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2018/12/02

上司にメールを送るときのマナー・書き方のポイントと例文を紹介

長い社会人生活の中でメールを送る場面は取引先の業者だけでなく、社内の上司に送る場面もたくさんあります。
プロジェクトの進捗や報告事項など様々な場面でメールは活躍してくれています。

そんなメールを送るのにマナーや書き方のポイントはどのようなものがあるのでしょうか。
また、文章のお願いの仕方や締め方の例文などはあるのでしょうか。
この記事ではその疑問を解決していきます。

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上司にメールを送るときの基本マナー

上司からメールをお待ちしております
では、上司にメールを送るときの基本マナーをみていきましょう。
上司にメールを送るときの基本マナーには、以下のものがあります。

  1. 件名をわかりやすく
  2. 内容は短く簡潔に
  3. お礼を入れる

続いて、上司にメールを送るときの基本マナーを、それぞれ詳しくみていきます。

基本マナー①:件名をわかりやすく

上司のメールボックスには毎日大量の新着メールが来ています。
そのため、一通一通全てに目を通している時間はないかもしれません。

しかし、そのような中でも大切な報告メールを見逃されてしまうと非常に困ったことになります。
そこで大切になるのは「件名への工夫」です。

簡単な方法としては件名の最初に【要ご確認】や【至急】などをつけ、その後に「○○について」というように本文に記載されている内容を一文で表すと良いのでしょう。
冒頭の一言があるかどうかで、上司がそのメールを空ける優先順位が変わります。

「至急」と記載されていれば上司が先に開いてくれる可能性は非常に高いものとなるでしょう。
メールの件名一つでもメールの受け取り手の行動を変えることができるのです。

基本マナー②:内容は短く簡潔に

次に上司へのメールの内容についてですが、基本は短い分で簡潔にまとめて記載するのがマナーとなります。
そのためには「結論」を最初の一文に持ってくることがおススメの方法となります。

結論を冒頭に簡潔に記載しておくことで、忙しい上司が最初の一文を読み終えた時点でそのまま続きを読むべきかの判断を行うこともできます。
もし、これが最初に時候の挨拶から始まり、経緯の報告、結論と続いている場合、最後まで読まないと内容を全て理解できないとなってしまい、時間を浪費する結果となってしまいます。

その場合、メールを送信した部下も不本意でしょうし、受け取った上司も不幸な気持ちになってしまうかもしれません。
ビジネスの世界では最後まで読まないと内容がわからないメールは大変迷惑となります。

ビジネスでは時間を貴重なものと捉えているからこそ、この考え方が主流になっています。
相手が社内の上司であったとしても考え方は同じです。

受け取る相手の方の時間のことも考えて内容を簡潔に、冒頭に記載するようにしましょう。

基本マナー③:お礼を入れる

日ごろより上司からは様々な場面でサポートをしてもらっている状態かと思います。
そのお礼をメールの最後に添えておくと印象はとても良いものになります。

お礼を言われて嫌な気分になる方はほとんどいませんし、反対にお礼を書いていないことで非常識な職員だと思われてしまうこともあります。
ご自身のリスク管理のためにも日ごろからの感謝の気持ちは伝えるように心掛けましょう。

<下に続く>

上司へのメール作成のポイント

上司へメールを送信するポイント

さて、メールを作っていざ送信しようとした際に困ってしまうのがその書き方です。
書き出しはどのように書くべきなのか、どうすれば間違いなく内容を上司に伝えられるのか、考えてもなかなか浮かばないものです。

そこで、各項目に合わせてポイントをまとめますので、参考にしてください。

書き出しは?

まず、書き出しのポイントは「シンプルに内容を把握できる内容にする」ことです。
「表題の○○の件についてですが…」や「○○の契約更新についてですが…」など○○の部分を具体的に記載することで、上司は文面から場面などの必要な情報をイメージしやすくなります。

余りにも堅苦しい内容を送りすぎると、上司にメールの返信で数十分間も取らせてしまうことにも繋がりますし、仕事の効率も悪くなっていきますので、避けましょう。

件名は?

次にメールの件名作成のポイントは「初めに【優先度】、その後ろに【要件】、最後に【自身の名前】の順で作成する」ことです。
件名は未読状態で目に触れることができる部分になりますので、工夫次第で多くの情報を伝えることが出来ます。

例えば、件名の最初に【重要・要緊急対応】と記載されていれば、最初に開かない上司の方はまずいないのではないでしょうか。
しかし、目立たせたいが故に上司へのメールに「★」や「♪」などのビジネスに相応しくない文字や絵文字を利用することは厳禁ですので注意しましょう。

本文は?

いよいよ本文に差し掛かった際には、「短い文で結論から書きだす」ことがポイントです。
最後まで本文を読まなければ内容が理解できないメールはビジネスメールではご法度になります。

上司は部下であるあなたよりも忙しく、また、難しい業務判断を行っています。
その点を意識して、なるべく上司の時間を奪わずに、しかし、正しい情報を伝える様にするにはどうすれば良いかを考えて文面を作成するだけで、このポイントに行き着くことができるはずです。

締めくくりは?

件名にも書き出しにも気を遣い、本文も簡潔にまとめ上げたところで気を抜いてはいけません。
「終わり良ければ全て良し」ということわざもあるように最後の締めくくりはその後の関係にまで影響することもありますので慎重に作成してください。

ポイントは「お礼と感謝の気持ちを伝える」ことです。
例えば「今回の案件をまとめることが出来たのは○○さんから△△について的確にアドバイスをいただいたおかげです。本当にありがとうございました。今後ともご指導くださいますよう、よろしくお願いいたします。」などの文面を最後に添えて感謝を伝えるだけでメールから上司の得る印象は良くなります。

受け取った相手に良い気持ちでメールを読み終えていただくことが大切だと心に刻んでください。

<下に続く>

上司へのメールで使える敬語フレーズ

では、上司へのメールで使える敬語フレーズをみていきましょう。
上司へのメールで使える敬語フレーズには、以下のものがあります。

  1. お会いになる(会われる)
  2. ご覧になる(見られる)
  3. 仰る(言われる)
  4. ~なさる
  5. お読みになる(読まれる)
  6. いらっしゃる(おいでになる)
  7. くださる(賜る)
  8. 召し上がる(お食べになる)
  9. 承りました

続いて、上司へのメールで使える敬語フレーズを、それぞれ詳しくみていきます。
日本語の敬語には3種類の言い回しが存在しており、言葉によって3種類とも存在するものから2種類しかないものもありますが、主に以下の敬意のレベルが設定されています。

  1. 特別な言い方
  2. お(ご)~になる
  3. ~れる・~られる

例えば、「食べる」という言葉の場合、1は「召し上がる」、2は「お食べになる」、3は「食べられる」となります。
一般的に数字が小さいほうが敬意は高くなっており、同じ場所に自分よりも目上の人物が複数いる場合、分けて使うとより良いでしょう。

敬語フレーズ①:お会いになる(会われる)

このフレーズは上司が顧客の方や社外の方とお会いになる約束などをしている際の確認メール等の場面で利用することが出来ます。
「先ほど、14時にお会いになる予定の○○様からお電話がありました」等の使用方法が可能です。

また、社内であっても自らの上司の課長に対して送信するメールで「部長が課長とお会いしたいとおっしゃっていました。」というような形で使用することもできるフレーズとなりますので、知っておくべきフレーズとなるでしょう。

敬語フレーズ②:ご覧になる(見られる)

こちらのフレーズは提出した報告書を確認してもらえたかを尋ねたい場合などに利用することが出来ます。
例えば「先日送付いたしました○○についての報告書について、内容をご覧になりましたか」というように使用することで、上司への敬意を忘れることなく、確認を取ることが可能となります。

「見る」の敬語に当たる「ご覧になる」はビジネスシーンで文書やプレゼンを見る機会が多いため、非常に多用されるフレーズとなりますので、使いこなせるように準備をしておきましょう。

敬語フレーズ③:仰る(言われる)

このフレーズはメール文書の中で非常に重要な役割を持っているフレーズとなります。
「○○さんの仰るように……」というように相手の発言に対して使用することができるフレーズなので、直接的に相手への敬意が分かりやすい形で伝わります。

お礼を書くシーンや内容の確認をかけるシーンなどで多用されるフレーズです。
例えば「先日の会議で○○さんの仰った内容は△△という理解で間違っていませんか」というように質問を投げかけるシーンでの使用が想定されます。

正しく使えないと常識やマナーが疑われてしまうレベルの多用フレーズですので覚えておきましょう。

敬語フレーズ④:~なさる

このフレーズは業務について質問をする際に上司はどのようにしているのかを聞きたいときに知っておくと便利なフレーズです。
例えば「○○さんはお客様と話をなさるときに……」という形や「○○の業務フローについて、△△さんは今までどのようになさっていましたか」というような形で使用することが想定されます。

上司の判断を仰ぎたいときや過去の成功体験を自らの口で語ってもらいたいときに知っておくとスムーズに聞き出すことができるフレーズです。

敬語フレーズ⑤:お読みになる(読まれる)

コチラのフレーズは「ご覧になる」と近しいものがありますが、文書について限定をしている際に使用すると良いフレーズです。
新聞記事であったり、本の内容であったり、ビジネスマンとしてどのような教養を上司はつけているのか気になった際に尋ねるメールのフレーズとしても使用することができるのではないでしょうか。

例えば「先日の新聞のスクラップ記事はもうお読みになりましたか」や「○○さんは普段はどのような本をお読みになりますか」などの質問をする際のフレーズとしての使用が可能です。
また、少し特殊な使用方法ととして、「これからの相場をどのようにお読みになりますか」というように「予測する」という意味でも使用することもできるフレーズであり、汎用性の高いと言えます。

敬語フレーズ⑥:いらっしゃる(おいでになる)

こちらは上司と外出先で待ち合わせなどを行う際に利用できるフレーズです。
また、上司がデスクに座っているかを確認するための「いらっしゃいますか」という質問フレーズとしての使用も可能となっております。

例えば「○○さんは現在そちらにいらっしゃいますか」という使用方法や「何時ごろこちらの店舗にいらっしゃいますか」などの使用方法があります。
このフレーズを使いこなすことが出来ずに「○○さんは何時に来ますか」などと送信してしまうと、少しムッとされてしまったり、常識のない社員だと思われてしまったりするため、利用時には注意が必要です。

文末部分で使用されることが非常に多いフレーズとなっていますので、間違ってしまうとそこまでの印象が大きく損なわれてしまうことに繋がってしまいます。
送信前に間違いがないかを必ずセルフチェックしましょう。

敬語フレーズ⑦:くださる(賜る)

こちらは上司から何か贈り物をいただいたり、わからないことを教えてもらったりする場合に利用できるフレーズです。
例えば「先日はおいしいミカンをくださいまして、ありがとうございました」というようにお礼を述べる場合や「お忙しい中ご連絡を賜り、ありがとうございます」という形で利用することが想定されます。

上司が部下のために何か骨を折っていただいたときに、お礼のフレーズとして使用することが良いと言えるのではないでしょうか。

敬語フレーズ⑧:召し上がる(お食べになる)

このフレーズは上司や顧客との食事の約束を取り付ける際に使用することが多いフレーズになります。
例えば「○○さんは普段どのようなものを召し上がりますか」と尋ねるのが一般的な使用方法ではないかと思います。

もちろん、「お食べになる」のフレーズもメールの中では多用できるものです。
少し砕けた言い方になりますが、上司との間柄次第では十分に使用できる便利なフレーズです。

敬語フレーズ⑨:承りました

最後のこのフレーズは上司からのメール等での指示に対して「了解」の意志を示すフレーズです。
例えば「この書類を○○さんのところに届けてくれますか」という指示に対して「承りました」と使用します。

「承知しました」というフレーズもよく使われますが、承知というのは厳密には敬語ではなく、上司に対して利用するのは望ましくありません。
そこで「承る」という謙譲語を利用することが良いと言えるでしょう。

<下に続く>

社内メールで気をつけるべきこと

上司への社内メールの落とし穴

社内メールで気を付けなければならないことは「砕けた表現になりすぎない」ことです。
社内とはいえ公共の場ですし、それ以前に一人の社会人となります。

社会人として、マナーを守った言葉遣いでメールを打つことはもちろんのこと、社外の方々にメールを打つ時と同じように同僚や上司にメールを作成することを心掛けましょう。
メールは文字だけで送信しますので、相手の反応をリアルタイムで得ることが出来ないコミュニケーションツールです。

電話よりも更に微妙なニュアンスが伝わりにくくなっていたり、一度送信したメールを取り消すことはできなかったりするデメリットがあるツールです。

また、相手が読んでくれているか確認することも難しいツールと言えます。重要な内容は社内メールだけでなく直接伝えるように心がけないと、社内でトラブルのもとにもなってしまいます。

<下に続く>

上司へのメール【例文】

では、上司へのメール【例文】として以下を紹介します。

  1. お礼のメール
  2. 報告のメール
  3. 提案のメール

続いて、上司へのメール【例文】を、それぞれ詳しくご紹介します。

上司へのメール【例文】①:お礼のメール

お礼のメールは上司へ感謝の気持ちを伝えるものです。
感謝の気持ちを伝えるには、そのタイミングもメールの中身以上に重要です。

遅くとも翌日中までにはメールを送信するように心がけましょう。

(メール例文)
件名:【お礼】営業資料のチェックのお礼です

△△部長
お疲れ様です。営業部の○○です。
先日はお忙しい中、新規顧客用の営業資料のチェックをいただきまして、ありがとうございました。
おかげさまで私が見落としていた「○○」についての情報を事前に準備することができまして、お客様にお喜びいただくことができました。

当日は、「○○」についてお客様からご質問をうけましたが、しっかりと回答することができました。
これも△△部長のおかげです。
お願いして本当に良かったと思います。

今後は、部長に頼らずとも仕事ができるよう、研鑽する所存ですが、私一人では手に負えないことがありましたら、その時はお力をお貸しください。

取り急ぎ御礼まで。
では、失礼します。

上司へのメール【例文】②:報告のメール

報告の文面は事実を偽りなく正確に記載する必要があります。
箇条書きを利用することで上司の理解も深まり、次の対策も具体的に立てやすくなります。

(メール例文)
件名:【報告】「プレゼン資料」完成
○○部長
お疲れ様です。△△です。

先日ご指示いただいた、○○銀行へのプレゼン資料が完成しましたので、ご報告致します。
添付ファイルを送信いたしますので、内容をご確認いただけますでしょうか。

メンバーの協力もあり、無事、期限内に完成いたしました。
関係各所への確認作業も終えており、現在のところ大きな問題は発生しておりません。

以上となります。
よろしくお願いいたします。

上司へのメール【例文】③:提案のメール

上司への提案メールは、現在の問題点を解決することでどのような利益が得られるのかを明記するようにしましょう。
不満の訴えだけにならないようにすることが重要です。

(メール例文)
件名:中堅社員研修の企画について
○○部長

お疲れ様です。
総務部の△△です。

「新規営業推進チーム講座研修」の新規企画書を添付いたしましたのでご確認をお願いいたします。
この研修は新しい手法での営業力を養うために社外の手法を取り入れる講座です。

講師は山本先生をお呼びしたいと考えています。
業界内での新規顧客の争奪戦が激化している現状を踏まえ、営業社員のスキルアップ策の一つとして、開催したいと考えております。

社内研修としてご検討くださいますよう、よろしくお願いします。

<下に続く>

上司へのメールのマナー・書き方のまとめ

忙しい上司へのメールは簡潔に、そして、結論から入ることが大切でした。
ビジネスマンとしてメールで相手に迷惑をかけることはあってはけません。

常に相手のことを考えたメールのマナーを心掛け、上司からも一目置かれる存在になってきましょう。

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「お金のコトをもっと身近に」というミッションで、みんなのお金ドットコム(みんかね)を運営しています。
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