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2018/01/17

課長補佐とは?役割や年収・年齢!課長代理との違いは?

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課長補佐とは?

『課長補佐』という役職を聞いたことがあるはず。仕事ができそうなイメージですが、実際にはどんな役割を持っているのでしょうか?今回は、課長補佐とはどんな仕事なのか、大体の年齢や年収、課長代理との違い、公務員の場合の役割などについてご紹介していきます。

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課長補佐の仕事内容と役割とは?

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仕事内容と役割① 課長の秘書的存在

課長補佐の仕事と聞いて一番に思いつくのは『課長の手伝い』ではないでしょうか?実際に課長補佐の役割は『課長を補佐すること』。課長という役職柄、一般社員よりも仕事量は多くなり、いろいろな仕事を抱えています。それを全て一人でこなそうとすると、毎日残業続きで体調を壊してしまうでしょう。

課長補佐の主な仕事は課長が抱えている仕事を部下に割り振り、滞りなく進めていくことです。そのためにも、まずは課長がどんな仕事を任され、どんな課題を抱えているのかを共有し、割り振り可能な仕事を係長や一般社員に任せていくことになります。

誰にどんな仕事を割り振っていくのかを考えるのも課長補佐の仕事になるため、部下の能力を知ることも仕事上必要になります。

仕事内容と役割② 課長と部下との調整

課長補佐は課長と部下との間に立ち、仕事が円滑に進むように調整する役割も持っています。例えば、仕事を部下に割り振ったときに相手が疑問点を質問してくることがあるでしょう。そのときに逐一課長に確認を取っていては時間もかかりますし、課長の負担を増やすことになります。

課長に代わって的確に指示を出し、疑問に答えて納得させたうえで仕事に当たってもらうことも課長補佐としての重要な役割になります。課長の考えを明確に部下に伝え、仕事の出来上がりをイメージさせるためにも、課長との打ち合わせはしっかりと行うことも重要です。

部下に仕事を与えた後も進捗状況を確認したり、不安に思う部分があれば再度チェックするなどの対応が出てきます。

仕事内容と役割③ 課長の職務を代行することも

課長が急な事情や体調不良等で数日休むことになっても、課の仕事を止めるわけにはいきません。課長不在のときにも業務をしっかりと進めていくのも課長補佐の仕事です。課長補佐は課長決裁書類の代決権を与えられている場合があり、仕事に穴が空かないように配慮されている会社もあります。

課長が会社に戻ってきたときに、決裁の書類が山積みになっていては早急に済ませなくてはいけない仕事になかなか取り組むことができません。仕事に復帰したときに気持ちよく始められるようにしておくのも、課長補佐の大切な仕事のひとつだと言えるかもしれませんね。

ちなみに『課長代理』という役職が置かれている会社に関しては、課長が不在の時は課長代理がその仕事を担当するので課長補佐が決裁等を行うことはあまりありません。課長代理に関しては後ほど詳しくお話していきます。

仕事内容と役割④ 職場の人員配置

課長補佐は課長の仕事を部下に割り振る仕事を担っていることはすでにご紹介した通り。でも、ただ適当に割り振ってしまってはプロジェクトがうまく運ばなかったり、仕事が滞ってしまう可能性が高くなります。課長秘書は職場全体を把握して適材適所を心掛ける必要があります。

部下の持つ力を最大限に発揮できるよう能力をしっかりと理解し、その人物に合った仕事を任せるのも重要な仕事なのです。また、部下がどれだけの仕事を抱えているのかも知っておく必要があります。いくら有能だからと言って他の部下よりも仕事を与えすぎては無理をさせてしまいますし、頼まれた部下自身が不満に感じるかもしれません。

適材適所と合わせてその人の処理能力まで見極めることが大切になってきます。

仕事内容と役割⑤ まわりとコミュニケーションをしっかりと取る

課長を補佐するためにも、ひいては部下のことをよく知るためにも、コミュニケーション能力は欠かせません。課長補佐は課全体に目配せをして仕事が順調に進むように配慮する必要があります。また、仕事を割り振ったときに相手が気持ちよく引き受けてくれるように普段からコミュニケーションを取っておくことも大切です。

また、仕事を割り振ればその後のフォローをするのも課長補佐の仕事。任せっきりにせずに仕事の進み具合を確認したり、認識違い等がないかをさりげなくチェックするのも重要な役割だといえるでしょう。必要な指示を的確に行い、部下にやる気を持たせながら仕事をさせることも忘れずに。

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課長補佐に求められるスキル

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スキル① 視野の広さ

課長に代わって課全体を把握し、仕事が滞りなく進むように配慮する必要がある課長補佐。その役割を果たすためにも、視野の広さは欠かせないスキルだと言えるでしょう。ちょっとした変化に気付くためには、常に周りを見ている必要があるからです。

その変化が良い兆候なら見守っていれば良いですが、切羽詰まった顔で仕事をしていたり、雰囲気がおかしいと感じたり、職場内に不和が起こりそうな感じがすれば早めに対処し、問題が大きくならないようにする必要があります。そのまま放っておくと仕事の効率が落ちる可能性があるため、小さな変化も敏感に察知することが重要です。

スキル② コミュニケーション能力

課長補佐にコミュニケーション能力は必要不可欠。課長とコミュニケーションをしっかりと取ることで仕事の把握だけでなく、信頼を築くことにも繋がります。もちろん部下とのコミュニケーションも大切です。『適材適所』を実行するためには、相手のことを知る必要があります。

どんな仕事が得意で何が苦手なのかを把握することで、割り振る仕事内容も明確になり、仕事の効率を上げることができます。また、部下も得意な仕事を任されればやりがいを感じ、やる気を感じながら業務に取り組むことができるでしょう。仕事を楽しく感じる部下が増えればそれだけ職場が活気づき、士気も上がります。

スキル③ 立ち位置によって対応を変える柔軟性

課長補佐はさまざまなことに対処しなくてはいけません。それは仕事だけでなく課長への気遣いであったり部下への配慮であったり。ときには部下を叱る必要があったり、逆に褒める場面も出てきます。課長本人がコミュニケーション能力が高くそうした対応を取る人なら一歩下がって様子を見ているだけでも良いでしょう。しかし、口数が少なく多くを語らないタイプの課長なら、そうした役目を担うのも課長補佐になります。

その場に応じて必要な対応を的確に取ることも課長補佐にとって重要なスキルのひとつ。相手を活かす叱り方であれば部下もやる気を持ち直します。また、良い部分を褒めればそれが自信となり、仕事に対する意欲が上がるでしょう。その人の能力を引き出すのも、課長補佐の腕の見せ所なのかもしれませんね。

部下とはいえ、人を叱るにも言い方がありますし気を使うもの。そういった面を考えると、メンタルの強さは必要不可欠と言えるかもしれません。部下を注意するたびに相手の反応や他の部下からの視線を気にするようでは身が持たなくなるでしょう。

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課長補佐の年齢と年収

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課長補佐と聞くと、何歳ぐらいの人を思い浮かべますか?冷静に周りを見る姿勢と気配りが必要なポジションなので、ある程度人生経験を積んでいる年齢の人が考えられます。調べてみると、課長補佐に抜擢されやすい年齢は平均して40歳くらい。課長クラスは大体47歳、係長クラスは約32歳の人がその役職に就く傾向が強いので、課長と係長の間に位置する課長補佐が約40歳というのも頷けます。

うまい立ち回りが求められる課長補佐ですが、年収はどれくらいなのか気になりますよね。民間企業で課長補佐を置いているところは少なく、国家公務員や地方公務員など国や地方公共団体でこの役職をおいている場合が多いです。東京都の場合、都庁で働いている職員で35歳の妻子持ち(子供は一人)の場合は645.2万円となっています。平均が約40歳なので40代で見てみると45歳の課長補佐で妻子持ち(子供は2人)なら901万円、46歳912万円、49歳では934万円となっています。

ちなみに国家公務員の場合は、35歳で妻子持ち(子供は一人)のだと730万円なのだそうです。年齢や条件によって年収に大きく差が出てくるものの、大体700~800万円前後と考えて良さそうです。

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課長補佐と課長代理の違い

課長代理の業務と役割

課長補佐と似た役職に『課長代理』があります。会社によって役割や権限には違いがありますが、一般的には課長と同じ権限を持っていると考えて良いでしょう。課長が体調を崩したり、事故やケガなどで長期間出勤しないときには課長の変わりに課長代理が仕事を進めていきます。

課長の仕事には『成果を挙げること』『部下の監督』『課全体の業務内容の管理』『業務改善や企画の立ち上げ』などがありますが、課長が不在の場合にはこの仕事内容を課長代理が行うことになります。

一方で、次期課長候補を課長代理につけ、仕事内容を学ばせるという使い方をする企業もあるようです。課長代理が動き出すのはほぼ課長が不在のときですが、それでも管理職のひとつとして捉えられていて、もっと細かく言えば『中間管理職』に当たります。

課長補佐と課長代理の違い

では、課長補佐と課長代理ではどんな違いがあるのでしょうか?課長補佐はあくまでも課長の補佐をするのが役目です。サポートに徹することを求められるため、課の方針を決めることはできません。課長代理は一般的には課長と同じ権限が与えられているため、課の方針を決定することも出来ますし、決裁をすることも可能です。

課長補佐でも課長が持つ一部の権限を与えられている場合がありますが、それはあくまでも課長をサポートするために必要な権限に限られています。このことから、立場としてはサポート役である課長補佐は課長と同等の権限を持つ課長代理より下の立場となります。

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公務員の課長補佐の役割

会社の課長補佐は、課長の仕事を部下に割り振り、課の仕事が円滑に回るように配慮し、士気を高めることが役割となります。では、公務員の場合の課長補佐はどんな役割が与えられているのでしょうか?

一口に公務員と言っても、さまざまな課があって一つの行政が成り立っていることは想像できるはず。税金を扱っている課があれば、医療や福祉を担当している課があったり、土地や市営住宅などの建物を担当している課もあるでしょう。

公務員の課長補佐は、その課によって任される役割が多少違いはあるかもしれませんが、基本的には企業と一緒で課長をサポートすることには変わりありません。ただ、企業の最終目的は利益ですが、地方公共団体はその地方に住んでいる人々の生活に繋がっています。そう考えると、仕事の遅れが市民に影響が出る可能性もあるのです。

課長補佐がしっかりと課の仕事を把握して問題が起こっていないか、予定通り仕事が進んでいるのかをチェックすることは、とても重要だと言えるかもしれません。

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課長補佐は全体を見る余裕が必要

課長補佐の仕事や年齢・年収、課長代理との違い、そして公務員の課長補佐の役割についてお話してきましたが、いかがでしたか?課長がどれだけ仕事がやりやすくなるかは、課長補佐の腕にかかっています。

また、課長だけを気にかけるのではなく仕事を振った部下をフォローしたり課全体の仕事が滞りなく進んでいるのかを把握するなど、全体的な視野を持つ必要もあります。そう考えると、とても幅広い仕事を担っているといっても過言ではありません。

部下が仕事に対してやる気を持てるかどうかも課長補佐の一言が大きく影響するのですから、精神的にも余裕が必要で気遣いができ、言葉選びにも長けていることが大切になります。精神的なタフさも求められるのが課長補佐なのです。

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