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2018/11/02

上手な日報の書き方とは?短時間で書くコツや読みやすいポイント!  

日報を提出する機会がある人は多くいるでしょう。
しかし、自分の書いている日報が本当に意味のあるものなのかを疑問に思う人もいるのではないでしょうか。

意味のある日報を書き、自分の評価へと繋げていくための書き方を紹介していきます。

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目次

日報とは?

日報の書き方に苦戦している人

日報とは、常にコミュニティの中で書く機会が多いものといえます。
言い方は違えど、小学生の時に日誌を書いていた人も多いでしょう。

中学・高校と書いてきた方もいるのではないでしょうか。
社会人となり会社からも日報の提出を求められている人は多くいます。

日報がなんのために存在しているかといえば、自分を管理する立場の人に自分が何に取り組んだか、どういう意識をもっているのかを示すためです。
そうしたことを上の立場の人が知り、キャリアアップのためのアドバイスなどをしてくれるのです。

雑に書けばそれがそのまま仕事の評価となる可能性もあります。
きちんと書けば、仕事ぶりと合わせて評価され、自分自身のプラスになっていくのです。

<下に続く>

日報の基本的な書き方

書き方①一日の振り返り

書き方としては自分がどのような仕事をしたのか一日を振り返ります。
どの仕事にどのくらいの時間を割り当てたか、などを書く書き方です。

振り返る中で明日以降の課題であったり目標が見つかることでしょう。
また、誰にどんな仕事を任されたのかも記すのも書き方のひとつです。

それによって、どれくらいの仕事を抱えているのか、何を優先的に取り組んでいるのか上司や周りは把握することができます。
記さなかったとして、新たな仕事が増やされたりする可能性も否めません。

自分自身の仕事を管理するという意味でも、どんな仕事を抱えているのかも記し、それぞれ振り返ることを記す書き方が大切です。

書き方②進捗状況

書き方として、自分に与えられている仕事がどれくらい進んだかをきちんと記します。
もちろん上司の方への報告は日報だけではなく、逐一報告や相談・連絡をしていることと思います。

しかし、その報告に関しても日報で細かく報告し、どれくらいの量をこなしたのかということを明確に日報で記しておきましょう。
例えば教育を任されているのであれば後輩の指導状況であったり、何を教えたのかということなどです。

また、商談がどれくらい進んでおり次はどのようなことをしようとしているのか、など事細かく書くことが仕事を円滑に進めていくうえで大切なことです。
進捗状況においてはパーセンテージで示しても良い書き方でしょう。

達成率という枠組みで記してもいいかもしれません。
どれくらい進んでいるのか自分自身できちんと認識できているということを表すことで、自分の評価にも繋がっていきますよ。

書き方③今日の目標

一日の始まりに仕事に取り掛かる前に、今日は○○を終わらせよう、と簡単に目標を立ててから取り組みますよね。
そうした目標もきちんと日報に記しましょう。

日報を確認する立場の人は、部下がどのような意識をもって仕事・業務に取り組んでいたかを把握する役割があります。
目標もなくただ会社のデスクに座っていたということがないようにするためにも、日報に今日の目標を記すということは癖付けしたほうが良いかもしれません。

目標を立てるということは計画を立てることと同じです。
任されている仕事がきちんと期日までに終わるようにするためにも目標を立て、日報に記しておきましょう。

書き方④達成度

書き方としては上記で伝えた目標の達成度を記す方法もあります。
目標が達成できていなかったとしてもありのままをしるしましょう。

どのような結果になったのか、どこまで終わったのかを正確に記すことが大切です。

書き方⑤反省点

書き方として反省点をあげることが大切です。
目標が達成できていたとしてもできていなかったとしても、反省点は少なからずあるでしょう。

また、新たに気づいたことなどもあるのではないでしょうか。
そうしたことを踏まえてきちんと反省点を記すということは明日の目標にも繋がります。

反省し振り返ること、そして修正していくことで人は成長していくのです。
反省点と共に解決策や改善方法なども併せて記すと良いでしょう。

それが、自分自信の評価に繋がっていきますからね。

<下に続く>

短時間で日報を書くコツと例文

日報の書き方を覚えてスムーズに書く人

書き方のコツ①メモを取る

一日の業務時間は平均して8時間ほどなのではないでしょうか。
その8時間の間、自分が何をしたかすべて覚えておくというのは少々難しいことです。

書き方のコツとして、日報を書きやすくするために、新しい業務に取り掛かる時、業務を中断したときなどに達成率などを計算しメモをしておくと良いでしょう。
また、どうして新しい業務に取り掛かることにしたのか、なぜ中断したのか、なども書いておくと良さそうです。

売上に関わる仕事をしている人においては、細かく動いていく売上の時間をメモや自分なりの売上分析などもメモをしておくと最後に日報を書くときに書きやすくなります。
なぜなら、思い出す時間・振り返る時間が短縮されるからです。

自分で作ったメモを見て振り返り、反省点をあぶり出して行けばスムーズに日報も書き上がることでしょう。
例文としては「○時 ○○さんと打ち合わせ 〇〇時終了予定」などというように簡単に記しておくと良いでしょう。

書き方のコツ②テンプレートを作っておく

日報で何を書くのかということは概ね決まっているはずです。
目標・進捗状況・反省点・改善点・明日の目標などですよね。

そうしたことを記すことが決まっているのであれば、書き方として枠組みだけでも組んで用意しておきましょう。
一日の終わりに日報を出す時にはその枠の中を埋めるだけという状態にしておけば短時間で日報を書くことができるでしょう。

例文としては「今日の目標」「今日の反省点」といったようになります。
テンプレートを用意しておくのも書き方のコツの一つです。

書き方のコツ③あくまでも業務の報告

日報にて自分の感情や考えはあまり記す必要がありません。
日報はディスカッションするためのものではなく、報告するためのものだからです。

「○○の進捗状況は○%。
今日の目標は○%まででしたが、○○により達成できませんでした」というように簡潔に表現するとよいでしょう。

そうすることで受け取り手も読みやすくなりますし、記入する側としても時間を短縮できますよ。

書き方のコツ④数字を記録する

書き方のコツとしては、数字を記録しておくことです。
これは主に自分の目標に対しての達成度といえるでしょう。

朝から始まりお昼の時点で○%達成しているか、など三時間おきくらいで記録しておくと自分の仕事の動きが自分自身でもわかりやすくなります。
それにより改善点を早く見つけ出すことができ、時間も早くなるので書き方のコツと言えるでしょう。

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わかりやすい日報を書くコツと例文

わかりやすい書き方のコツ①簡潔に書く

一文がつい長くなってしまうという人もいるでしょう。
しかし、一つの文章が長いと要点が分かりづらく読みにくい日報になってしまいます。

簡潔に書くというのもわかりやすい書き方の一つです。
文章が長くなってしまう人は一文を2つに分けましょう。

例えば悪い例だと「今日は○○をする予定でしたが、昼の時点での達成率が○○のため、他の○○に取り掛かり、そちらも達成率は目標に届かないものとなりました」というようなものがあげられます。
これですと、一体何の報告なのか少々わかりにくいですよね。

そのため、わかりやすくするために「今日の目標は○○。昼の時点での達成率は〇〇。昼以降は○○の業務に切り替える。○○の達成率は最終的に○%」と区切ったほうが読み手側も整理しやすくわかりやすくなります。
簡潔に書くことがコツといえるでしょう。

わかりやすい書き方のコツ②数字を使う

数字を使ってわかりやすく自分の仕事の進捗状況を表すと良いでしょう。
だいたい複数の仕事を抱えている方が多いと思います。

そのため、○○は○%、〇〇は○%とそれぞれの達成率を示す書き方をすることで上司の人も理解しやすいでしょう。

わかりやすい書き方のコツ③箇条書きにする

箇条書きにすることもわかりやすく見やすい日報の書き方のコツの一つです。
例えば、教育と企画と資料作りを任されていたとしましょう。

その場合は箇条書きで・教育・企画・資料作りと枠を分けて報告したほうがベストです。
それぞれの仕事の目標や反省点もそれぞれの枠組みの中で報告しましょう。

わかりやすい書き方のコツ④言い訳しない

わかりやすくするために、相手を混乱させかねない言い訳などは記さないようにしましょう。
例えば○○の仕事を任されていたとして、その日は取り組むことができなかったとしましょう。

そのときに「〇〇が起きたため、〇〇ができなかった」と記すのではなく、まずは〇〇ができなかった、と報告します。
そしてその後に理由欄を設け〇〇が起きたため、と記すとわかりやすい日報となります。

あくまでも結果から記したほうが良い書き方でしょう。

<下に続く>

部下に日報を習慣化させる方法

では、部下に日報を習慣化させる方法をみていきましょう。
部下に日報を習慣化させる方法には、以下のものがあります。

  1. 日報の意味を理解させる
  2. 日報の必要性を伝える
  3. フィードバックをする
  4. 質問をする

続いて、部下に日報を習慣化させる方法を、それぞれ詳しくみていきます。

部下に日報を習慣化させる方法①:日報の意味を理解させる

日報を書いてもらうのにはもちろん意味があってのことですよね。
しかし、日報が習慣化しない人には日報が意味のないものだと思っているという特徴があります。

なんのために日報が存在しているのかということもわかっていない可能性が高いです。
そのため、意味を理解してもらうことが大切と言えるでしょう。

部下に日報を習慣化させる方法②:日報の必要性を伝える

どうして日報が必要なのかを面倒臭がらずに部下にきちんと伝えましょう。
仕事ぶりを常日頃見てはいても目の届かない部分も出てくる可能性があること、そうしたこともきちんと把握したいことなどを伝えましょう。

そしてそれが、どのように会社のプラスになっていくのかということも伝えられると信頼も強くなっていくかもしれません。

部下に日報を習慣化させる方法③:フィードバックをする

日報を提出してもらったらきちんとフィードバックをしてあげましょう。
部下から提出させるばかりでは、一方通行となり部下もちゃんと読んでくれているのか不安になってしまいます。

フィードバックすることで、士気も高まり意欲も増していく可能性すらあります。
上司であるからこそ気づける部分もあるでしょう。

もちろん、自分で考える力を育てることは大切ですが、日報に対して何もコメントしないというのは避けたほうが良さそうです。
あまりフィードバックをしない状況が続いていくと、それこそ日報の存在意義があるのかどうかわからなくなり習慣化させるのは難しくなってしまいます。

部下に日報を習慣化させる方法④:質問をする

コミュニティの一つとして日報がきちんと存在していることを示しましょう。
日報を提出してもらった次の日に、その日の仕事の状況はどうか質問をしてみても良いでしょう。

上司から質問をされることで気がつけることはたくさんあります。
新たな気付きが、部下自身の成長にも繋がっていきますし会社の利益にも繋がっていきます。

相手の日報をきちんと読み、質問を繰り返していくことで日報も習慣化することでしょう。

<下に続く>

日報の書き方のまとめ

上手な日報の書き方をして評価されている人

日報を提出することが面倒くさいと思う人も多くいたことでしょう。
しかし、コミュニティの中でお互いがお互いのすべてを把握するということは難しいことです。

どういった仕事が難しいと感じるのか苦手だと感じるのか、日報の達成状況や進捗状況から上司や周りは判断することができます。
そうした問題点と共に評価すべき点ももちろんあぶり出されますので面倒臭がらずに、今回紹介した書き方のコツを参考に日報を書いていきましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。 投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。
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