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2018/01/30

体系化とは?知識の体系化のメリットや方法をわかりやすく解説!

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目次

体系化とは?意味は?

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体系化、という言葉について聞いたことはあっても意味をわかりやすく説明できる人は少ないかもしれません。体系化の言葉の意味をしっていても体系化の方法について説明できる人は少ないかもしれません。体系化された知識をえることには何のメリットがあるのでしょうか。体系化の例もふくめて、今回は体系化についてくわしく解説します。

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知識を体系化できる人の特徴

特徴①色んな言葉を知っている

体系化しようとすれば、適切な言葉を使う必要があります。そのために、色々な言葉を知っている人は体系化しやすいといえるでしょう。言葉を知るためには読書などの様々な方法がありますが、読書をすると言葉の引き出しが増えると同時に知識もつきます。情報をインプットできるため、体系化する時に適切にアウトプットすることができるのです。もちろん読書以外にも、人と会話をすることなども情報を得ることになります。重要なのは、その時にきちんと「知識をみにつけよう」という意識で読書したり人と会話したりすることです。流して聞いたり、読んだりするのでは知識として得ることができないでしょう。

特徴②常に頭を整理している

しかし、情報をただ頭にいれるだけでは、頭の中はパンクしてしまいますし、必要な時に頭の中からその情報を取り出すことができないでしょう。体系化ができる人、というのは情報を頭に入れた時からきちんとその情報を整理しています。また、一人の時間などにも整理するように心がけていることでしょう。そのため、いつでも必要な情報を適切に頭の中から取り出すことができるのです。頭の中を整理するのは、難しいと思うかもしれませんが慣れれば簡単にできるようになるでしょう。しかしそのためには、まず頭を整理する習慣をつけなければいけません。

特徴③不要な情報を取り除ける

頭の中を整理するだけではなく、その時に不要な情報を取り除く事ができるでしょう。取り除いて頭にいれること、また取り除いて頭から取り出すことができるのです。情報、というのはたくさんいれればいれるほどいい、という物ではなく、その情報の大切な部分を適切に取り出し使うことができるか、という事になってくるでしょう。体系化ができる人、というのはこういった頭をつかうことが得意であり、またそのために努力をしている人でもあるのかもしれません。

特徴④人の事を考えることができる

体系化する、という事は相手に伝わりやすくする、といったような目的やメリットがあるはずです。相手にわかりやすく伝えるためには、相手のことをある程度把握しなければ、きちんとコミュニケーションがとれないでしょう。相手にわかるようにその情報を体系化する事は必要となってくるからです。その情報を体系化して、どこにターゲットをしぼるのか、そしてそのターゲットに伝わるようにするにはどういった言葉がいいのか、という事を考えられるからこそ、しっかりとした知識の体系化ができるものなのでしょう。

特徴⑤仕事ができる

知識が体系化できるから、というのもありますが、仕事をできる人の多くは知識の体系化ができる人が多いのです。仕事ができる、というのはいろいろな定義があるかもしれませんが、しっかりと結果をだせる人、周囲をみられる人、そして情報を精査でき頭を整理できる人であるわけですから、本人は無意識でも知識を体系化している事があるでしょう。やはり知識を体系化することには、仕事の結果にもつながる大きなメリットがありますし、そういった事をできる人は仕事ができる人になるのでしょう。仕事をできない人、と言われたいと思う人は少ないでしょうし、やはり仕事をする以上、できる人になりたいと思う人は多いものです。仕事ができるようになれば、結果的には自分が成長できることになりますし、仕事の効率もよくなり、いい事ばかりになるでしょう。そのためにも役立つのが知識を体系化することなのです。

知識を体系化するメリット

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メリット①人に説明しやすくなる

人に物事を説明するときに、言葉で伝えて耳だけで情報をいれてもらうのは難しいことです。あらゆるものにマニュアルなどがあることも。視覚からの情報が大切であるためでしょう。言葉だけでの説明の場合、お互いに認識違いが起きることもありますが、体系化して文章や図をつかって説明することで、そういった認識違いを防ぐことができ、伝える時間も短くなり効率があがることも考えられます。「言った」「言わない」という事にもならないのも、とても良い点といえるでしょう。また、説明が下手な人、となってしまうと仕事がスムーズにいかなくなりますし、人からの評価が下がる場合さえあります。重要なのは、人に伝えやすくしようとする気持ちをふまえたうえで、体系化することかもしれません。

メリット②人から共感を得られる

共感をえることは、わかるからこそできるわけです。言葉で伝えてわかってもらえばなければ、共感を得られる事ができないでしょう。逆に反感をかう可能性さえあります。わかりやすく伝えることで、理解してもらえれば、人から共感を得やすくなります。人は理解できないものには決して共感しませんが、理解をしたものに関してはわかった部分においては「わかった」という共感ができます。その上で仕事として判断されることにはなりますが、第一段階の共感をえることは、とても大切なことであるといえるでしょう。

メリット③指導しやすくなる

人に指導をするというのは難しいものです。言葉で伝えるだけでは理解してもらえないことを、体系化することで理解を得られやすくなりますし、また逆に指導を忘れた部分についても、体系化してあれば相手が気づいてくれる事もあるかもしれません。指導する時間の短縮ができれば仕事の効率もよくなりますので、別の部分に時間をかけられるようになります。そうすれば、仕事の結果もだしやすくなり、部下もわかりやすいために困る事が少なく、成長しやすい環境になるといえるでしょう。指導ができることは、評価の対象にもなりますし、部下が成長してくれば仕事の分担できる量も減り、自分自身も楽になります。そのためにも指導しやすいように体系化することはとても重要なことになってくるのです。

メリット④振り返りがしやすくなる

体系化する事を癖づけておくと、自分の仕事などでやった事に関してしっかりと振り返りができ、反省点や課題をみつける事ができるようになるでしょう。そうすると、自分自身の成長にもつながりますし、仕事での結果も出しやすくなるのです。意識しなければ忙しくてそのままになりがちですが、やはり振り返りをして自分の反省点や課題をみつめること、次にいかすことは仕事をするうえでと重要なことです。とても大きなメリットになるといえるでしょう。

メリット⑤次にいかせる

振り返りができなければ、次にいかすことはなかなかできません。しっかりと振り返りをして問題点を見つめなおしているからこそ、次にいかす事ができるのです。仕事をするうえで、次は更に向上しようという気持ちがあることは、結果をだすことにつながりますし、自分自身の成長にも大きく関係してきます。またそのモチベーションで会社の士気もあがりますし、良いことがたくさんあるといえるでしょう。

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知識を体系化する方法

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方法①目的をはっきりさせる

まずは何のために体系化するのか、という事を考えましょう。体系化するからにはターゲットや、または自分自身の課題などがあるはずです。きちんとそこを考えていなければ体系化するための情報の精査もできないでしょう。そのため、そこがしっかりとはっきりさせられていない場合、体系化しても、内容がぶれてしまうおそれがあるのです。また、できてもあまりしっくりこない、伝わらない、という事もあるでしょう。部下の指導に使うものであれば、部下にわかるようにするには、という視点も必要ですし、仕事でお客様や取引先に使うものであれば、その層、ニーズにあわせて分かりやすく考える必要があります。また、ニーズによって使うべき情報もかわってくるでしょう。まずは、その目的をしっかりと認識しましょう。体系化することに夢中になると、そこで満足してしまいがちですが、それはただの手段であるものですので、結果とせず、実際に使用できてからが結果であると認識しておきましょう。

方法②正しい情報を集める

世の中にはたくさんの情報があふれていますが、やはり正しい情報を集めることがとても重要なことになってきます。正しくない情報が混在してしまえば、その体系化は無意味なものになってしまうのです。そういったためにも、知識を得る手段はひとつにせずに、様々なところから情報を得て、その情報の精査をきちんとしなければいけないでしょう。こういったように、体系化するためには様々な情報が必要となってくるのです。今はたくさんの情報が検索一つで調べることができます。しかしその情報が正しいものなのかどうか、正しいとしても、今回の目的にあっている正しさであるのか、という視点をもって情報を集めなければ、必要な情報を集めることができなくなるでしょう。情報を集めることに夢中になると、ただたくさんの情報を集めるだけで満足してしまいがちですが、そうならないよう注意が必要なのです。

方法③情報を整理する

次に、情報をインプットする時に整理しながらインプットする習慣をみにつけましょう。また、その時だけではなく、時々頭の中で思い出してそのことについて整理する習慣をすると知識を体系化するときに、スムーズにできるようになるでしょう。情報を整理するのが頭の中で難しい人は、紙などを使うこともおすすめです。マインドマップなどを使ってみる事も、頭の中をすっきりさせることに役立ちますし、習慣づけばまたいつの間にか頭の中でも情報を整理できるようになるでしょう。紙やスマホにリストアップしておくという習慣も普段からとっておけるとより良いといえるでしょう。

方法④言葉の引き出しを増やす

新しい言葉を知る習慣をつける事もおすすめです。例えば、新しい言葉と出会ったらすぐに調べてみたり、メモをとって後で調べる時間をもったり、そのまま放置しない事画重要です。人に聞いた話などよりも、自分で調べた事というのは頭の中に入ります。しかし、分からないことも放置してしまえば知識にはなりません。スマホなどですぐにメモをとったりすることもできますから、どんどん言葉の引き出しを増やせるように、まずは言葉をインプットしていきましょう。読書やニュースなどで、なんとなく意味はわかる、といった言葉も決してそのままにせず、メモ機能などにリストアップしておくだけでも、後々大いに役立つことも十分考えられるのです。

方法⑤書き出す

アウトプットする習慣も身に着けるようにすると、体系化しやすくなるでしょう。紙に書き出すことはとても有効です。電車の通勤時間なども、時間があるのであればスマホのメモ機能などをつかって、情報をリストアップしてみてもよいかもしれません。スマホは、分からないことがあった時にもすぐに調べることもできますので、ゲームなどをするよちも知識を体系化できるよう情報の収集や精査、またアウトプットすることに役立てるとよいでしょう。

知識の体系化に役立つおすすめの本

おすすめ①

進化思考の世界 ヒトは森羅万象をどう体系化するか
大きな体系化の方法をしれば、体系化ができやすくなるかもしれません。この本では分類思考と系統樹思考をつかい、進化について思考しています。進化思考、というのですが、こういった大きな体系化を知れば、体系化の全貌がみえてくるかもしれません。進化思考の起源はどこなのか、現代の科学にはどういった影響があるのか、といった事などについてとても詳しく記されています。

おすすめ②

思考訓練の場としての体系化学―受験化学
受験科学の学び方を知ることができる本です。難しく感じるかもしれませんが、科学計算原理を知る事で、知識はかなり広がることでしょう。すべての科学計算は同一思考法でとける、といった事をベースにしていますので、新たな世界の広がりがあるかもしれない1冊となっています。

おすすめ③

新版 ザ・マインドマップ(R)
トニー・ブザン, バリー・ブザン
ダイヤモンド社

新版 ザ・マインドマップ
知識を体系化する時に役立つのがマインドマップですが、その方法についてくわしく記されているのがこの本です。具体的な事例もたくさんかかれているため、自分のパターンに落とし込むこともしやすいでしょう。マインドマップは記憶力、そして発想力が高められるといわれています。効果的に使えるようになるには、まずマインドマップについて知っておく必要があるといえるでしょう。そのために、とてもくわしく記されているこの本をおすすめします。

<下に続く>

体系化とは?知識の体系化のメリットや方法をわかりやすく解説!のまとめ

知識を体系化、といってもどうすればいいのかなど難しく感じるでしょう。しかし実際のところは誰もがある程度は知識を体系化している事はあるものです。しかし、意識的におこなおうとすると難しいものですし、ビジネスの場でいかそうとすればより多くの情報や頭の整理が必要となってくるでしょう。少しでもその手段を知ることで、毎日がとても過ごしやすくなってくるはずです。

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