内定先へのメールの基本マナー
マナー①なるべく早く返信する
これは内定先から連絡が来た場合に返信する時に当てはまることです。
内定先より、連絡がきた場合は早急に返信メールを書きます。
内定先から、きちんと連絡が来るということは、その件に関して何かしら急ぎの用事があるからということです。
どのような内容であってもひとまず返信をきちんとします。
どんな対応も会社側はきちんとチェックしています。
内定先でがんばって働きたいという意欲があるのであれば、時間をおかずきちんと返信します。
入社した後の仕事でも信頼度がアップする可能性が高くなります。
内定先の方々が就業中に返信するということも大切です。
間違っても深夜に返信したり早朝に返信したりすることがないようにします。
もし就業中に間に合わなかった場合は翌日の午前中にメールが届くようにすれば問題ありません。
マナー②挨拶をきちんとする
一番大切なマナーとも言えるのが挨拶です。
こちらから連絡をするにしても、メールに返信をするとしてもきちんと内定先には挨拶をします。
自分の名前を名乗る前に、「お世話に、なっております」であったり「おはようございます」などをきちんと入れるようにします。
何が言いたいかと言うと、突然用件から書き始めないようにするということです。
会話でもいきなり要件から入るとびっくりしますよね。
メールでもまずは挨拶をすることがマナーです。
挨拶を述べた後に用件を綴るようにします。
マナー③件名を変更しない
こちらも内定先からきたメールに返信する場合に当てはまるマナーです。
社会人になると分かるかと思いますが、会社に入ると一日に何百件というメールがきます。
これは社内間でもメールにて書類を送りあったり、取引先からの連絡が入ったりと多くの用件をメールで伝え合うからです。
話だけだと後々言った言わないの水掛け論にもなりかねないため、口頭で確認したり報告したことも後からメールで送り合います。
そうした膨大なメールの中でまずどのメールから確認したらいいのか優先順位をつけるのですが、どの部分でつけるかというと件名です。
件名を見て、皆さん仕事の判断をしていきます。
そのため、内定先から届いているメールの件名は相手側がわかりやすくしているのです。
また、返信の際につくRe：も消さないようにします。
これがついていることで、自分のメールに対して必要な返信がかえってきたと内定先は瞬時に判断することができます。
件名は変えずにそのまま返信するのがマナーです。
また、内定している者は一人ではない場合が多いです。
そのため、どの内定した者からの返信かも件名でわかるようにこちら側でしてあげると親切ですよ。
その場合は、残っている件名の後に括弧でくくって名前を入れると良いです。
わかりやすくしてあげることで、仕事ができる人だという印象も与えることができます。
マナー④誤字脱字がないようにする
はやく返信をしたとしても誤字脱字があれば、それは丁寧なメールとはいえません。
メールでその人の人となりが分かるという社会人は多くいます。
言い間違いや打ち間違いのないようきちんと見返し、すばやく丁寧に内定先へメールの返信をできるようにします。
特に自分の名前を記す署名欄で誤字脱字がないように気をつけてください。
内定先の方にとって署名欄は内定している者の名刺のようなものです。
名前や住所を間違えてしまうと、どうしても注意力がない人と思われてしまいます。
何度も見返してミスのないメールをします。
内定先へのメールの書き方
書き方①わかりやすく書く
大切なのはシンプルかつ丁寧な内容です。
つい、内定がもらえた嬉しさのあまり自分の感情を多く綴ってしまう人がいます。
しかし、内定先の人がメールをチェックする時は就業時間中です。
メールチェック以外にも他の業務が山のようにあるのです。
そうした中でも用件がわかりやすく気遣ってくれるようなメールだとしたらそれはとても喜ばれることです。
内定先へのメールはシンプルかつ丁寧に書くことを覚えておきます。
わかりやすく書くことも配慮の一つです。
書き方②件名を間違えない
内定先だけでなくそもそもメールの件名を空欄で送るということは絶対にNGです。
大変失礼にあたります。
件名をつける内容は、わかりやすく何に関しての連絡かをきちんと記します。
例えば、内定者があつまる懇親会についての質問であれば、「内定者懇親会に関して」という文章のみで十分です。
何に関しての連絡なのか件名を見ただけでだれもが判断できるように書きます。
書き方③宛名は正しく書く
文章に入る前にはきちんと宛名を記します。
内定先の採用担当者の方の名前をしっかり覚えておくことが大切です。
例えば○○会社の〇〇さんだけではなく、その会社のどんな部署で何の担当なのかというところまで記すととても丁寧です。
〇〇会社○○事業部○○課〇〇担当〇〇様といったように、長くなったとしても正しい部署名、役職名で記します。
書き方④署名を記す
これは自分自身の名前を最後に記すということです。
メール上での署名欄は自分の名刺のようなものです。
自分の名前だけでなく所属している大学や連絡先などをきちんと記すようにします。
以下に例を記します。
氏名：ないてい しんたろう
所属：ないてい大学 ないてい学科
電話：111-111-111
メール：~@~
内定先へのメールの注意点
では、内定先へのメールの注意点についてです。
内定先へのメールの注意点には、以下のものがあります。
1.メールの締めは丁寧に
2.アドレス帳に登録してからメールを送る
3.一文を長くしすぎない
4.HTMLは使わないようにする
続いて、内定先へのメールの注意点を、それぞれ詳しくみていきます。
内定先へのメールの注意点①：メールの締めは丁寧に
内定先へのメールの本文の中で、最後になんと記せばよいのかわからないと思う方も多いです。
しかし、ほとんどが基本的に定型文となっており、覚えておけばその後困ることも無いです。
例えば、今後共よろしくおねがいしますという表現であったり、何卒よろしくお願い致しますや、○○様のご健勝をお祈り申し上げますという表現で締めておけば問題ありません。
内定先へのメールの注意点②：アドレス帳に登録してからメールを送る
内定先のアドレスをきちんとアドレス帳に登録しておきます。
その場合は、担当の方の名前で登録する場合は「様」をつけるのを忘れないようにしてください。
メールでは送り主と送信先のどちらもが表示されています。
つまり相手側にこちら側がなんと登録しているかも分かるようになっているのです。
きちんと名前で登録していることでより丁寧な印象を与えることができますよ。
内定先へのメールの注意点③：一文を長くしすぎない
どんな書面も一文が長いと頭の中での情報整理が追いつきません。
そのため、一文が長い文章を見ると人は無意識に拒絶反応してしまうものなのです。
一文は長くなりすぎず、短めで作成すると良いです。
接続しをうまく使い、一文で40文字以内に収まると良いです。
内定先へのメールの注意点④：HTMLは使わないようにする。
HTML式に慣れていない人はまだまだ多くいます。
相手側を混乱させないためにも、通常のテキスト形式でメールをしたほうが問題も起こる心配はありません。
場面別の内定先へのメール例文
懇親会に対してのお礼を送る
内定がもらった場合、内定している者同士が親しくなれるよう企業側が親睦会を開いてくれる場合が多いです。
会社側の好意で開いてくださっているものですので、終わったあとはきちんとお礼のメールをします。
もちろん、入社してからの歓迎会や忘年会などでもお礼は書かせません。
お礼を送るにあたっては、何よりも感謝の気持ちを伝えることが大切です。
更に付け加えるのであれば、学んだことや感想も記してもいいかもしれません。
そして懇親会で得たことを今後どう活かしていきたいか、なども記してもいいかもしれませんね。
例文としては「この度は内定者懇親会を開催及び参加させていただき、ありがとうございました。いただいた機会において多くの方々とお話し、改めて御社で働けることの喜びを感じております。また、○○のお話はとても参考になり、今後御社での業務において活かしていこうと思っております」といったようなものが良いです。
内定連絡への返信
これは内定の通知が記されている返信についてです。
まずは、連絡があったことへの感謝をきちんと書きます。
内定先へのお礼と共に受ける旨をきちんと書くことがポイントとなります。
例文としては「この度は内定との、ご連絡を、いただき、誠にありがとうございます。ぜひ、御社で働かせていただければと思います。取り急ぎ、お礼の連絡をさせていただきました。今後共よろしくお願い申し上げます」といったような文章を書くと良いです。
内定者研修連絡への返信
こちらに関しては内定連絡への返信とそこまで相違ありません。
研修の連絡をもらったことに対してのお礼と、確認したことを伝えます。
例文として「この度は、研修に関してのご連絡、ありがとうございました。集合時刻及び持ち物に関して、承知致しました。当日はどうぞよろしくお願い致します」といったように簡潔なもので良いのです。
また、研修の連絡に関してはおそらく出欠の確認も含めてのものが多いです。
そのため、返信期限の記載があることが考えられますので必ず期限内に返信するようにします。
時間をおかずに返信したほうが良いです。
連絡先の変更を知らせる場合
社会人になることを目前に控え、メールのアドレスなどを変更する方も多いです。
心機一転、メールのアドレスを新しくして頑張りたいものですよね。
メールのアドレスだけでなく電話番号が変わる方もいるです。
そうした時、内定先へきちんと連絡先を伝えることがとても大切です。
変更前の連絡先と変更先をきちんと記し伝えます。
更に、新しい連絡先がもう使っているものなのかどうかも忘れずに伝えるようにします。
転居の連絡をする場合
こちらも連絡先の変更と同様欠かしてはならない事項といえます。
就職にあわせて引っ越しをするという方もいるです。
その場合、内定先にはきちんと連絡したほうが良いです。
簡潔にわかりやすく記します。
例文としては、「内定をいただきました○○と申します。この度、転居する運びとなりましたため新しい住所につきましてご連絡させていただきました」と記し以前の住所と新しい住所の両方をきちんと記してください。
卒業確定を知らせる連絡をする場合
新卒生となれば内定先に卒業の確定連絡をするのは必須事項といえます。
内定先からも求められることです。
この場合は、わかりやすくシンプルに書くことを心がけます。
例としては、「この度、（卒業式の日）において、大学を卒業することが確定しました。謹んでご報告させていただきます」といったようになります。
不要な自分の感情などは記さないほうがベターです。
内定先メールのまとめ
春から働く環境で、なるべく良い印象を与えておきたいですよね。
これから何年も共に働き続ける先輩に送るのですから失礼のないように書くことが大切です。
もちろん緊張する部分もあると思いますが内定をもらっているということに自信を持ち、また今回紹介したことを参考にしてみてください。
新社会人にはまだなっていませんが、あと数ヶ月でその時は訪れます。
社会人としてのマナーを少しずつ覚え始めるのも良いですね。
