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2018/11/02

日程調整メールの書き方のポイント・例文と注意点を紹介

仕事上の取引先やクライアントとの間であったり、学生の就活時であったり、日程調整をすることは付き物ですね。
そうした際に、日程調整メールをキチンと作成することは社会人としての基本の1つです。

ここでは以下に、日程調整メールの書き方のポイントや注意点などを考察していきましょう。

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目次

日程調整メールの書き方ポイント

日程調整メールを打つ人

ポイント①:調整日程の候補日は複数提示する

日程を調整を打診する側としては、あくまでも先方の都合に配慮しなくてはなりません。
そこで、日程調整を依頼する側が、候補となる日時をいきなり単独に決めるのではなく、それとなく何度か打診して先方の希望に合わせて決めるという形を取るのが無難です。

「×月×日の午前中」もしくは「□月□日の午後一」など、複数の調整案を併記して日程調整メールを作成しましょう。
できることなら、調整日程の候補は幅を持たせて5つ前後用意しておけば、どれか都合の良い日時を先方が選んで指定してくるでしょう。

ポイント②:件名をクリアにする

日程調整のメールを作成する場合のポイントとして、メールには必ず、日程の調整依頼と確認の内容であることが一目瞭然でわかるように件名を入れてください。
「件名:××の件、日程調整以来」のように明確に、件名でわかるようにします。

こうして件名で、おおよそのことをことわっておいて、本文で、「××の案件についてお話し合いをもつべく、貴社訪問日の日程の調整と確認のお知らせでメールさせていただきます」という具合に引き継げば、先方にも自然に意とするところは伝わるでしょう。

ポイント③:日程調整の理由を必ず添える

本来決まった日程があった場合や、こちらの都合で日程をずらさなくてはならない場合には、必ずお詫びとその都合がつかなくなった理由を日程調整メールの本文中で簡潔に説明しましょう。
「抜き差しならない急用が入ってしまいまして、申し訳ないのですが…」といった感じで、単刀直入に伝えることがポイントです。

この際に気をつけなくてはならないこととして、だらだらと長々言い訳がましく長文で理由を説明しないことです。
謝罪はしつつも、できるだけ短く簡潔に事情を説明することに努めてください。

先方は長文を読まされるだけで辟易していまいます。

ポイント④:一段へりくだって物腰を低く

日程調整をお願いするメールを出すときのポイントとして、こちらがお願いする側だという自覚を持って、一段へりくだって、丁寧な言葉遣いで物腰を低くして書くことが挙げられます。
こういった姿勢は敏感に読み手には伝わることを肝に銘じてください。

例えば、本文で日程調整をお願いした後に、「本件を理解されましたら、ご返信願います。」と結ぶよりも、「本件を御理解いただけた際には、ご返信をいただけますでしょうか。」とした方が、平身低頭の誠意が先方には伝わるでしょう。

ポイント⑤:調整日程の日時にはできるだけ幅を持たせる

日程調整のメールを書く際のポイントとして、先方へ提示する調整日程の候補の日時にはできるだけルーズに大きな幅を持たせるという点も挙げられます。
「△月△日の午後2時からでどうでしょう?」とタイトな日時を提示するよりも、「◯月◯日の午前もしくは午後」など、ざっくりと幅を持たせた時間を指定する方が、先方の都合は付きやすくなります。

こういったゆるい絞りの日時候補を幾つか打診して、先方が逆指定して選択してきたものを最終的に採用すればよいのです。

<下に続く>

日程調整メールを書く時の注意点

では、日程調整メールを書く時の注意点をみていきましょう。
日程調整メールを書く時の注意点には、以下の4つのものがあります。

  1. 先方の企業の営業時間内にやり取りする
  2. 「宛名」を正しく書く
  3. 返信の場合には「Re:」を付けたまま返信文を作成
  4. 必ず署名を入れる

続いて、日程調整メールを書く時の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

日程調整メールを書く時の注意点①:先方の企業の営業時間内にやり取りする

日程調整メールを書いて先方の企業に送る時に注意しなくてはならないこととして、先方の企業の営業時間内に連絡を取り合うことが最低限のマナーになります。
忙しくて、夜間にメールを作成して、自分の都合で先方の企業が営業終了した夜間や夜中などにメールを送信したりすれば、それだけで非常識な行為で、「ああ、この人は相手の都合を考えない自己中な人だな」と見なされてしまいます。

ですから、このような多忙な時期で夜に日程調整メールを書いた場合には、必ず翌日の午前、先方の営業開始時刻が過ぎてからメールを送るように注意しましょう。

日程調整メールを書く時の注意点②:「宛名」を正しく書く

これはこなれたビジネスマン同士というより、就活などで企業と日程調整のやり取りをメールでやる場合の大学生などが気を付けなくてはならない注意点です。
ビジネスメールには、必ず宛名を記載する必要があるのです。

学生がやりがちなミスとして、先方の名前だけを宛名に入れてメールしがちですが、これはビジネスマナーとして失格になるので肝に銘じてください。
ビジネスメールとして、宛名には必ず、先方の会社名→部署名→役職名→氏名の順に記載します。

具体的には、「株式会社△× □□部 部長 日程太郎様」といった具合に宛名を明記してください。

日程調整メールを書く時の注意点③: 返信の場合には「Re:」を付けたまま返信文を作成

これもビジネスマン同士では比較的常識なので、ミスは少ないのですが、企業訪問で就活中の大学生は気を付けたい注意点になります。
日程調整のやり取りのメールにおいて、企業からメールに対する返信を送る場合、件名は「Re:」を付けたまま返信するのがマナーだという点です。

「Re:」が付いたままだと、企業の担当者は、就活生から来た返信メールだと一目で細分しやすいのです。
これは、実際に社会人になって様々なクライアントや顧客と取引すれば、身に付いてくるメールにおいてのビジネスマナーなのですが、大学生では、マナー違反をやってしまう人が多いので、注意が必要です。

日程調整メールを書く時の注意点④:必ず署名を入れる

日程調整メールを書く時の注意としては、本文の後に必ず署名を入れるというものが挙げられます。
本文の後に必ず、自分の社名(学校名)、部署名(学部学科名)、氏名、メールアドレス、電話番号等を入れるのがビジネスメールにおけるマナーです。

簡略的に、名前とメアドだけ入れる人もいますが、これはマナー違反であり、ビジネスシーンでは「常識が無い人」と見なされてしまい損です。

<下に続く>

すぐに使える日程調整メール例文

日程調整メールを考える人

では、日程調整メール例文として以下の6つを紹介します。

  1. 営業活動で先方の会社を訪問する際の日程調整メール
  2. 社内会議の日程調整のメール
  3. イベント延期に関する日程調整メール
  4. 就活生の企業への日程調整の打診
  5. 企業から複数の候補日程を提示された就活生の返信
  6. 学生の自己都合による日程変更調整のお願いメール

続いて、日程調整メール例文を、それぞれ詳しくご紹介します。

日程調整メール例文①:営業活動で先方の会社を訪問する際の日程調整メール

(例文)


件名:【日程調整】新商品のご説明についてのご相談
宛名:株式会社ZZZ 商品企画部室長 安倍様

毎度、お世話になっております。
@@株式会社・商品開発部の虎部です。

この度、弊社が新たに開発した新商品『123U』の広報企画に関して、大まかな広報戦略についてのご相談をお願いしたく存じます。

つきまして、業務御多忙の中、まことに恐縮ですが、下記の日程のいずれかに貴社をご訪問させていただけないでしょうか?
極力お時間は取らせない(小一時間程度の)方向で考えております。

【訪問希望日時】
・10月29日(月)13:00~17:00
・11月1日(木) 9:00~12:00
・11月2日(金) 午前or午後

以上のうちから、ご都合の良い日時をご返信いただければ幸いです。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

@@株式会社 商品開発部 プロダクトマネージャー 虎部海人


日程調整メール例文②:社内会議の日程調整のメール

(例文)


件名:【会議日時変更】11月度 月例会議について
宛先:全従業員

関係者各位

毎日の業務お疲れ様です。
第一事業部の中山です。

全事業部参加の月例会議について、開催日時の変更を以下にお伝えします。

========================================================

開催日時:11月21日(水)14:00~15:30
※ 当初の11月22日(木)開催予定よりも1日早まりました。
開催場所:本社ビル8F 第二会議室

========================================================

当日会議の出欠については、本メールにて中山宛で、11月16日(金)までに返信いただきますようよろしくお願いします。

皆様、ご多忙中恐縮ですが、どうかよろしくお願いします。

第一事業部 中山太郎


日程調整メール例文③:イベント延期に関する日程調整メール

(例文)


件名:【延期日程調整】◯◯アーケード街夜市の延期日程決定について
宛名:◯◯アーケード商店主様各位

商店主各位様

皆様ますますの商売繁盛の中、残暑厳しき折、お見舞い申し上げます。

さて、早速ですが、恒例の土曜夜市の件についてご報告します。
本来、8月18日(土)に予定していたわけですが、ご存知の通り台風の影響により延期を余儀なくされてしまいました。

つきましては、延期の開催日時を決定したく調整会議を行います。
日程については下記の通りになります。

========================================================

開催日時:8月21日(火)19:00~21:00
開催場所:◯◯アーケード内コミュニティ広場

========================================================

皆様、毎日お忙しいとは存じますが、ぜひご参加ください。

出欠に関しては、スーパー×〇店主の丸田まで、このメールにてご返信いただけたら幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

〇〇アーケード街夜市実行委員会 委員長 丸太一郎(スーパー×〇)


日程調整メール例文④:就活生の企業への日程調整の打診

(例文)


件名:次回面接日時の調整のついて
宛名:株式会社KK 総務部 平山部長様

平山部長様

お世話になっております。
明王大学経済学部の凡田抜作です。

このたび、次回の面接の御案内を頂きまして、ありがとうございます。
つきましては、当方の都合の良い日時を以下に記載します。

11月5日(月)13:00以降
11月6日(火)9:00~12:00
11月7日(水)12:00~17:00

もしも、上記の日時でそちらの御都合がつかない場合には、再度提示させていただきます。

御多忙の中恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

大学名:明王大学経済学部経済学科
氏名:凡田抜作
住所:東京都杉並区高円寺南〇-◯-◯
電話番号:(03)×××-××××
e-mail:〇●●●●●●


日程調整メール例文⑤:企業から複数の候補日程を提示された就活生の返信

(例文)


件名:Re:面接日程のご連絡
宛名:AA株式会社 第二事業部 藤本様

藤本様

お世話になっております。
緑山学院大学文学部の黒山白子です。

二次面接の日程をそちらよりいただきましてありがとうございます。
候補として提示していただきました日程より、下記の日程にてお伺いさせていただきたく存じます。

11月14日(水)14:00~

お忙しい中大変恐縮ですが、当日は何卒よろしくお願いいたします。

大学名:緑山学院大学文学部英米文学科
氏名:黒山白子
住所:東京都世田谷区松原〇-◯-◯
電話番号:(03)△△△-△△△△
e-mail:☆☆☆☆☆☆


日程調整メール例文⑥:学生の自己都合による日程変更調整のお願いメール

(例文)


件名:【日程変更】面接日時変更のお願い
宛名:株式会社JJJ 総務部 野間口様

野間口様

大変お世話になっています。
下智大学外国語学部の上下迷子です。

面接日程のご連絡をいただきありがとうございました。
誠に恐れ入りますが、予定させていただいておりました10月29日(月)に突如、親戚の葬儀が入ってしまいましてお伺いすることができなくなってしまいました。

御多忙の中、大変恐縮ではありますが、別の日に面接の日程を調整させていただくことはできないでしょうか?
ご迷惑とお手数をおかけいたしまして大変痛み入ります。

何卒よろしくお願いいたします。

大学名:下智大学外国語学部スペイン語学科
氏名:上下迷子
住所:横浜市青葉区美しが丘◯-◯-◯
電話番号:(045)□□□-□□□□
e-mail:※※※※※※


<下に続く>

日程調整メールに関するまとめ

日程調整メールが上手な人

ビジネスシーンや就活シーンで頻用する日程調整メールの作法や、ケーススタディのパターンなど、様々な角度から掘り下げて考察してきました。
しっかりとしたビジネスマナーに則ったメールを作成してやり取りしたいものですね。

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