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2018/12/02

バイト先に住民票を提出するのはなぜ?取得方法・注意点を解説

バイト先から住民票の提出を求められたことは、あるでしょうか。
人によってその経験は異なり、場合によっては複数のところでバイトしたことがある人は、バイト先によって違うこともあります。

この記事では、バイト先に住民票を提出する意味や住民票の取得方法や注意点について、詳しくまとめてみました。
これからバイトするときのためにも、参考にしてみて下さい。

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目次

バイト先から住民票の提出を求められることはある?

バイト先に提出されてファイリングされた住民票

バイト先から住民票を出すように求められることは、可能性としてありえます。
こちらはバイト先によって異なるので、今まで提出を求められた経験がなくても心配無用です。

バイト先があなたの住民票の提示を求めることは、特に法律で定められていることではなく、あることが理由として自主的にバイト先側が提出を求めているのでしょう。
ただし、風営法の関係で一部業種では提出を必須としているところもあります。

提出を求められた際は、理由を聞いてから準備をし提出をすると良いでしょう。

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バイト先に住民票提出が必要な理由は?

では、バイト先に住民票提出が必要な理由をみていきましょう。
バイト先に住民票提出することには、以下の理由があります。

  1. 個人情報の正確さを確認
  2. 年齢確認をする
  3. 扶養控除申告書作成のため

続いて、バイト先に住民票提出が必要な理由を、それぞれ詳しくみていきます。

理由①:個人情報の正確さを確認

住民票では色々な個人情報を知ることができ、それらは名前・住所・性別・生年月日・家族などです。
バイト先では、履歴書に書かれている情報が正しいか確認するために、提出を求める場合があります。

バイト先側は労働者名簿や扶養控除申告書などさまざまな書類を作成する際に、従業員の正しい情報を得る必要があるでしょう。
そのときのためにも、住民票を提出し正確な情報を得られることで履歴書の情報は正しいか、判断できます。

理由②:年齢確認をする

住民票の情報を確認することで従業員の正確な年齢を確認し、未成年の深夜勤務や保護者の同意書の貰い忘れをバイト先では防ぐようにしています。
年齢確認をしっかり行わないまま採用すると、様々なトラブルが発生する可能性を会社側は考えるでしょう。

未成年の労働問題は、過失してしまうとバイト先側はとても大変です。
そのため、深夜勤務が必要になるバイトを中心に住民票の提出は、高い確率で求められるでしょう。

理由③:扶養控除申告書作成のため

住民票は提出者だけではなく、世帯家族の情報も確認することが出来ます。
そのため、バイト先で扶養控除申告書を作成する必要があるときは、提出を求められるでしょう。

また、扶養控除申請書には住民票に登録している住所を記載する必要があります。
そのため、住民票を確認することは住所と家族の両方の情報を知ることができるので便利です。

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バイト先へ住民票提出する際の注意点

バイト先で住民票をチェックする人

住民票は、あなたの個人情報がつまった大切な書類です。
そのため、バイト先へあなたの住民票を出すときには、いくつか気をつけたいポイントがあります。

例えば、必要な情報のみピックアップし記載される住民票記載事項証明書は、個人情報を守る上でとても役立つ証書です。
バイト先によって求められる住民票の情報は異なるので、住民票の写しと住民票記載事項証明書について詳しく見ていきましょう。

また、住民票の情報が実際と異なる場合など様々な注意点について触れていきます。

住民票の写しとは?

まず、住民票の写しとはどういった形態を求められているのでしょうか。
住民票の写しとは、あなた自身で役所で受け取った住民票をコピーすることではありません。

住民票の写しは役所で発行されるもので、これは住民基本台帳からコピーされ市長印が捺印された証明書について指します。
この写しはお住まいの近くの役所や出張所にて申請をすると、手に入れることが可能です。

住民票の写しには、本籍地・氏名・生年月日・住所などの情報が記載されてます。

住民票記載事項証明書とは?

住民記載事項証明書とは、申請者が希望した項目のみが住民基本台帳から情報を抽出し記載されたものです。
住民票の写しとは違い、記載されている情報が選択できる住民票記載事項証明書は、会社や学校などへ出すときにピッタリでしょう。

特に近年では個人情報の取り扱いが厳しくなっているので、提出する側だけではなく受け取る側も、記載されている個人情報の少ない方が楽です。
こちらも役所で申請し受け取ることが可能ですが、申請の際にどの情報が必要か選択します。

住民票を移していない場合は?

そもそも住民票を移すことは義務化されており、場合によっては罰金の可能性もあります。
そもそもバイト先では、履歴書に書かれている住所が合っているか確認するために住民票を出すように求めるケースがあり、そのときは住民票をきちんと移していないと確認がとれず意味がありません。

まずは、住民票をきちんと移すことから始めましょう。
都道府県をまたいでの引越しをした人は、少々面倒かもしれませんが、早めに行っておくことをおすすめします。

ただし、上京中の学生の場合は住民票を移していなくても大丈夫です。

18歳未満の場合は?

18歳未満の場合でも、住民票の写しや住民票記載証明書は取得可能です。
こちらは成人同様、本人確認の書類が必要になるので忘れずに持参しましょう。

バイト先では18歳未満の場合は、戸籍証明書などで年齢の確認を行い事業場に備えつける必要があります。
そのため、18歳未満でバイトするときは提出を求められるので、頭にいれておきましょう。

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住民票を取得する方法

では、住民票を取得する方法をみていきましょう。
住民票を取得する方法には、以下のものがあります。

  1. 役所の窓口
  2. 郵送
  3. コンビニ

続いて、住民票を取得する方法を、それぞれ詳しくみていきます。

住民票を取得する方法①:役所の窓口

住民票を取得する方法でまず思いつく方法は、住所を登録している近くの役所で申請します。
そのときは本人確認書類を持参して、行きましょう。

もし、バイト先から書類を指定された場合は、その書類も必要です。
発行するときは手数料が必要となるので、そちらも忘れないようにしてください。

また、取得するとき役所の人はなぜ写しが必要なのか聞かれる場合があるので、そのときは「バイト先から提出を求められている」ときちんと伝えましょう。
役所の窓口は多少待ち時間をとられる可能性がありますが、その場で手に入れられるのですぐ必要な人にはおすすめです。

住民票を取得する方法②:郵送

住民票は郵送といった方法でも、取得することが可能です。
本人が請求するときは、必要な書類の形態と枚数・証明して欲しい人・住民票を使用する人・請求の理由・電話番号を申請書に記入して、本人確認書類のコピーと返信用封筒、手数料300円分の為替切手をいれて郵送します。

ちなみに手数料は為替切手ではなく、現金書留でも可能です。
また、返信用封筒には請求者の住所や名前を記入し、切手を貼っておきましょう。

郵送の場合は、手元へ住民票の写しや住民票記載事項証明書が届くのに時間が1週間ほどかかります。
請求するときは時間に余裕をもって、手続きしましょう。

この郵送の仕方は上京などで、現住所と請求する役所が離れているときにとても便利です。

住民票を取得する方法③:コンビニ

マイナンバーカードを持っている人は、コンビニに設置しているマルチコピー機で住民票を取得することが可能です。
コンビニの場合は、住民票の写しのみ取得が出来るでしょう。

コンビニでは気軽に好きなタイミングで取得でき、忙しい人や急に必要なときにオススメです。
ただし、発行した証明書の取り出しを忘れないように気をつけて下さい。

こちらは大変重要な個人情報書類とされており、忘れてしまい紛失となると危険です。

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住民票以外に提出する可能性がある書類

住民票以外に提出する可能性がある書類は、扶養控除申告書・マイナンバーカード・雇用保険被保険者証・源泉徴収票などです。
これらの書類は、働き方や仕事内容によって異なるので、詳しくは採用担当者の人からの説明をしっかりと聞きましょう。

書類によっては、全て揃わないと雇用契約を結べなかいこともあります。
必要書類はもれがないか確認し、気をつけながら取り扱いましょう。

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バイト先に求められたら住民票を提出しよう

バイト先に提出する住民票を申請する人

職種や働き方によって、バイト先から住民票の写しや住民票記載事項証明書などを提出するように求められる場合があります。
そのため、求められたときはきちんと手続きをしましょう。

また、住民票の写しと住民票記載事項証明書は少し異なり、個人情報を守る上では住民票記載事項証明書の方が優れています。
個人情報を守るためにも、バイト先に確認し住民票記載事項証明書でいいか確認しておくといいでしょう。

あらかじめ住民票を提出する可能性があることを知っておくと、求められた時に驚かずに出来ます。
きちんとバイト先に確認したうえで、住民票は提出しましょう。

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