバイルのキャリアメールは「@softbank.ne.jp」のメールドメインが主に適用されています。

ソフトバンクモバイルのメールで引用返信を行う場合は受信メールを起動した際にあるメニューバーから「引用返信」というボタンを選択することで引用返信可能となります。

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引用を使ったメールの返信方法【ケース別】

キャリアメールと異なり、Web上のサーバーを経由した メールサービスの場合の引用返信方法を紹介します。

iphone

iphoneは日本で大人気となっているアップル社の機種ですが、この機種のメールには、「必ず引用返信」という縛りがつけられています。
そのため、他のキャリアの様に引用返信の設定をすることも不要ですし、返信ボタンを押すだけで、手軽に引用返信を利用することが出来ます。

引用返信機能を取り外せる機能はついていませんので、iphoneの場合は根本から引用を削除することが出来ません。
部分引用をしたい場合は文章部分を長押しして削除したい部分をドラッグし、削除ボタンを押す必要があります。

アップル社はiphoneをビジネスシーンでの利用すること想定していますので、引用返信が標準装備としてついていると考えられます。

pc

基本的どのメールソフトにも「メール設定」の項目がついていて、その中から引用返信を行うか行わないかを選択することが出来ます。
pcよりメールを送信する場合は、ビジネスシーンなど改まった場面が多いと考えられますので、引用返信を利用しましょう。

具体的には、返信ボタンをクリックするとどのように返信するか(引用するか全員に返信するか等)を選択できる場合が多いので、その中でシーンに応じた返信方法を選択することが出来ます。

Gmail

GmailはGoogle社が提供している無料のメールサービスのことです。
「Googleドライブ」と「Google+フォト」という他のサービスにおける利用データ量と合わせて15ギガバイトの容量が使えるサービスとなっています。

こちらもpcメールと同じく、返信の作成開始時に返信ボタンを押すと、どのように返信するか(引用するか全員に返信するか等)を選択できる場合がほとんどです。
返信時に引用返信を選択すれば返信画面に受信したメールが引用された状態で表示されます。

Yahoo!mail

Yahoo!mailはYahoo!JAPAN社が提供している無料のメールサービスのことです。
こちらのメールでもこれまでのメールと同じく、「返信」ボタンをクリックすることで、「引用返信」ボタンを選択することが出来ます。

「全員に引用返信」を別で選択することもできるので、初心者でも使いやすくなるような工夫がされています。

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【番外編・例文】効果的な引用・返信の仕方

では、効果的な引用・返信の仕方の例文として以下を紹介します。

  1. 先方からのスケジュールに関する質問に回答する場合
  2. お客様からのお問い合わせの場合
  3. 業者から納品日のお知らせの場合

効果的な引用・返信の仕方の例文を、それぞれ詳しくみていきましょう。

引用・返信の例文①:先方からのスケジュールに関する質問を抜粋して回答する例文。

(先方からのメール)
ミーティングの日程につきまして、5月1日(金)13時から、もしくは5月4日(月)でいかがでしょうか。
大変お手数ではございますが、ご検討いただきますようによろしくお願いいたします。

(引用例)
大変お世話になっております。
株式会社△△の○○と申します。

ミーティングの日程につきまして、5月1日(金)13時から、もしくは5月4日(月)14時からのいずれかでいかがでしょうか。
大変お手数ではございますが、ご検討いただきますようによろしくお願いいたします。

ご提案いただきましたご日程のうち、5月4日(月)14時からでお願いできれば幸いです。
いかがでしょうか。
よろしくお願いいたします。

引用・返信の例文②:お客様からのお問い合わせの場合の例文

(先方からのメール)
御社の商品について質問します。
Aという新商品の関東地区での発売日はいつか教えてください。

また、その商品を千葉県で買おうと思うと、販売店はどこですか。
よろしくお願いします。

(引用例)
この度はお問い合わせいただきまして、ありがとうございます。
以下、返答をいたしますのでご確認ください。

Aという新商品の関東地区での発売日はいつか教えてください。
関東地区での発売日は1月1日(金)となっております。

また、その商品を千葉県で買おうと思うと、販売店はどこですか。
スーパー○○の千葉駅前店となっております。

以上となります。
それでは、今後ともよろしくお願いいたします。

引用・返信の例文③:業者から納品日のお知らせの場合

(先方からのメール)
発注いただいておりました弊社の商品についてご連絡します。
5月3日に150セット、5月10日に残りの250セットを納品させていただきます。

(引用例)
お世話になっております。
この度はご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。

5月3日に150セット、5月10日に残りの250セットを納品させていただきます。
承知いたしました。
ご連絡ありがとうございます。

上記の様に返信すると相手にも間違いなく伝えることが出来ますし、記録としても残しやすいので効果的となります。

<下に続く>

引用返信のやり方やその設定方法についてのまとめ

引用する返信をマスターする

引用返信機能は全文を引用して長く返信することよりも、必要な部分をピックアップして引用する方が相手にも伝わりやすく、良い引用返信と言えそうです。
また、引用返信の設定方法はキャリアや使用するメールサービスによっても異なりますが、基本的には「引用返信」と書かれたタブをクリックすることで引用返信を利用することが来ます。

今後の引用返信の利用にはシーンをしっかりと見極め、必要に応じて行ってください。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。

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