みんなのお金ドットコム | お金のコトをもっと身近に
2018/11/02

履歴書をメールで送る時のマナーと適切な方法!失礼を避ける注意点とは

採用側の企業に履歴書を提出する際は、メールと郵送とで2つの手段があります。
メールで履歴書を送付する際には、なにか決まりごとやマナーがあるのでしょうか。

この記事では、履歴書をメールで送付する方法やマナーなどをまとめましたので参考にして下さい。

Large rawpixel 651365 unsplash  1
目次

履歴書をメールで送るのは大丈夫?

履歴書をメールで送ろうとしている人

企業からメールか郵送かどちらがいいか指定がない場合は、メールで履歴書を送っても問題ありません。
メールだと郵送と違い、すぐに履歴書を企業へ届けることができるので、早くおくりたいときはおすすめです。

また、履歴書をパソコンで作成していたときは、メールで送付した方がプリントアウトする必要がないため楽でしょう。
指定がない限りどちらでも可能なので、自分はどちらが良いのかを考えて送る手段を選んでください。

<下に続く>

履歴書をメールを送る方法

履歴書をメールで送ることを決めたら、いったい何をすればいいでしょうか。
まずパソコンで作成した履歴書は、PDF変換を行いパスワードを設定します。

履歴書は個人情報がたくさん載っておりその情報を守るためと、情報管理の意識の高さを企業にアピールするためにも、パスワードを設定しておくといいでしょう。

さらにファイル名は、『氏名』や『氏名と日付』にしておくと、自分も採用者側も管理がしやすいのでおすすめです。

最後に履歴書のファイルは、メールで送りやすいように圧縮しておきます。
これらをしておくだけで、履歴書は簡単に送付することが出来ます。

メールの作成方法

実際に履歴書をメールで送付する際は、いくつか気をつけたい点があります。
また、メールでやり取りをするときにトラブルを起こしたり、マナー違反をしてしまうと、企業側の印象は悪くなるでしょう。

トラブルを避けるためには、メールマナーを学んでおくことが大切です。
ここでは4つのポイントを詳しく掘り下げていきます。

マナー①メールの件名

メールの件名は、簡潔でわかりやすく書くことが大切です。
例えば、『履歴書ご送付の件+氏名』や『履歴書添付+氏名』など用件と名前をいれるとわかりやすく、書き方としては定番でしょう。

また履歴書を閲覧できるパスワードを別メールで送る際は、『履歴書のパスワードの件+氏名』などのように、パスワードという単語は件名に欠かせません。
このように少しでもわかりやすく整理された件名は、採用者側も扱いやすくなります。

マナー②本文

メールの本文では、宛先→自己紹介→用件→締めのあいさつ→署名といった順番で構成されます。
こちらはあくまで基本の流れで、企業から指示があった場合はそれにきちんと従うことが大切です。

こちらの文章もわかりやすさを重視して、簡潔でまとめてください。

マナー③署名

メールの本文には、署名を記しておきましょう。
そのとき、氏名・所属・電話番号・メールアドレスは必要最低限記入しておくのが、一般的です。

郵送でのやり取りが考えられる場合は、住所なども記入するといいですが、絶対に必要ではありません。
また署名をいれる前には、罫線をいれておくと親切でわかりやすいしょう。

マナー④返信

企業側から履歴書を確認したことを示すメールが届いたときは、一日以内に返信しましょう。
一日以内の返信が厳しいときは、なるべく早く返信できるように努めることも大切です。

しかし、厳密には返信を送らなくてはいけない、というわけではありません。
あくまでも、返信をする場合は日にちを空けずに早く返事をすることが、重要ということになります。

<下に続く>

履歴書をメールで送る時の注意点

メールで送られてきた履歴書をチェックする人

では、履歴書をメールで送る時の注意点をみていきましょう。
履歴書をメールで送る時の注意点には、以下のものがあります。

  1. 証明写真は忘れずに添付する
  2. 誤字脱字がないか確認をする
  3. 略字を使わない
  4. メール設定を確認する
  5. 添付データの容量は軽くする

続いて、履歴書をメールで送る時の注意点を、それぞれ詳しくみていきます。

履歴書をメールで送る時の注意点①:証明写真は忘れずに添付する

履歴書をメールで送付する場合には、確認しなくてはいけないことが多いですが、特に忘れやすいことは証明写真の貼ることです。
ちなみに履歴書に証明写真を貼付する方法は、履歴書の作成画面で写真を貼りたいところに挿入ボタンを選択し、証明写真を選びます。

写真の貼付方法はとても簡単なので忘れずに行い、メールを送る前に必ず再度確認しましょう。

履歴書をメールで送る時の注意点②:誤字脱字がないか確認をする

送付する際に気をつけたい事は、誤字脱字です。
特にパソコンでは、ミスタイピングや変換ミスなどを起こすことが多く、気をつけなくてはいけません。

誤字脱字がないかを確認することは、そこまで手間になりませんのでぜひ行ってください。
仮に誤字脱字がでてくると、直接採用には関わるものではありませんが、大雑把な人という印象を採用者側にもたれてしまうでしょう。

履歴書をメールで送る時の注意点③:略字を使わない

履歴書やメールの文中では、略語・略称を使わないようにしてください。
そのため、(株)ではなく「株式会社」といったように表記には、丁寧に記すといいでしょう。

他にもきちんと敬語・丁寧語で文章を書くことは大前提で、タメ語や誤った使い方の敬語は常識がない人とみなされることがほとんどです。

履歴書をメールで送る時の注意点④:メール設定を確認する

メールで企業の採用者とやり取りする場合は、メール設定をきちんと確認してください。
まれに企業からのメールが迷惑メールに振り分けられることは、あります。

メールフィルタの設定を確認したり設定しなおしたりすることで、これらは防ぐことが出来るので工夫してみてください。

履歴書をメールで送る時の注意点⑤:添付データの容量は軽くする

添付データの容量が重くなると、自分のパソコンも採用者側も負担がかかり困るので、軽くすることは非常に大切です。
メールで送る際は、必ず履歴書のデータを圧縮するようにしましょう。

添付データの容量の目安はだいたい2MBとなり、履歴書作成のときに意識することが重要です。
また、履歴書では証明写真が一番容量がかかることになるので、写真の容量を減らせるように変換できるといいでしょう。

<下に続く>

履歴書にメールアドレスは書くべき?

履歴書にメールアドレスの記載は、必須ではありません。
しかし、履歴書に記載しておくと採用側も連絡を取るのが楽でスムーズに出来いいでしょう。

もし、履歴書にメールアドレスを記載する欄がないときは、現住所を記載する欄の下に別の住所を記載できる欄があります。
メールアドレスを履歴書に書き記しておきたいときは、その欄を活用するといいでしょう。

履歴書に書くメールアドレスは、フリーメールでもキャリアメールでもどちらでも良く、連絡がすぐにとれるものにして下さい。
折角記載しても、連絡がとれないものだと意味がありません。

<下に続く>

マナーを学んでから履歴書を送ろう

履歴書をメールで送付する

履歴書を送付するときは、指定がなければメールでも郵送でも問題はなく、自分に合ったやり方を選択しましょう。
メールで送付する場合には、履歴書の容量を軽くしたり誤字脱字がないかチェックしたりと注意すべき点がいくつかあります。

また、メールの題名や本文は簡潔でわかりやすい点ということが、とても重要です。
マナーやルールーを守れば、メールで履歴書を送付することは早く届けることもでき、とても便利で簡単な手段でしょう。

これから就職活動や転職活動で履歴書を提出しなくてはいけないときは、マナーやルールを守りメールで送付してください。

Thumb minkane logo
written by
「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。 投資・節税・保険・ローン・クレカ・節約などのテーマの情報を各領域の専門家や編集部を通して記事配信していきます。
関連記事
おすすめ記事
Logo
みんかねの
おすすめ記事がLINEに届く!
Add line
Logo
みんかねの
おすすめ記事がLINEに届く!
Add line